Etätyöskentely kuntoon Microsoft Teamsin avulla - Tahto Group

Etätyöskentely kuntoon Microsoft Teamsin avulla

17.3.2020 Miika Kuikka

Työn tekemisen muutos näkyy nykymaailmassa jo selvästi ja useat seikat puoltavat esimerkiksi etätöiden tekemistä. Toimivat etätyöratkaisut alkavat olla jo pakollinen vaatimus parhaan työvoiman houkuttamiseksi omaan organisaatioon. Niiden avulla pystytään myös varautumaan mahdollisiin poikkeustilanteisiin, kuten esimerkiksi koronaviruksen aiheuttamiin haasteisiin.

Viimeistään nyt on hyvä aika ottaa askel kohti modernia työn tekemistä. Joko sinun organisaatiosi on ottanut käyttöön Microsoft Teamsin ja mahdollistanut työntekijöillesi sujuvan etätyön tekemisen?

Monessa organisaatiossa tuskaillaan päivittäin samojen asioiden kanssa. Henkilöiden ja tiimien välinen kommunikointi on monimutkaista, monen eri kanavan kakofoniaa. Viestit liikkuvat Microsoft Outlookin, Skype for Businessin, WhatsAppin ja Facebook Messengerin kautta ja tiedostoja siirrellään verkkolevyjen, sähköpostin tai pahimmillaan muistitikun kautta henkilöltä toiselle. Keskustelujen seuraaminen, viimeisimmän tiedon omaksuminen ja tiedostojen versionhallinta voi olla vaikeaa, ellei jopa mahdotonta. Etätyö tuntuu hankalalta.

Teams etätyön mahdollistajana

Microsoft Teams on Microsoft 365:n tiimityön keskus. Se yhdistää eri viestintäkanavien parhaat ominaisuudet ja luo tukevan pohjan onnistuneelle etä- ja yhteistyölle. Teams kokoaa yhteen sovellukseen kaikki Microsoft 365:n työkalujen yhteistyöominaisuudet: viestit, keskustelut, online-palaverit, tiedostojen hallinnan ja jakamisen, tehtävät ym.  Ohjelmisto tehostaa organisaation sisäistä kommunikointia, mutta mahdollistaa yhteistyön myös organisaation ulkopuolisten asiantuntijoiden kanssa.

Teams lisää läpinäkyvyyttä organisaatiossa ja pitää työntekijät helpommin ajan tasalla heitä koskevista asioista ja tehtävistä. Kynnys aktiiviselle tiedonjakamiselle pienenee, kun käyttäjän ei tarvitse enää murehtia toisten postilaatikoiden täyttämisestä, vaan tieto löytyy Teamsista silloin, kun muut sitä tarvitsevat.

Koska Teams on täysin pilvipohjainen ratkaisu, käyttäjät pääsevät käsiksi tiedostoihin ja keskusteluihin milloin tahansa ja millä laitteella tahansa. Teams onkin iso, mutta usein mutkaton ensimmäinen askel kohti todellista modernia työpaikkaa; varsinkin, kun tuon askeleen ottaa osaavan kumppanin kanssa.

Teamsilla selkeyttä Insaco Oy:n sisäiseen viestintään

Tahto sai auttaa rakennus- ja talotekniikka-alan Insaco Oy:n johtoryhmää Teams-käyttöönotossa. Insacolla oli jo Microsoftin palvelut käytössä, mutta Teams-sovellus haluttiin ottaa hallitusti tehokkaampaan käyttöön. Insacolla oli tunnistettu selkeät tavoitteet käyttöönotolle:

  • Eroon edestakaisin lähetettävistä sisäisistä sähköpostiviesteistä liitteineen sekä dokumenttien useista versioista.
  • Toimiva alusta johtoryhmä keskusteluille ja yhteisille dokumenteille.
  • Helppo tapa jakaa johtoryhmän sisäisiä tehtäviä ja seurata niiden edistymistä.
  • Yhteiset kaikkien saatavilla olevat sähköiset kokousmuistiinpanot.
  • Etätyön mahdollistaminen ja kokoustyökalujen käyttömahdollisuus.
  • Yksi sähköinen työkalu joka yhdistää nämä toiminnallisuudet ja on saatavilla mistä ja milloin vain.

Tahto teki lyhyen kartoituksen Insacon toimintatavoista, jonka pohjalta rakennettiin yhdessä Insacon Teams-pelikirja, joka toimii ohjeistuksena työntekijöille. Tärkein osa käyttöönotossa on henkilöstön koulutus. Insacolla koko johtoryhmä koulutettiin käyttämään Teamsiä ja seuraava askel on sen käytön laajentaminen organisaatiossa. Ajankohtainen koronaviruksen uhka ei ainakaan vähentänyt käyttöönoton tärkeyttä, kun haluttiin varmistaa työn jatkuvuus erikoistilanteissa.

Kuopiolainen Insaco Oy on rakennus- ja talotekniikka alan yritys, jonka vahvuus on nopeat ja tekoälyvalvotut palvelut vuokra-asuntojen omistajille sekä rakennus- ja talotekninen urakointi. Insaco on valittu 3 vuotta peräkkäin yhdeksi Suomen parhaista työpaikoista ja vuonna 2020 se oli ainoa palkittu rakennusalan yritys Great Place to Work-tutkimuksessa.  Tutustu lisää https://insacooy.fi/ 

Miika Kuikka

Miika on markkinointihenkinen moniosaaja, joka saa kiksinsä mielekkään työn ohella perheestään, videopeleistä ja kotimaisesta jalkapallosta.