Microsoft avasi Copilot for Microsoft 365 -tukiälyn saataville myös pienille ja keskisuurille organisaatioille, joilla on jo käytössä Microsoft 365 Business Premium tai Business Standard -lisenssit. Samalla 300-lisenssi minimiostorajaus suuremmille organisaatioille, joilla on käytössä joko Office 365 E3/E5 tai Microsoft 365 E3 / E5 poistui. Ja oppilaitoksien lisenssituki laajeni kattamaan Office 365 A3 ja A5 lisenssit Microsoft 365 A3 ja A5 -lisenssien lisäksi. Copilot for Microsoft 365 lisenssihinnoittelu pysyi samana, ~29 €/käyttäjä/kk, ja tässä vaiheessa sitoutuminen on tehtävä vuodeksi kerrallaan.
Nämä muutokset mahdollistavat organisaatioille ketterämmän tavan alkaa pilotoimaan ja kokeilemaan Copilotin kyvykkyyksiä ja löytämään hyötyjä osana omaa työtä.
Tutkimusmatka uuteen työtapaan
Copilotin käyttöönotto ei ole tekninen IT-projekti vaan ihan samanlainen muutos kuin minkä tahansa modernin pilvityökalun käyttöönotto. Samalla tavalla tarvitaan ne yhteiset toimintatavat ja pelisäännöt kuinka tekoälyä hyödynnetään omassa työssä, mikä on sallittua ja mikä ei. Samalla on laadittava myös hallintamalli Copilotia varten ja määrittää mitä tietoa sen on sallittua käyttää. Kaikkein sensitiivisin tieto on järkevää rajata kokonaan luokittelemalla tieto oikein.
Tekoäly on jo muuttanut meidän tapaa tehdä töitä, ja sen tehokas hyödyntäminen vaatii totutusta poikkeavaa osaamista. Henkilöstön valmentaminen ja esimerkkien jakaminen ovat erittäin tärkeässä roolissa. On hyvä myös hahmottaa kenen työrooliin tekoälyn käyttäminen sopii, välttämättä jokaisen työssä siitä ei vielä tässä vaiheessa saada hyötyjä. Samalla kun ihmisten tekoälyosaamista parannetaan, on hyvä tarkastella organisaation omaan pilviympäristöä ja siellä olevaa tietoa, ja laittaa näitä pala palalta tekoälyvalmiiksi. Usein asiat ovatkin jo hyvällä mallilla, ja pienillä muutoksilla saadaan ympäristöstä entistä toimivampi myös ihan muussa päivittäisessä käytössä.
Miten saatte Microsoft 365 Copilotin käyttöön?
- Copilot tarvitsee tietoa. Joten nyt on viimeistään aika viedä organisaation tiedostot Microsoft 365:een ja samalla on aika luopua verkkolevyistä, muista pilvipalveluista tai dokumentinhallintaympäristöistä.
- Käyttäjäoikeudet kuntoon. Copilot hyödyntää kaikkea sitä tietoa, johon käyttäjällä on pääsy ja tätä kautta voi paljastua aukkoja käyttöoikeuksissa. Tässä vaiheessa on hyvä tarkastaa käyttöoikeudet ja tehdä tarvittavat korjaustoimenpiteet, ja samalla siirtyä mahdollisimman paljon ryhmäpohjaisiin ja automaatisoituihin käyttöoikeuksiin.
- Selkeät sivusto- ja kansiorakenteet auttavat Copilotia tiedon yhdistelyssä. Hajallaan oleva tieto on järkevää koota selkeiksi kokonaisuuksiksi. Vanhentunut tieto arkistoon ja samalla pois Copilotin saatavilta.
- Arkaluontoisen tiedon suojaaminen ja rajaaminen. Rajaukset saako tekoäly hyödyntää esimerkiksi henkilöiden terveystietoja, työsuhteiden tietoja tai muuta toiminnan kannalta kriittistä tietoa vastausten muodostamiseen. Copilotin pääsyä tietoon voidaan rajata myös tiedon luokittelun avulla.
- Konkreettisten käyttötapausten tunnistaminen kokeilujen avulla pilottiryhmän kanssa.
- Oppien, esimerkkien ja tunnistettujen hyötyjen jakaminen ja dokumentointi. Tässä vaiheessa onkin hyvä paikka rakentaa pelikirja myös tekoälyn käytölle.
- Tavoiteiden ja suunnitelman laatiminen laajempaa käyttöönottoa varten. Tässä vaiheessa on hyvä tunnistaa kohderyhmät joille Copilotin käytöstä on tunnistettu olevan hyötyä.
- Henkilöstön kouluttaminen ja valmentaminen Copilotin käyttöön. Koulutukset voivat olla vaikkapa viikottaisia ja lyhyitä keskittyen muutamaan aiheeseen tai vinkkiin. Valmennus on laajempi kokonaisuus esimerkiksi tiimille tai osastolle, jossa keskitytään kehittämään juuri valitun kohderyhmän työtapoja ja löytämään heille hyötyjä.
- Jatkuva tuki esimerkkien, pelikirjan ja viestinnän avulla. Apuna voidaan käyttää esimerkiksi Tahdon muutosjohtamisen mallia.
Edellä olevan listan toimenpiteitä voidaan tehdä samanaikaisesti, esimerkiksi kokeilut voivat olla jo käynnissä kun samaan aikaan kehitetään pilviympäristön tiedonhallintaa.
Koostin myös marraskuiseen blogiin ajatuksia valmistautumisesta: Microsoft 365 Copilot tulee – mitä nyt tarvitsee tehdä? – Tahto Group.
Tämä on meille tuttua
Olemme Tahdolla auttaneet asiakkaitamme jo yli 10-vuotta ottamaan käyttöön Microsoftin pilvipalveluja ja -työkaluja. Meille on aina ollut tärkeää että uudet käyttöönotetut työvälineet ovat oikeasti käytössä ja niitä hyödynnetään osana jokapäiväistä työtä. Olemme toimineet asiakkaan muutosmatkojen tukena, luoneet yhteisiä pelisääntöjä ja toimintamalleja, ja pelikirja näiden tuomiseksi osaksi arkea sekä kouluttaneet ihmisiä.
Jos organisaatiosi suunnittelee Copilot for Microsoft 365:n käyttöönottoa tai haluat kuulla tekoälyn mahdollisuuksista lisää, niin ota yhteyttä. Autamme ymmärtämään mitä tekoälyn käyttöönotto juuri teidän organisaatiossa vaatii, pääsemään liikkeelle ja olemme tarvittaessa tukena matkan aikana.
Matti Paukkonen
p. 050 499 9964
matti.paukkonen@tahtogroup.fi
LinkedIn