Mistä IT-ulkoistus saa arvonsa? - Tahto Group

Miten IT-ulkoistuksen arvo mitataan?

10.3.2021 Pekka Hyvärinen

Työntekijän onnellisuus koostuu monesta eri palasesta. Siihen voi vaikuttaa yrityksen kulttuuri, sen asema ja status, oma asema ja status yrityksessä, kotiasiat, työkaverit, palkka, työtehtävät ja niin edelleen. Väitän kuitenkin, että teknologian ja työvälineiden toimivuus näyttelee yllättävän suurta roolia työntekijän onnellisuudessa, vaikkei sitä ehkä ensimmäisenä osattaisikaan listata onnellisuustekijöitä mietittäessä.

Käännetään asia toisinpäin: miten todennäköisesti työntekijäsi hymyilee kuin se kuuluisa Hangon keksi, jos hänen koneensa kanssa on ollut ongelmia ja työntekijä on tuijottanut ”Syötä tähän bitlocker-salasanasi”-ruutua puoli tuntia ilman takeita siitä, että hän pääsee jatkamaan töitään vaikkapa seuraavaan tuntiin?

Kun organisaatio kääntää teknologiaratkaisunsa kustannuserästä liiketoiminnan vauhdittajaksi, sen on helpompaa sitouttaa työntekijänsä, parantaa sisäistä yhteistyötään ja tuottavuuttaan ja lopulta kasvattaa viivan alle jäävää summaa. Pähkinänkuoressa ne yritykset, jotka investoivat oikeanlaisiin teknologisiin ratkaisuihin, pystyvät palvelemaan asiakkaitaan kilpailijoitaan paremmin ja houkuttelemaan näin itselleen uusia asiakkaita.

Nykypäivän työelämässä työntekijöillä on riittävästi huolehdittavia asioita ilman, että heidän tarvitsisi joutua murehtimaan hitaista tietokoneista, verkkoyhteysongelmista tai toimistotulostimen monimutkaisesta sielunmaisemasta. Ihmiset odottavat, että tekniikka toimii, eivätkä he halua joutua tallentamaan dokumenttia jokaisen lauseen kirjoittamisen jälkeen tai selittelemään asiakkaalle kesken tarjouksen esittelypalaverin katkennutta verkkoyhteyttä. Miksi siis taistella tuulimyllyjä vastaan, kun haasteisiin on olemassa valmiita ratkaisuita?

Miksi tekisit sen itse?

Jotkut PK-yritykset ovat lähestyneet teknologiaa ”korjataan kun se menee rikki” -näkökulmalla. Tarkoitan tällä sitä, että teknologiaan kiinnitetään huomiota vain ja ainoastaan silloin, kun siinä huomataan ongelmia. Tämän reaktiivisen mallin ongelmana on se, että vaikka sillä pystytäänkin korjaamaan esiin tulevat ongelmat nopeasti, nuo pienet korjaukset tulevat kalliimmaksi ja työläämmäksi pidemmällä aikavälillä kuin ongelman varsinaisen juurisyyn korjaaminen.

Moni organisaatio on jäänyt tähän noidankehään esimerkiksi taloudellisten rajoitteiden vuoksi.

IT-ulkoistus ja IT-ympäristön kehittämiseen liittyvät asiat voivat usein olla vaikeaselkoisia kokonaisuuksia ja siten niihin liittyvät investoinnit voidaan kokea liian kalliina. Parhaimmillaan IT-kumppani voi kuitenkin hallinnoida organisaation koko IT-infrastruktuuria, tarjota työntekijöille IT-tukipalveluita nopealla vasteajalla ja vastata kokonaisuudessaan IT:n kehitystiekartan johtamisesta ja sen toimenpiteiden toteuttamisesta, vapauttaen näin organisaation omat resurssit muihin yritykselle tärkeisiin tehtäviin.

Mistä IT-ulkoistus saa arvonsa?

Teknologia kehittyy jatkuvasti ja todella nopeasti. PK-yrityksen päättäjät voivat suorastaan häkeltyä kaikista uusista vastuualueista, joita tekniikan kehittyminen tuo heille ja heidän IT-osastoilleen. Uudet vastuut voivat helposti laajentaa johtajien ja asiantuntijoiden työnkuvia jopa huomaamatta, joka johtaa väistämättä asiantuntijoiden työn tehokkuuden laskemiseen.

Jos organisaatiolla on käytössään vääränlaiset laitteet, joiden hankintaa ja ylläpitoa hoitaa se kuuluisa ”joku”, päättäjien hiukset saattavat kokea ennenaikaista harmaantumista. Ihan pienimmissä organisaatioissa laitteiden hakeminen lähimmästä kodinkoneliikkeestä voi olla järkevä malli, mutta toiminnan ja henkilöstömäärän kasvaessa IT:n pitäisi olla sujuvaa ja toimivaa kautta linjan.

Osaavan IT-kumppanin rakentama uusien päätelaitteiden käyttöönottoprosessi ja hallintamalli takaa helpon ja nopean tavan ottaa laitteet käyttöön. Laitteet ovat nopeita, toimivia ja niiden määrä ja teho on mitoitettu oikein. Mikäli laitteen käytössä ilmenee ongelmia, käyttäjä saa niihin nopeasti apua kumppanin IT-tuesta.

IT:n eri osa-alueiden ulkoistaminen vähentää painetta omilta asiantuntijoiltasi samalla, kun lisäät voimaa ja tukea IT-ympäristöösi. IT-kumppani, kuten Tahto, huolehtii puolestasi verkkoyhteyksistäsi, palvelimistasi, tietokoneistasi ja kaikista teknologisista tarpeistasi sekä tarjoaa työntekijöillesi tukea päivittäisissä IT-asioissa. Oikein mitoitettu IT-ulkoistus on täydellinen ratkaisu niille yrityksille, joiden pitää toimia huipputehokkaasti mutta joilla ei ole mahdollisuutta ylläpitää omaa, dedikoitua IT-osastoaan.

IT-ulkoistus tuo mukanaan myös toimintavarmuutta, joka vähentää yrityksen ympäristön ja henkilöstön kokemia häiriöaikoja. Häiriöajat, eli ne ajat, kun palvelut tai teknologia ovat ns. poissa pelistä, käyvät niistä kärsivälle organisaatiolle kalliiksi monin eri tavoin. Jos häiriöitä aiheuttavia asioita korjataan aina vasta sen jälkeen, kun tavara on jo tuulettimessa, organisaatio kärsii niistä huomattavasti enemmän verrattuna siihen, että IT-kumppani olisi huomannut ja estänyt tulevat häiriötilanteet esimerkiksi toimivan valvontapalvelunsa avulla.

Liiketoiminta kohtaa myös jatkuvasti enemmän vaatimuksia siitä, että tietyt asiat tehdään eri järjestelmillä. Kun mietit organisaatiosi eri liiketoimintoja, esimerkiksi asiakkuudenhoitoa, myyntiä tai vaikkapa markkinointia, noita järjestelmiä on suorastaan järisyttävä määrä. Kuka organisaatiossasi on oikea taho tekemään valinnan siitä, mikä järjestelmä on paras vaadittuun tehtävään ja miten se keskustelee organisaation muiden järjestelmien kanssa (vai keskusteleeko ollenkaan)? Pahimmillaan esimerkiksi myyntiorganisaatio ottaa organisaatiolle itsenäisesti käyttöön CRM-järjestelmän puhtaasti omien vaatimustensa mukaisesti. Koska muiden liiketoimintojen vaatimuksia ei ole otettu hankinnassa huomioon, se voi aiheuttaa valtavat määrät lisätöitä asiakaspalvelussa, laskutusprosessissa tai markkinoinnissa.

Oikea IT-kumppani täydentää organisaatiosi osaamista

Asiansa osaava ja asiakkaan parasta ajatteleva IT-kumppani ei toimi ainoastaan alustana, jonne vieritetään kaikki IT-murheet. Sen sijaan nykyaikainen IT-kumppani tukee organisaatiossasi jo olevaa osaamista niissä kohdissa, joissa apua tarvitaan ja auttaa kasvattamaan sinun organisaatiosi kyvykkyyksiä matkan varrella.

Jos ja kun tarvitset tukea IT-asioissa, mikä on paras vaihtoehto juuri sinun organisaatiollesi? Sinun on valittava kahdesta polusta; joko hoidatte tuen ja kehityksen oman organisaation sisäisesti (tee se itse -malli) tai etsitte juuri teille sopivan IT-kumppanin. Molemmissa puolissa on etunsa ja haasteensa, mutta uskomme, että toinen polku on tarkoitettu niille, jotka haluavat pysyä edellä kilpailijoitaan.

Tahto tarjoaa asiakkailleen joustavia kumppanuusmalleja, joista löytyy varmasti sopiva malli sinunkin organisaatiollesi.  Kun olet tutustunut esimerkiksi laajaan ja avoimeen IT-tuen palvelumalliimme, niin juttelemme mielellämme kanssasi siitä, kuinka voimme olla avuksi juuri teille.

Pekka Hyvärinen

Pekka on Outokummun kasvatti, joka toimii katalysaattorina Tahdon kasvun takana. Musiikillinen mies polkee intohimoisesti pyöräänsä, joskus jopa palavereissa.