IT-palvelut on käsitteenä todella laaja. Palvelut voivat sisältää melkein mitä tahansa IT-tukipalveluista palvelinkapasiteettiin ja erilaisiin varmistuspalveluihin sekä kaikkea siltä väliltä. Palveluiden viidakossa voi kuitenkin helposti sokeutua sille, mikä kokonaisuudessa on olennaista ja juuri meille tarpeellista. IT-kustannukset voivat paisua tästä syystä.
Organisaatiot maksavat valitettavan usein asioista, joita he eivät ymmärrä ja jotka ovat monesti täysin turhia.
Kryptisesti kirjoitetut kymmenet laskurivit kätkevät sisäänsä maksuja infrasta, joka on suunniteltu vanhanaikaisesti toimittajan palveluvalikoiman mukaan tai joka on sopinut organisaation tilanteeseen ehkä joskus aiemmin. Kun toimintaympäristö on muuttunut, kukaan ei ole osannut kyseenalaistaa juoksevia IT-kuluja; palveluntarjoajat eivät ole perinteisesti pyrkineet selvittämään tilannetta asiakkaalle. Tuottavaa lypsylehmää ei kovin usein laiteta teuraaksi.
Vanhanaikaiset ratkaisut voidaan korvata lähes aina muilla ratkaisuilla, jotka ovat kustannustehokkaampia ja joustavampia. Hyvänä esimerkkinä tästä on VPN-palvelut. Jos organisaatio on siirtänyt omat tietojärjestelmänsä, kuten CRM:n, ERP:n tai vaikkapa taloushallinnon järjestelmänsä pilveen, VPN:ää saatetaan käyttää ainoastaan tiedostojen etäkäsittelyyn. Jos organisaatio siirtäisi tiedostonsakin pilveen, päästäisiin eroon monesti kalliista VPN-toteutuksista.
Jatketaan ajatusleikkiä: kun VPN:stä on päästy eroon ja tiedostot ja järjestelmät ovat pilvessä sekä tiedonhallinta on tehty suunnitelmallisesti, ei organisaatio tarvitse enää myöskään erillisiä varmuuskopiointiratkaisuita. Samalla voidaan luopua kokonaan fyysisistä palvelimista. Kun IT-ympäristö on rakennettu pilvipohjaisesti, IT-kustannukset muodostuvat käytössä olevien lisenssien, ei käytössä olevan palvelinraudan määrän mukaan. Tällöin organisaation IT:n kokonaiskustannukset tippuvat huomattavasti. IT-ympäristön kartoituksella päästään kiinni vielä muihin kehityskohtiin, kuten turhaan kapasiteettiin tai palveluihin, joita organisaatio ei käytä joko kunnolla tai pahimmassa tapauksessa lainkaan.
IT:n modernisointi auttaa myös kokonaisuuden ymmärtämisessä. Kun modernisointiprojektin hoitaa yksi kumppani, päällekkäislaskutuksen vaaraa ei ole ja kokonaisuuden hallittavuus on aivan uudella tasolla. Jokainen IT:n osa-alue voidaan rakentaa tukemaan toistaan, jolloin kaikista investoinneista saadaan irti paras mahdollinen hyöty.
IT:n suunnitelmallinen kehitys auttaa optimoimaan kuluja
IT:n suunnitelmallisella kehittämisellä ja modernien palveluiden käyttöönotolla IT-palveluiden kokonaiskustannukset voivat pudota jopa 30-50%. Kun IT-laskun turhista riveistä on päästy eroon, vapautuneet resurssit voidaan kohdistaa palveluiden kehittämiseen. Vanhentunut IT-infra on salakavala kustannussyöppö, joka hidastaa varsinkin pienten ja keskisuurten organisaatioiden kohdalla kehityksen lähelle nollaa.
Status Quo voi olla mukavan turvallinen olotila. Arki toimii periaatteessa moitteettomasti ja tukea saa yleensä silloin, kun sitä tarvitsee. Nykytilanteesta irroittautuminen ja palveluiden kilpailuttaminen vaatii rohkeutta, aikaa ja energiaa, mutta yleensä se kuitenkin kannattaa. Vaikka kilpailutuksen päätteeksi ei päättäisikään vaihtaa palveluiden toimittajaa, syntyy prosessin lopputuloksena kuitenkin parhaimmillaan huomattavasti aiempaa ketterämpi ja hallittavampi IT-ympäristö.
Eikö olisikin mukavampaa, jos IT-laskusi näyttäisi tältä?
