Teams-webinaari: onnistu näillä ohjeilla! - Tahto Group

Teams-webinaari: näin valmistaudut oikein ja pidät huikean tapahtuman!

3.6.2021 Matti Paukkonen

Esittelimme aiemmassa blogissamme Teams Live Eventin, jolla käyttäjä pystyy järjestämään webinaareja ja muita verkkotapahtumia. Live Event on edelleen toimiva ratkaisu tapahtumien järjestämiseen, mutta Microsoft toi sen rinnalle toisen vaihtoehdon: Teams Verkkoseminaarin (Teams-webinaari). Uudet webinaariominaisuudet ovat tällä hetkellä päivittymässä Microsoft Teamsiin.

Webinaarit Teams-sovelluksessa: pähkinänkuori-info

Teams-webinaari mahdollistaa 1000 (Business-lisenssimalleissa 300) osallistujan interaktiiviset tapahtumat, ja rajan ylittyessä seuraavat osallistujat pääsevät seuraamaan webinaaria vain katselu -tilassa 10 000 osallistujan rajaan asti.

Ominaisuuksilta webinaari on kuin Teams-kokous. Kokouksen esitysominaisuudet, keskustelut, reaktiot ja kokoussovellukset ovat käytettävissä. Osallistujat voivat osallistua puheella ja videolla, käsien nostolla, reaktioilla ja chatin kautta.

Webinaari-ilmoittautuminen voidaan hoitaa uudella rekisteröintilomakkeella, joka lähettää automaattisesti vahvistussähköpostin ja kalenterimerkinnän kaikille osallistujille. Rekisteröitymisiä voi seurata erillisen Excel-raportin avulla.

Teamsin asetukset kuntoon

Webinaaritoiminnallisuutta voidaan hallita Teamsin kokousten hallintapolitiikalla ja webinaarit huomioivat olemassa olevat asetukset. Tarkista ainakin seuraavat asetukset ennen aloittamista:

  • Voiko käyttäjä luoda yksityisiä kokouksia? Jos ei, käyttäjä ei voi luoda webinaareja.
  • Onko anonyymien käyttäjien sallittua liittyä kokouksiin? Jos ei, anonyymin käyttäjän liittyminen webinaariin aiheuttaa virheilmoituksen.
  • Onko osallistujaraportit käytössä?

Webinaarin rekisteröitymislomakkeen asetuksia on mahdollista hallita kokouspolitiikalla:

  • Everyone: rekisteröityminen on sallittu kaikille
  • EveryoneInCompany: rekisteröityminen on sallittu vain organisaation käyttäjille ja vieraskäyttäjille

Tällä hetkellä tätä kokousasetusta voi hallinta vain PowerShell-skriptillä, mutta asetus on tulossa Teamsin hallintakeskukseen myöhemmin.

Näin luot Teams-webinaarin

  1. Avaa Teamsin kalenterista eri kokousvaihtoehdot ”Uusi kokous”-painikkeesta ja valitse ”Verkkoseminaari”.
  2. Määritä verkkoseminaarin perustiedot.
    1. Teams-webinaari omaa samat perustiedot kuin Teams-kokouskin. Esittäjät kutsutaan mukaan kokoukseen, jolloin esittäjäasetukset ovat myös automaattisesti oikein. Lisäksi järjestäjä voi määritellä, vaaditaanko webinaariin erillinen rekisteröinti.
  3. Luo halutessasi erillinen rekisteröintilomake
    1. Webinaarin järjestäjä voi muokata webinaarin rekisteröintilomaketta. Rekisteröintilomakkeelle täydennetään webinaarin tiedot ja määritellään kuvabanneri.
    2. Käyttäjiltä voidaan kerätä ennaltamääritetyt tiedot, vähintään etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite, sekä määrittää omia teksti- tai monivalintakysymyksiä. Linkki rekisteröintilomakkeeseen löytyy editorin yläreunasta ja lomaketta voi esikatsella selaimella.
JäOestä kokm.s nyt 
21 
pejantai 
Ajoita kokous 
Verkkoseminaari 
Livetapahtuma
1. Valitse Verkkoseminaari Uusi kokous -pudotusvalikosta.
Uusi kokous Tiedot 
Ajoitustoiminto 
Aikavyöhyke: (UTC+02:00) Helsinki, Kiova, Riika, Sofia, Tallinna, Vilna 
Haluatko, että osallistujat rekisteröityvät tähän verkkoseminaariin? 
Vaadi rekisteröinti: Kaikille v 
69 
C) 
Lähetä linkki rekisteröintilomakkeeseen. Voit ennen linkin lähettämistä mukauttaa lomaketta tapahtumaan sopivaksi. 
Näytä rekisteröintilomake 
Teams webinaari 
Lisää pakollisia esittäjiä 
Valinnaiset: Lisää valinnaiset esittäjät 
2&5.2021 
Lisää sijainti 
Teams-webinaari 
Aiheet: 
1230 
2&5.2021 
13.00 
30 min 
Koko päivä
2. Määritä webinaarin perustiedot kuntoon.
x 
Tallenna 
@ Kopioi rekisteröintilinkki 
Microsoft Tea ms 
Lataa kuva 
Näytä selaimessa 
www.tahtogroup.fl 
x 
Tapahtuman tiedot 
Lisää otsikko 
2&5.2021 
1230 
2&5.2021 
1300 
Aikavyöhyke: (UTC+02:OO) Helsinki, Kiova, Riika, Sofia, Tallinna, Vilna 
Microsoft Teams -kokous 
Lisää kuvaus 
Puhujat 
Matti Paukkonen 
Pilvineuvoja 
Pekka Hyvärinen 
Kasvujohtaja 
x 
x 
Rekisteröidy tähän tapahtumaan 
Osallistujat täyttävät tämän lomakkeen rekisteröityessään. 
Etunimi 
Sukunimi 
Sähköposti 
Kaupunki 
Mukautettu kysymys 
Haluan saada jatkossa Tahdon modemin työn uutiskirjeen? 
O 
Kyllä 
O 
En 
4- Lisää vaihtoehto 
Mukautettu kysymys 
+ Lisää kenttä 
Pakollinen 
x 
Pakollinen 
x 
x 
x 
Pakollinen 
x
3. Määritä webinaarille erillinen rekisteröintilomake.
www.tahtogroup.fl 
Required 
Event details 
5/28/2021, 12:30 PM - 5/28/2021, 1:00 PM 
Time zone: (LITC+02:00) Helsinki, Kyiv, Riga, Sofia, Tallinn, Vilnius 
@ Microsoft Teams meeting 
Speakers 
Matti Paukkonen 
Pilvineuvoja 
Pekka Hyvärinen 
Kasvujohtaja 
Register for this event 
First name 
Last name 
Email 
City 
Haluan saada jatkossa Tahdon modernin työn uutiskirjeen? 
C) Kyllä 
Register now
4. Rekisteröintilomake näyttää webinaariin ilmoittautujalle tältä.

Määritä webinaarin asetukset oikein

Webinaarin oletusasetukset

  • Aulasta pääsevät läpi automaattisesti henkilöt, jotka on kutsuttu esittäjiksi.
  • Kutsutut esittäjät ovat määritettyinä esittäjiksi. Jos kutsut esittäjän myöhemmin, muista myös lisätä hänet esittäjä-rooliin joko webinaarikokouksen asetuksista ennakkoon tai webinaarin aikana.
  • Osallistujien mikit ja kamerat ovat kytkettyinä pois päältä.
  • Keskustelu on käytössä vain webinaarikokouksen ajan.
  • Teams-reaktiot ovat käytössä.

Jos lisäät esittäjiä myöhemmin, muista määrittää heille esitysoikeudet joko webinaarikokouksen asetuksista tai webinaarin aikana. Kokoussovelluksien avulla voit osallistaa osallistujia webinaarin aikana. Esimerkiksi Forms-sovelluksella voit tehdä kyselyjä osallistujille. Kokoussovelluksia voi lisätä etukäteen Teamsin kalenterinäkymässä tai webinaarin aikana lisäämällä sovelluksen. Esimerkiksi Forms kannattaa lisätä jo ennakkoon ja suunnitella kyselyt valmiiksi webinaaria varten!

snllaA0s eesn 十 
ms!0d 
veeu!qaM sweal
5. Voit lisätä sovelluksia webinaarissa käytettäväksi.

Näin pidät onnistuneen Teams-webinaarin

Ennen webinaaria

  • Tarkista webinaarikokouksen asetukset ja esittäjät
    • Aula: kuinka haluat osallistujien liittyvän webinaariin?
    • Esittäjät: kuka esittää kokouksessa?
    • Osallistujien mykistys ja video
    • Chat
    • Reaktiot
  • Lisää halutut sovellukset ja valmistele sisältö, esimerkiksi kyselyt, hyvissä ajoin etukäteen
  • Lähetä lyhyt ohjeistus tai järjestä ennakkoon tapaaminen esittäjien kanssa, jossa käydään läpi esittäjät, aikataulutus osallistaminen, chatin käyttö ja moderointi sekä kuinka sisältö jaetaan

Kun Teams-webinaari alkaa

  • Liity webinaariin 10 minuuttia etukäteen. Ohjeista myös muita osallistujia saapumaan ajoissa. Aulan voi pitää vielä tässä vaiheessa suljettuna, niin voitte keskustella vapaasti.
  • Tarkista äänen ja videoiden toiminta.
  • Tarkista sovellukset ja jaettava materiaali.
  • Määritä haluatko päästää kaikki osallistujat hallitusti webinaariin vai muutatko aulan asetuksia.
  • Muista tässä vaiheessa laittaa tallennus päälle!

Webinaarin aikana

  • Käytä viittauksia, reaktioita, chattia tai sovelluksia yleisön osallistamiseen.
  • Ohjeista yleisöä pyytämään puheenvuoroa viittaamalla.
  • Valmistele muutama kysely, mutta vähintään palautetta varten.
  • Käytä Spotlight-toimintoa puhujien korostamiseen.

Webinaarin jälkeen

  • Saat osallistujaraportin ladattavaksi webinaarin jälkeen ja se löytyy kokouksen keskustelusta.

Teams-webinaari käytännössä

Jos haluat tutustua miltä Teams-webinaari näyttää käytännössä, voit ilmoittautua tulevaan hybridityötä käsittelevään webinaariimme. Järjestämme sen Teams Webinaarina, joten pääset hyötymään niin ensikäden kokemuksesta Teams-webinaareihin liittyen, mutta myös supermielenkiintoisesta aiheesta.

Jos kaipaat apua esimerkiksi Teams-webinaarien järjestämisen kanssa, voit jättää meille yhteydenottopyynnön alla olevan lomakkeen kautta.

Yhteydenotto

    • Pudota tiedostot tähän tai
      Max. tiedoston koko: 100 MB.
      • Kenttä on validointitarkoituksiin ja tulee jättää koskemattomaksi.
    • Matti Paukkonen

      Matti on vuonna 2020 Microsoftin Most Valuable Professional -tittelin saanut modernin työn ammattilainen, joka vie Microsoftin pilvipalveluiden ilosanomaa ympäri maailmaa.