SharePoint uudet ominaisuudet / syksy 2021 - Tahto Group

SharePoint uudet ominaisuudet / syksy 2021

13.10.2021 Miika Kuikka

Tahdon TET-harjoittelija Luukas työskenteli Microsoftin MVP:n Matti Paukkosen kanssa kaksi viikkoa. Osana harjoitteluaan Luukas kokosi kattavan listan Microsoftin SharePointiin syksyn aikana ilmestyneitä tai ilmestyviä uudistuksia. Olkaapa hyvät!

Kirjoittajasta – kuka olen?

Hei, olen Luukas, 15-vuotias ysiluokkalainen. Opiskelen matemaattis-luonnontieteellisessä painotusopetuksessa ja tykkään erityisesti matematiikasta ja ohjelmoinnista. Viimeiset kaksi viikkoa olen ollut yhdeksäsluokkalaisten työelämääntutustumisessa (TET) Tahdolla. TET – viikkojen aikana olen tutustunut Microsoftin SharePoint ja Teams – palveluiden uusiin ominaisuuksiin sekä kokeillut Teams Rooms – palvelun käyttöönottoa. Tulin Tahdolle TET-harjoitteluun, koska pilvipalvelut ja niiden käyttö modernissa työympäristössä ja moderni digitaalinen työnteko kiinnostavat minua ja haluan oppia niistä lisää. Olin myös Tahdolla kahdeksasluokkalaisten TET-viikolla viime keväänä, jolloin tutustuin Microsoftin PowerApps ja Power Virtual Agents – palveluihin. 

Koostin tähän blogiin muutaman noston SharePointin uusista ominaisuuksista ja niiden hyödyntämisestä. 

SharePointin tiivistettävät osiot

Tiivistettävät osiot ovat SharePointin modernien sivujen uusi ominaisuus, jota voidaan käyttää moneen eri tarkoitukseen. Ominaisuutta voidaan esimerkiksi käyttää ohje- tai vaikkapa UKK (usein kysytyt kysymykset) – osioiden luomiseen tai tiivistämään pitkiä artikkeleita jaottelemalla ne selkeiden otsikkojen alle. Tiivistettäviä osiota voidaan käyttää näissä artikkeleissa lukemisen helpottamiseen ja muiden sivun ominaisuuksien näyttämiseen. Sisällöntuottaja voi helposti määrittää sivun osion tiivistettäväksi osioksi ja valita onko osio oletuksena avattuna vai suljettuna. Sivun tarkastelija saa avattua suljetun osion otsikon viereisestä nuolesta. 

Kuvassa käytössä tiivistettävät osiot työntekijöiden ohjekirjan luomiseen SharePointissa 

Mielestäni Tiivistettävät Osiot – ominaisuudessa voisi olla tapa laittaa niitä toistensa sisään. Tämän avulla sivuja voisi jäsennellä vielä laajemmalla tavalla ja tuoda esimerkiksi eri palstajaotteluja yhden tiivistetyn osion sisälle. 

Huom! Tiivistettävät osiot ovat tällä hetkellä käytettävissä vain viestintäsivustoilla, mutta eivät tiimisivustoilla. Huomioitavana on myös se, että tiivistettävät osiot tulevat perusjulkaisuun (Standard Release) lokakuun lopussa. 

SharePoint-sivut Teamsissa

Teamsin uusi SharePoint-välilehti mahdollistaa nyt lukemisen lisäksi sivun muokkaamisen suoraan Teamsin kautta. Muokkaukseen voi käyttää samoja välineitä kuin SharePointissakin. Alla kuva Teams-muokkauksesta ja SharePoint-muokkauksesta. 

Välilehdellä voi näyttää ja muokata vain yhtä sivua. Sivulla olevat linkit ohjaavat verkkoselaimeen. 

Korostetut uutiset

Korostetut uutiset on uusi ominaisuus, jota voidaan käyttää organisaation uutisten korostamiseen. Se auttaa uutisten näkyvyydessä ja luettavuudessa. Uutisten korostaminen on helppoa sen voi tehdä uutisen sivulla, jos sinulla on muokkausoikeudet. Uutisten korostuksen jälkeen se näkyy Viva Feed – palvelussa ja sen yläosaan lisätään salamankuva, joka näyttää sen, että uutinen on korostettu.  

Uutisten korostus on myös näkyvillä automaattisissa koostesähköposteissa. 

Korostettuja uutisia voi tehdä vain SharePointin kotisivulla (Home Site) ja määritetyillä organisaation uutissivustoilla. Tällä hetkellä korostukseen voi tarvittaessa laittaa aikarajan. Näyttökertoihin ja tykkäysiin perustuva rajoitus on tulossa toiminnallisuuteen myöhemmin.  

Viva Connections – julkinen esikatselu

Syyskuussa julkaistussa Viva Connections Preview:ssä tuodaan Viva Connections –mobiilisovellus, uudistettu Viva COnnections Teams-sovellus, ja Viva Feed ja Dashboard –verkko-osat. 

Viva Connections-mobiilisovellus tuo käyttäjille dashboard-näkymän, syötteen tärkeimmistä päivityksistä ja SharePoint yleisen navigaation.  

Kuva: Microsoft

Viva Connections dashboard-näkymään voidaan tuoda linkkejä organisaation resursseihin ja käyttäjälle personoitua tietoa. Kyseiset toiminnot toimivat adaptiivisten korttien ja niitä voidaan laajentaa SharePoint Framework -sovelluskehitysmallin (SPFx) avulla. Kortteja voidaan kohdentaa tietyille ryhmille näkyviksi ja luoda näin käyttäjälle personoitua näkymää.  

Viva Connections dashboardia voi muokata luomisen jälkeen osoitteessa esimerkki.sharepoint.com/sitepages/dashboard.aspx. Ennen muokkausta on dashboard otettava käyttöön SharePoint –kotisivulta. Dashboardia muokattaessa voidaan valita eri verkko-osia, joita käytetään. Näihin kuuluvat esimerkiksi Teams App –verkko-osa ja linkki –verkko-osa. Dashboardia muokataan suurin piirtein samalla tavalla kuin normaalia SharePoint –sivua mutta verkko-osien määrä on huomattavasti pienempi. Dashboard –sovelluksen löytää samasta osoitteesta, kun se missä sitä voidaan muokata (esimerkki.sharepoint.com/sitepages/dashboard.aspx) ja osa sen korteista voidaan näyttää kotisivulla käyttäen Viva Connections Dashboard –verkko-osaa. 

Viimeinen osa julkaisussa on Viva Feed – verkko-osa, joka antaa työntekijöille personalisoidun syötteen olennaisista uutisista ja keskusteluista. Feed mahdollistaa uutisten korostaminen ja sisällön kohdentaminen halutuille käyttäjäryhmille. Nyt Viva Feed -verkko-osaa voi käyttää millä tahansa SharePoint-sivulla. 


Miika Kuikka

Miika on markkinointihenkinen moniosaaja, joka saa kiksinsä mielekkään työn ohella perheestään, videopeleistä ja kotimaisesta jalkapallosta.