Globaali pandemia muutti työelämää pysyvästi. Organisaatiot huomasivat, että työt saadaan hoidettua nykyaikaisia työkaluja hyödyntäen myös kotikonttoreilta käsin, oli koti sitten samassa kaupungissa tai vaikka toisella puolella maata. ”Etätyö” on terminä varmasti kaikille tuttu, mutta mitä on hybridityö tai joustotyö?
Kun pandemia epäilemättä jossain vaiheessa hellittää ja elämä palautuu kohti niitä uomia, josta poikkeustilanteeseen siirryttiin, osalle ihmisistä poikkeustilan työarjesta tulee normaalien aikojen työarkea. On terminä sitten hybridityöskentely, joustotyö tai mikä tahansa, mutta ainakin työntekijöiden, jotka tekevät vähintään osan viikosta työnsä etänä, määrä tulee olemaan huomattavasti aiempaa suurempi. Jotkut jäävät etätöihin pysyvästi ja se on heille varmasti täysin oikea ratkaisu!
Tämä asettaa organisaatioille suuren vastuun reagoida ajoissa muuttuneeseen työn tekemisen kulttuuriin ja varmistaa, että heidän IT-ympäristönsä ja toimintatapansa tukevat jokaisen työntekijän arkea parhaalla mahdollisella tavalla. Hybridityön johtaminen vaatii erityisiä toimenpiteitä.
Työelämän trendit 2021 – nostoja Microsoftin tutkimuksesta
Microsoft nosti vuoden 2021 Work Trend Index -raportissaan esiin 7 äärimmäisen mielenkiintoista trendiä, jotka muokkaavat tulevaisuuden maailmaa, jota hybridityöskentely värittää. Nostamme raportista esiin muutaman avainkohdan.
1. Hybridityö on saapunut jäädäkseen
Microsoftin tutkimuksen mukaan yli 70% työntekijöistä toivoo pystyvänsä hyödyntämään poikkeusolojen myötä kehittyneitä etätyöratkaisuita myös jatkossa. Toisaalta 65% työntekijöistä haluaa viettää enemmän aikaa kollegoidensa kanssa. Tukeakseen tätä skenaariota, jossa työntekijät haluavat parhaat puolet etä- ja lähityöstä, 66% päättäjistä ovat valmiita muokkaamaan yritystensä toimitiloja uuteen uskoon.
Tulevaisuuden työpaikat rakentuvat siis joustavuuden ja hybridityön vaatimusten mukaisesti niin toimintatapojen, työkalujen kuin fyysisten toimitilojen osalta.
2. Hyvinvointi ei jakaudu tasaisesti, ellei siihen kiinnitetä erityistä huomiota
Tutkimuksen mukaan yrityksien päättävissä asemissa olevat henkilöt ovat pärjänneet poikkeusolojen työelämässä muita työntekijöitä paremmin. 61% johtajista kertoi suorastaan kukoistavansa tällä hetkellä, kun ilman päätösvaltaa olevista työntekijöistä samaa sanoi ainoastaan 38%. Tutkimukseen vastanneet johtajat olivat useammin urallaan jo edenneitä, tietotyötä tekeviä yli kolmekymmentävuotiaita miehiä. Sen sijaan nuoremmat työntekijät, naiset, tuotannon työntekijät sekä uransa alkuvaiheilla olevat vastaajat kertoivat joutuneensa ponnistelemaan erityisen paljon viimeisen vuoden aikana.
Yli kolmannes työntekijöistä raportoi myös, että työnantajat vaativat heiltä liikaa pandemia-ajan työympäristössä.
Nykyajan johtajien tuleekin kiinnittää huomiota siihen, miten hyvinvointia lisätään läpi organisaation ja miten tavoitetaan myös ne henkilöt, jotka työskentelevät esimerkiksi jatkuvasti etänä.
Hybiridtyön johtaminen vaatii erityisiä toimenpiteitä. Normaalien käytäväkeskusteluiden vähenemisestä huolimatta johtajien tulee pystyä olemaan yhteydessä työntekijöihinsä ja kaivamaan heiltä mielen päällä olevia asioita. Tämä voi olla haastavaa, mutta oikeilla työkaluilla, toimintatavoilla ja asenteella se on kuitenkin mahdollista.
3. Lisääntyneet vaatimukset ja hybridityöskentelyn hektisyys aiheuttavat uupumusta
Työntekijöiden omat arviot työnsä tuottavuudesta ovat pysyneet samalla tasolla tai jopa nousseet edelliseen vuoteen verrattuna. Tilanteesta tekee haasteellisen kuitenkin se, että suurempi joukko, eli noin 20% vastaajista, kokee, että heidän työnantajansa vaativat heiltä liikaa eikä välitä heidän työn ja vapaa-ajan tasapainosta. 54% vastaajista kokee, että he ovat ylityöllistettyjä ja 39% vastaajista tuntevat olevansa täysin puhki.
Microsoftin vertailudatan mukaan helmikuiden 2020 ja 2021 välillä
- Teams-kokouksissa vietetty aika on kasvanut 2,5 kertaiseksi ja jatkaa edelleen kasvuaan
- Keskimäärin kokoukset ovat kestäneet 10 minuuttia kauemmin (kasvu 35 minuutista 45 minuuttiin)
- Chat-viestejäkin lähetetään nykyään 45% aiempaa enemmän
- Työaikojen ulkopuolinen viestintä on lisääntynyt 42%.
Viestimäärien lisääntyessä viesteihin vastausaika ei ole kuitenkaan pidentynyt; Teams-viesteihin vastataan yhä keskimäärin viidessä minuutissa. Tämä kuvastaa sitä, miten hektisiä tietotyöläisten työpäivistä on tullut.
Ad hoc-tyyppisten työtehtävien lisääntymisen ja yhteisten työtapojen ja struktuurien puuttuminen on aiheuttanut sen, että työntekijöiltä tunnutaan vaativan nykyisin huomattavasti enemmän aiempaan verrattuna.
4. Haasteet organisaatioiden sisäisessä viestinnässä hidastavat liiketoiminnan kehitystä
Suurin osa ihmisistä on varmasti kokenut jonkinlaisia eristäytymisen tunteita pandemian aikana henkilökohtaisessa elämässään. Microsoftin tutkimuksen mukaan eristäytyminen on näkynyt myös työelämässä ja Teamsiin, Outlookiin ja muihin sähköisiin kanaviin siirtynyt kommunikaatio on ajanut ihmiset vahvemmin omien lähimpien kollegoidensa pariin. Ihmisten verkostot ovat pienentyneet ja organisaatioiden eri tiimien välinen yhteistyö ja kommunikointi on vähentynyt huomattavasti.
Kun yhteydenpito vähenee, vähenee myös innovointi. Uusien ajatusten ja ideoiden leviäminen vaikeutuu ja ryhmäajattelusta tulee yleisempää.
Hybridityö on malli, jonka odotetaan kuitenkin palauttavan organisaatioiden sisäisen viestinnän takaisin hyvälle tasolle ja poistavan muodostuneita tiimien välisiä siiloja. Hyvin suunniteltujen toimintamallien ja käytäntöjen avulla uudesta normaalista saadaan muotoiltua varmasti aiempaa toimivampi malli kaikille.
Rohkeasti, mutta hallitusti kohti huikeita mahdollisuuksia – mitä hybridityö tuo tullessaan
Työn tekeminen on muuttunut pysyvästi ja onkin erittäin todennäköistä, että tulet näkemään joitain kollegoitasi jatkossa toimistolla huomattavasti aiempaa vähemmän. Tilanne kannattaa ottaa kuitenkin mahdollisuutena, sillä nyt yhä useammalla työntekijällä on mahdollisuus kokea enemmän vapautta ja valtaa oman työnsä suhteen. Hybridityö tuo etuja niin työntekijälle kuin työnantajallekin.
Työtä voi tehdä joustavammin missä ja milloin tahansa sen mukaan, mikä itselle tuntuu parhaimmalta. Ihmisten tyytyväisyys työtänsä kohtaan kasvaa ja vapaus tuo lisää motivaatiota tekemiseen. Kun organisaatio suunnittelee pandemian exit-strategiansa (vai entry-strategiansa kohti huikeita mahdollisuuksia?) huolellisesti ja johtaa sen hallitusti, jokainen työntekijä voi olla helpommin paras versio itsestään. Toimivat työvälineet, selkeät toimintatavat ja hallinnassa oleva tieto luovat vahvat edellytykset onnistumiselle.