Pilvipalveluiden hyödyt yhdistyksille ja järjestöille - Tahto Group

Pilvipalveluiden hyödyt yhdistyksille ja järjestöille

30.9.2014 Lasse Miettinen

Pilvipalvelut ovat nousseet viime vuosina suureksi puheenaiheeksi kaikkialla, sekä hyvässä, että pahassa. Esille ovat tulleet esimerkiksi pilvipalveluiden mahdolliset tietoturvariskit, käytön luotettavuus ja kustannukset. Kokosimme tähän blogiin muutamia pilvipalveluiden hyötyjä ja kohtia, jotka kannattaa ottaa huomioon järjestöjen IT-ratkaisuja suunnitellessa.

Pilvipalveluiden kustannukset ovat helpommin ennakoitavissa

Pilvipalvelut ovat tavallisimmin lisenssipohjaisia, jolloin palveluiden hinnoittelu perustuu kuukausihintaan ja käyttäjämäärään. Näin ollen organisaatiot maksavat siitä palvelusta ja määrästä, mitä he kulloinkin käyttävät. Tämä helpottaa kustannusten arviointia sekä vähentää turhia resursseja ja paineita investoinneille. Pilvipalveluihin ja -infraan ei siis tarvitse investoida isoja summia etukäteen vaan maksat vain siitä, mitä oikeasti käytät.

Pilvipalvelut ovat kaikkialla

Todennäköisesti jokaisessa organisaatiossa on käytössä tälläkin hetkellä pilvipalveluita. Niitä saattavat olla perinteiset operaattoreiden tai www-sivukumppaneiden tarjoamat sähköpostipalvelut, www-sivujen hostaus pilvipalvelimella tai esimerkiksi Office 365 -ohjelmistot. Pilvipalveluista puhutaan silloin, kun käytettävää ohjelmistoa tai palvelua ylläpidetään muualla kuin omissa sisäisissä järjestelmissä.

Pilvipalveluiden on ennustettu kasvavan eri arvioiden mukaan vahvasti riippuen toimialasta ja tarjottavista palveluista. Pilvipalvelut tuovat pienillekin organisaatioille käyttöön monipuolisia ja nykyaikaisia ohjelmistoja, viestintäjärjestelmiä sekä muita palveluita, jotka eivät olisi olleet kustannusmielessä realismia vaikkapa kymmenen vuotta sitten. Lähes kaikkia nykyaikaisia sovelluksia tarjotaan pilvipalveluna.

Pilvipalvelut tuovat välillisiä säästöjä

Pilvipalvelut vapauttavat merkittävästi resursseja perinteisestä ylläpidosta eivätkä vaadi samanlaisia kustannuksia esimerkiksi perinteisiin hankittaviin laitteistoihin, kapasiteettiin ja ohjelmistoihin verrattuna. Toisin sanoen asiakkaan ei tarvitse maksaa esimerkiksi tietokanta- tai sähköpostipalvelimen ylläpitoon liittyvistä resursseista; työvoimasta, tietokoneista, varmistusratkaisuista ym.

Pilvipalvelut ovat tietoturvallisia

Väitämme, että tiedot ovat paremmin turvassa organisaatioille suunnatuissa pilvipalveluissa kuin omilla tietokoneilla tai palvelimilla. Esimerkiksi tietojen varmistusratkaisut ovat huippuluokkaa verrattuna monen pienen organisaation omiin ratkaisuihin. Tietoturvassa on kuitenkin enemmän kyse tavoista käsitellä tietoa, olkoon se missä muodossa tahansa. Nämä tavat vaativat ohjeita, koulutusta ja aktiivista seuraamista, jolloin asioiden ja ihmisten johtaminen nousee suureen rooliin tietoturvan hallinnassa.

Pilvipalvelut mahdollistavat aidon aika-, paikka- ja laiteriippumattomuuden

Erilaiset työmuodot ja liikkuva työ ovat tätä päivää. Yhä useampi tarvitsee samat työkalut käyttöönsä sekä työpaikalla, kotona, junassa, tien päällä ja missä tahansa. Pilvipalvelut mahdollistavat tehokkaan etätyön ja joustavan tiedon jakamisen organisaation sisällä.

Kuinka moni kuljettaa vielä mukanaan tärkeitä tiedostoja muistitikulla tai muilla muistivälineillä? Pilvipalveluiden avulla muistitikut ja vaikeat VPN-yhteydet yritysverkkoon voidaan unohtaa. Pilvipalveluiden avulla henkilöstöllä on aina käytettävissään samat tuottavuussovellukset ja tiedostot kuin työpaikallakin.

Miksi pilvipalvelut ovat hyvä ratkaisu?

Pilvipalveluiden tuottamat hyödyt ja kustannusvaikutukset ovat merkityksellisiä, jos tarkasteluun otetaan esimerkiksi perinteiset tuottavuussovellukset ja viestintäjärjestelmät. Esimerkiksi avustustuotoilla toimintaansa ylläpitävä yhdistys saa käyttöönsä nykyaikaisia ratkaisuita toimisto- ja viestintätarpeisiinsa kohtuullisilla kustannuksilla. Pilvipalveluiden avulla työntekijöille voidaan tarjota ajanmukaiset työvälineet ilman suuria investointeja kulloinkin käsillä olevaan tarpeeseen. Kyseessä voivat olla esimerkiksi nykyaikaiset viestintäjärjestelmät ja videoneuvottelutyökalut (Teams) ja tietojen tallennus- ja ryhmätyöratkaisut (Teams ja SharePoint).

Pilvipalvelut ovat oiva hankintamalli projekteille ja aloitteleville organisaatioille

Kuvitellaan tilanne, jossa organisaatio aloittaa avustuksiin perustuvan kahden vuoden hankkeen. Hankkeeseen palkataan 10 henkilöä, joille hankitaan tietokoneet usein leasing-sopimuksella, mutta muut työvälineet ja lisenssit ostetaan. Meidän kokemuksiemme mukaan juuri päinvastainen malli on joustavin ja kustannuksiltaan järkevin. Esimerkiksi ostolisenssin hyödyntäminen kahden vuoden jälkeen voi olla hankalaa. Kun toimistosovellukset ja viestintäratkaisut on hankittu pilvipalveluina, niistä maksetaan hankkeen ajan eivätkä ne jää tämän jälkeen käyttämättömäksi turhaksi kuluksi.

Kun tähän kokonaisuuteen lisää ammattitaitoisen tukipalvelun kiinteällä kuukausihinnalla, niin järjestöjen IT-kulut pysyvät oikealla tasolla ja apua IT-arkeen on aina saatavilla.

Tahto – sertifioitua pilvipalveluosaamista

Meidän tavoitteenamme on tuottaa asiakkaillemme IT-ratkaisuita, jotka ovat mitoitettuja juuri heidän tilanteeseensa sopivaksi. Tarjoamamme ratkaisut ovat kustannuksiltaan järkeviä ja jotka oikein hyödynnettynä voivat tuoda jopa 30-50 % säästöjä verrattuna aiempiin ratkaisuihin.

Järjestöjen IT-ratkaisut voivat usein olla hajautettuna usealle eri toimijalle ja sisältää paljon piilokustannuksia. Haluamme, että asiakkaidemme IT-asioihin laitetut panokset käytetään hyvään asiakaspalveluun, osaamisen lisäämiseen ja toimintamallien kehittämiseen. Asiakkaamme voivat aina luottaa siihen, että kustannukset ovat oikealla ja järkevällä tasolla.

Lasse Miettinen

Lasse on PK-yritys- ja järjestökentän asiantuntija, joka rentoutuu mm. yksinkertaisten mediaatioharjoitusten avulla. Valioliigaseura Newcastlen fanituksen myötä mediaatioharjoitukset tulevatkin varmasti tarpeeseen.