Jaa osaamistasi laajalle yleisölle Microsoft Teamsin Live Eventin avulla

Julkaisija:

Olen törmännyt nyt muutamaan otteeseen Teamsia jo käyttävien organisaatioden edustajien lauseeseen “Otettiin kuitenkin myös Zoom (tai jokin muu työkalu) käyttöön, koska sillä on näppärämpi pitää webinaareja”. Teams kuitenkin toimii myös erinomaisen hyvin webinaarien pitämiseen; luotamme siihen itsekin.

Teela Jokiranta, tietotyön asiantuntija

Teams online-kokousten alustana

Teams soveltuu hyvin online-kokouksien järjestämiseen. Se tarjoaa tavan saada osalliset saman digitaalisen pöydän ääreen silloin, kun samaan tilaan ei syystä tai toisesta päästä.  Teams-kokoukseen mahtuu kerrallaan 250 osallistujaa. Osallistujat voivat jakaa videokuvaa, omaa näyttöä tai tiedostoja ja työskennellä digitaalisen fläppitaulun avulla (whiteboard). Kokouksiin voi kutsua yksittäisiä henkilöitä ja ryhmiä myös oman organisaation ulkopuolelta.

Kokouksiin pystyy osallistumaan tietokoneen lisäksi myös puhelimella tai tabletilla. Kokouksien luominen ja niihin liittyminen onnistuu muutamalla napin painalluksella, joten etätapaamiset on tehty äärimmäisen helpoiksi.

Teams webinaari-työkaluna

Teams Live Events puolestaan on tarkoitettu luentomuotoisiin tapahtumiin, joissa osallistujat toimivat yleisönä ja pääsääntöisesti katselu- ja kuunteluroolissa. Teams Live Events mahdollistaa jopa 10 000 hengen yleisön. Työkalu tarjoaa myös Q&A-tyyppisen viestikanavan. Live Event -tapahtumassa voi olla useita virtuaalisia esiintyjiä, jotka jakavat ääntä, videokuvaa, ja näyttöään esittääkseen erilaisia sisältöjä. Webinaarit voi myös tallentaa, jolloin webinaarin pääsee kuuntelemaan jälkikäteen myös ne henkilöt, jotka eivät olleet paikalla live-tapahtumassa. Live Event toimii lisenssiperusteisesti, jolloin vähintään tapahtuman luojalla ja esiintyjällä tulee olla kyseinen lisenssi hankittuna.

Webinaari-tapahtuman toteutus Teamsilla on yksinkertaista. Helpoimmillaan riittää, että tarvittavat oikeudet omaava käyttäjä luo tapahtuman, lähettää linkin osallistujille ja käynnistää live-tapahtuman ilmoitettuna ajankohtana. Tapahtumaa kannattaa kuitenkin suunnitella etukäteen hieman tarkemmin, jolloin osallistujien käyttäjäkokemusta saadaan parannettua huomattavasti.

Tapahtumaa luodessa eri osapuolille kannattaa määrittää ryhmäroolit ja niihin liittyvät oikeudet. Jos esimerkiksi tapahtumassa on monta puhujaa, heidät määritellään esittäjiksi, jolloin jokainen heistä pystyy jakamaan vuorollaan oman esitysmateriaalinsa omalta koneeltaan omaan tahtiin. Järkevällä roolituksella klassiset “Joo laita vaan seuraava dia..” -kommentit jäävät historiaan.

Live-tapahtumasta, esimerkiksi siis webinaarista, voi luoda joko julkisen tai yksityisen. Julkisiin tapahtumiin voi osallistua kuka tahansa, kenellä on tiedossaan tapahtuman osallistumislinkki. Suurin osa webinaareista on julkisia tapahtumia. Jos taas haluat pitää esimerkiksi organisaation kuukausi-infon kätevästi etänä, voit luoda yksityisen tapahtuman. Yksityisiin tapahtumiin pääsee liittymään vain ne henkilöt, kenelle on määritelty tarvittavat oikeudet tapahtumaan.

Jos siis haluat jakaa omaa osaamistasi laajemmalle yleisölle, sinun ei tarvitse maksaa suuria summia rahaa erillisestä webinaari-työkalusta; Microsoft Teams tarjoaa siihen oivan alustan. Tapahtumaa varten tarvitset Teamsin lisäksi sopivan laitteiston (jo pelkkä läppäri riittää!), puhujan ja mielenkiintoisen aiheen… eikä yleisökään olisi pahitteeksi!

 

Mikäli haluat luoda webinaarin Teamsilla, mutta et oikein tiedä mistä aloittaa, autamme sinua mielellämme!