Paranna työntekijäkokemusta Microsoft Vivan avulla - Tahto Group

Paranna työntekijäkokemusta Microsoft Vivan avulla

23.6.2021 Matti Paukkonen

Microsoftin tutkimuksen mukaan organisaatiot käyttävät maailmanlaajuisesti yli 250 miljardia euroa vuosittain kouluttamiseen, etuihin, hyvinvointiin ja erilaisiin teknologioihin joilla parannetaan työntekijäkokemusta. Usein teknologian tarjoamat mahdollisuudet ovat hajallaan ja mahdollisesti hankalasti löydettävissä eri työkaluissa ja palveluissa, joka johtaa siihen etteivät työntekijät ota näitä mahdollisuuksia käyttöön.

Kevään Ignite-tapahtumassa julkaistu Microsoft Viva pyrkii ratkaisemaan juuri tätä ongelmaa. Viva on tällä hetkellä neljästä  moduulista rakentuva kokonaisuus, joka tuo Microsoft 365 -ekosysteemin eri kyvykkyyksiä ja tietoa tarjolle Microsoft Teamsin kautta.

Viva Connections – sisäinen kommunikaatio Teamsiin

  • Pitääkö minun lukea intranetin sisältöjä selaimella?
  • Täytyykö minun avata Yammer, että näen uusimmat keskustelut?

Ei tarvitse.

Viva Connections tuo SharePointin, Streamin ja Yammerin sisällöt portaalimaisesti tarjolle Teamsiin ja näiden palveluiden kyvykkyyksien avulla voidaan tuoda käyttäjälle relevanttia ja personoitua sisältöä. Alustana toimii SharePoint ja kaikki sen tarjoamat välineet sisällön esittämiseen, kohdentamiseen ja personointiin ovat työntekijän käytettävissä. 

Voisi siis ajatella että Viva Connections = intranet Teamsissa.

No periaatteessa se onkin sitä. Kannattaa kuitenkin käyttöönoton yhteydessä pohtia ainakin seuraavia asioita:

  • Mitä käyttäjä haluaa nähdä kun hän avaa etusivun
  • Mikä on globaalin SharePoint-navigaation rooli ja mitä siinä näytetään?
  • Voidaanko sisältöä personoida valmiiksi käyttäjälle esimerkiksi kohdentamalla?

Tarkoituksena ei ole hioa täydellistä ensimmäistä versiota, vaan lähteä sen hetkisellä parhaalla ratkaisulla liikkeelle ja kehittää sitä eteenpäin analytiikan ja palautteen avulla.

Jotta käyttäjä löytää tiedon helposti, voidaan Viva Connections kiinnittää sovelluksena Teamsin vasemman laidan valikkoon ja määritellä se sovelluspolitiikalla näkyviin vakiona kaikille käyttäjille. Käyttäjä voi tarkastella ja navigoida sisältöä suoraan Teamsin kautta niin työpöytäsovelluksella, selaimeilla kuin mobiilissakin.

Ja kun vakiotoiminnallisuudet eivät enää riitä, voidaan SharePoint Framework -sovelluskehitysmallilla rakentaa tarpeellisia mukautuksia, tuoda tietoa eri järjestelmistä tai hyödyntää kehittäjäyhteisön tuottamia laajennuksia osana sisältöä.

Viva Insights – mielenrauhaa ja analyysia omaan työntekoon liittyen

Viva Insights tarjoaa käyttäjille näkemyksiä ja analytiikkaa omista työtavoista, ja tuo organisaatiolle mahdollisuuden tarkastella työtapoja ja hyvinvointia analytiikan kautta.

Insights sisältää toiminnallisuuksia, joilla käyttäjä voi seurata omia fiiliksiä, kehua työkavereita ja varata keskeytyksetöntä työaikaa. Nämä toiminnallisuudet ovat olleet jo olemassa Teamsissa, mutta nyt Insights kasaa ne helposti saataville yhteen sovellukseen. Käyttäjän analytiikan taustalla on tuttu MyAnalytics. Organisaatiotason analytiikka vaatii Workplace Analytics -lisenssilaajennuksen.

Viva Insights 
Älä katkaise yhteyttä Varaa aika 
Aloitus 
Huomenta 
Tee päivästäsi loistava! 
Toimintoja 
Lähetä kehuja työtovereillesi 
Näytä kiitollisuutesi työtovereille, jotka ovat 
ylittäneet itsensä töissä. 
Lähetä kehu 
Miltä sinusta tuntuu? 
eeeeo 
Pysähtyminen hetkeksi pohtimaan voi auttaa sinua ymmärtämään paremmin tunteitasi, vahvuuksiasi, heikkouksiasi 
sekä sitä, mitkä asiat motivoivat sinua. 
Heijastukses i ovat yksityisiä. G) 
Pidä tauko 
Voit vähentää stressiä keskittymällä minuutin ajan hengittämiseen. 
Käynnistä
Viva Insights – päänäkymä

Viimeisimpiä uudistuksia Insightissa on virtuaalinen työmatka, joka on tarkoitettu vaiheeksi työpäivän ja vapaa-ajan välillä. Ideana on katkaista työajatukset ja siirtää kaikki keskeneräinen tehtävälistalle odottamaan seuraavaa työpäivää.

Virtuaalinen työmatka…

  • Kirjaa keskeneräiset tehtävät
  • Tsekkaa seuraavan päivän tulevat tapaamiset
  • Arvioi omat fiiliksesi
  • Voit tehdä lyhyen, ohjatun hengitysharjoituksen
Virtuaalinen työmatka saa päivän päätteeksi ajatukset pois työasioista.

Parasta on, että fiilisten mittarointiin, virtuaaliseen työmatkaan ja työkaverien kehumiseen voi laittaa päälle notifikaatiot, ja näin päästä opettamaan itselle uusia toimintatapoja.

Viva Insightsin kehitystiekartta lupailee uusia ominaisuuksia, jotka ovat tulossa syksyllä:

  • Headspace-palvelun meditaatio ja mindfulness -harjoitukset
  • Pomodoromaisen fokus-ajastimen
  • Hiljaisen ajan asetukset ja organisaatiotason politiikat hiljaiselle ajalle

Viva Topics – tiedosta tietämykseksi

Viva Topics rakentaa pistemäisestä tiedosta, kuten esimerkiksi SharePointin sisältösivuista ja uutisista, dokumenteista ja käyttäjien profiileista, laajempia kokonaisuuksia.

Keskiössä on aihe; tunniste, jonka ympärille tietämys rakentuu. Yksittäiseen aiheeseen liittyy usein sisältöä, dokumentteja ja käyttäjiä. Aihe voi olla muodostettu automaattisesti tai sisällön ylläpitäjän toimesta. Aiheella on aihesivu, jossa voidaan tarkentaa, luoda synonyymejä ja kuvata aihetta.

Topics ei rajoitu pelkästään Microsoft 365 -palvelun sisältöön, vaan yhdistimien avulla palveluun voidaan integroida myös muita tietolähteitä ja rakentaa laajempaa verkostoa tiedosta.

Screenshot showing topic highlights.
Screenshot showing the search results of a SharePoint site search.

Käyttäjälle aihe näkyy tunnisteena esimerkiksi Teams-viestissä tai Office-sovelluksessa. Tunnisteesta avautuu aihekortti, josta käyttäjä näkee mitä aiheeseen liittyy, jonka jälkeen hän voi halutessaan navigoida varsinaiselle aihe-sivulle.

Viva Topics vaatii käyttäjäkohtaisen lisenssilaajennuksen.

Viva Learning – oppiminen osaksi työpäivää

Viva Learningin avulla oppiminen tuodaan osaksi käyttäjän arkea.

Learning-sovelluksella käyttäjä löytää organisaation omat koulutusmateriaalit. Tarjolla on myös useita koulutusmateriaalia tarjoavia palveluita, kuten Microsoft Learn, LinkedIn Learning ja eDx. Esimiehille Learning tuo työkaluja työntekijöiden koulutuspolkujen rakentamiseen ja seurantaan.

Tällä hetkellä Viva Learning on vielä  Preview -tilassa ja tulee saataville myöhemmin tämän vuoden aikana.

Viva tekee Teamsista yhä vahvemmin työn keskuksen

Microsoft Teams on se päivittäisen työn työväline, jossa käydään keskusteluja, jaetaan ja muokataan tiedostoja ja pidetään kokouksia.Viva tuo tähän yhteyteen sisäisen kommunikaation, työtapojen kehittämisen ja hyvinvoinnin ja oppimisen – eikä käyttäjän tarvitse poistua Teamsista missään vaiheessa.

Viva Connections on uutuuksista todennäköisesti se ensimmäinen käyttöön otettava moduuli, mutta suosittelen kokeilemaan Insights-sovellusta ja aloittamaan rohkeasti uusien työskentelytapojen opettelua!


Matti Paukkonen

Matti on vuonna 2020 Microsoftin Most Valuable Professional -tittelin saanut modernin työn ammattilainen, joka vie Microsoftin pilvipalveluiden ilosanomaa ympäri maailmaa.