Nykyään lähes jokainen organisaatio on jollain tasolla IT-organisaatio. Vaikka liiketoiminnan keihäänkärki ei olisikaan varsinaisesti IT:hen liittyvä, useimmat organisaatiot käyttävät IT:tä liiketoimintansa tukena. Jotkut organisaatiot ovat IT:n ja digitalisaation hyödyntämisen matkalla pidemmällä kuin toiset, mutta tuo matka on useimmilla organisaatioilla sama. Uudet järjestelmät ovat olennainen osa tätä matkaa, joten miksi IT-hankinta jätetään usein arpapelin varaan?
Jos organisaatio haluaa menestyä nykypäivän kiristyvässä kilpailussa, jossain vaiheessa sen tulee kasvattaa ja kehittää omaa kokonaisarkkitehtuuria harkiten ja hallitusti. Kokonaisarkkitehtuuri koostuu strategiasta, liiketoimintalogiikoista ja prosesseista, tietoarkkitehtuurista, sovellusarkkitehtuurista, IT-infrastruktuurista sekä ihmisistä. Joskus sokeakin kana löytää sen jyvän, mutta pääasiassa oikeiden ja järkevien päätösten taustalla on kyky ymmärtää, millä tasolla ollaan nyt ja mihin halutaan päästä. Tämän tiedon valossa organisaatio voi punnita eri investointivaihtoehtoja ja ennustaa, mitä hyötyjä he tulevat saamaan mistäkin vaihtoehdosta.
Miksi valinnoilla on väliä?
Oikeat IT-ratkaisut johtavat usein hyviin asioihin.
Liikevaihdon lisääntyminen
Jos investoit IT-ratkaisuihin, jotka auttavat sinua tarjoamaan asiakkaillesi uusia palveluita, avaat samalla oven lisääntyneelle kassavirralle.
Parantunut asiakaskokemus
Voit parantaa asiakaskokemusta esimerkiksi tarjoamalla asiakkaillesi uusien digitaalisten ratkaisuiden mahdollistamia uusia yhteydenottokanavia tai vaikkapa hyödyntämällä tekoälyä asiakaspalvelun apuna.
Kustannussäästöt
Erilaisten toistuvien tehtävien automatisointi, vähentynyt paikallisen IT-infrastruktuurin tarve ja vaikkapa tehostunut sisäinen viestintä ovat hyviä ja käytännönläheisiä esimerkkejä asioista, joilla organisaatio voi saavuttaa huomattavakin kustannussäästöjä.
Kustannusten eliminointi
Parhaassa tapauksessa kokonaisarkkitehtuurin kehitys mahdollistaa tiettyjen kustannusten täydellisen eliminoinnin. Nykytilanteen kartoitus voi paljastaa kustannuksia aiheuttavaa varjo-IT:tä, tehottomia prosesseja ja muita ylimääräisiä, turhia kustannuksia aiheuttavia osa-alueita.
Huomioi nämä asiat ennen IT-hankintaa
Miksi hankinta ollaan tekemässä?
Miksi hankinta tehdään? Mitä sillä tavoitellaan? Mitä strategista tavoitetta se tukee? Onnistuneen hankinnan taustalla on perustellut syyt ja selkeä kuva tavoitelluista hyödyistä.
Kuka vastaa hankinnasta?
On tärkeää määrittää, kuka on vastuussa itse hankintaprosessin eri vaiheista. Näin ollen tekeminen pysyy selkeänä ja hankinnan punainen lanka ei katoa missään vaiheessa.
Keneen uusi IT-hankinta vaikuttaa?
Ketkä ovat ne henkilöt organisaatiossasi, joiden työhön uusi IT-hankinta vaikuttaa ja millä tavalla se vaikuttaa? Miten kaikki asianosaiset saadaan innostumaan esimerkiksi uudesta sovelluksesta tai digitaalisesta alustasta ja hyödyntämään sitä halutulla tavalla?
Miten uusi IT-hankinta istuu olemassa olevaan IT-ympäristöön?
Miten hankittava informaatioteknologia keskustelee muiden olemassa olevien järjestelmien kanssa? Mitä riippuvuussuhteita sillä on? Mahdollistaako se IT-ympäristön jonkin osa-alueen jatkokehityksen?
Millä tavalla mittaat hankinnan onnistumista?
Voitko mitata uuden IT-ratkaisun hyötyjä esimerkiksi selkeiden rahallisten mittareiden kautta, työajan säästössä, asiakaskokemuksen parantumisella vai mitataanko onnistumista vähemmän konkreettisilla mittareilla?
Mitkä ovat hankinnan potentiaaliset riskit?
Mikä voi mennä pieleen hankinnassa ja millaisia vaikutuksia sillä voi olla? Mitä jos uusi IT-ratkaisu ei toimikaan suunnitellusti? Mikä on suunnitelma B?
Onnistu oikean kumppanin tukemana
Kaikki IT-ratkaisut eivät tarjoa organisaatiolle samanlaisia hyötyjä eivätkä kaikki IT-toimittajat sovellu kaikille asiakkaille. Molempia on kuitenkin markkinoilla todella suuri määrä, joten mistä sitten tiedät, mikä IT-ratkaisu ja toimittaja on juuri teille oikea?
Kokonaisvaltainen ja asiantunteva IT-kumppani voi olla avainasemassa IT-hankinnan onnistumisessa. Esimerkiksi Tahdon IT-johtamispalveluiden tiimi kartoittaa aina asiakkaan nykytilanteen, jotta asiantuntijamme saavuttaa ymmärryksen heidän toiminnastaan ja IT-ympäristöstään. Tällä tavoin voimme auttaa asiakastamme tekemään IT-hankintoja, jotka tukevat juuri heidän tavoitteitaan ja päämääriään.
Tahto ei tuota itse sovelluksia eikä edusta mitään ohjelmistotoimittajia Microsoftia lukuun ottamatta, joten asiakas voi huoletta luottaa siihen, että IT-hankintaprojekti viedään läpi riippumattomasti.