Mihin sitä SharePointia oikein tarvitaan?

Erilaisia sähköisiä työkaluja on nykyään tarjolla valtavasti. Alati kasvavasta tarjonnasta saattaa olla vaikea hahmottaa, mitkä työkalut ovat hyödyllisiä tai mikä tärkeintä, mitkä olisivat hyödyllisimpiä omalle organisaatiolle. Esimerkiksi erilaisia intranet-ratkaisuja ja vaihtoehtoja on kirjava määrä ja moni saattaa jo kyseenalaistaa intranet-ratkaisujen tarpeellisuuden kokonaisuudessaan. Olen sitä mieltä, että intranetilla on edelleen paikkansa, kunhan sen toteutus tehdään suunnitelmallisesti ja organisaation tarpeet huomioiden.

 

Tahto Group laiteratkaisut

Intranetista moderni työkalu

Lähes kaikilla asiakkaillamme on käytössä Microsoftin SharePoint Online intranet-ratkaisu. Pienimmillään se voi olla yhteisten tiedostojen säilytyspaikka, mutta jo muutaman kymmenen hengen organisaatioissa SharePointiin on rakennettu useasti myös intranet-ratkaisu. Omassa yhdeksän hengen organisaatiossammekin SharePoint-intrasta löytyy muun muassa henkilöstön ohjekirja intrasivuina lomake- ja ohjelinkkeineen, graafeineen ja sisältönostoineen. Jaamme lisäksi ajankohtaisia uutisia ja kaikkia koskevia tärkeitä asioita SharePoint-sivumme etusivun uutisosiossa.

Microsoft esitteli tänä vuonna uudet modernit SharePoint-sivustot pilviasiakkaille ja uusia ominaisuuksia ilmestyy käyttöön kuukausittain. Perinteisten sivujen päivittämisen moderneiksi ei tarvitse olla suuri työ. Kysy meiltä lisää sivujen päivittämisestä!

Intranetin käsite muuttuu

Vaikka intra voi olla staattinen tiedon säilytyspaikka, sen ei tarvitse olla staattinen työkalu, joka pysyy vuosien ajan muuttumattomana. Nettisivujen tapaan myös intranetsivusto kaipaa välillä päivitystä. Näin intra pysyy mukana organisaation muutoksessa ja vastaa siten paremmin myös organisaation tarpeisiin.

SharePointin rinnalle tullut Teams täydentää SharePointin ominaisuuksia loistavasti. Joissain tapauksissa saatetaan huomata, että Teams palvelee riittävästi jopa ainoana intra-alustana. Taustalla tosin siinäkin pyörii SharePoint, sillä kaikki Teamsin tiedostot, muistikirjat yms. tallentuvat SharePoint-alustalle.

”Mutta tarvitaanko SharePointia enää?”

SharePoint-intranetsivustoa ei välttämättä tarvita enää, varsinkaan pienissä organisaatioissa. Teams on aivan loistava työkalu, jota ilman en itse pärjäisi enää ollenkaan. Teams on kuitenkin käyttöliittymä, joka näyttää kaikilla suhteellisen samalta eikä sitä vielä voida juurikaan muokata organisaation näköiseksi. SharePoint-intranet on organisaation työntekijöiden työkalu: tietopankki ja pysyvämmän tiedon säilytyspaikka, joka voidaan kustomoida näyttämään enemmän organisaatiolta itseltään. SharePoint tarjoaa siis enemmän mahdollisuuksia tuoda esimerkiksi organisaation brändiä tai viestiä näkymään myös organisaation sisäisessä viestinnässä, tehden siitä erinomaisen työkalun varsinkin isompien organisaatioiden tarpeisiin.

SharePoint jo käytössä? Ota Teams haltuun nyt!

Jos et ole ottanut Teamsiä vielä haltuun, se kannattaa tehdä nyt. Syyskuussa Microsoft ilmoitti, että 1.10.2018 alkaen Microsoft Teams on virallisesti ensisijainen työkalu viestintään Office 365:ssä. Uudet alle 500 käyttäjän organisaatiot eivät saa edes käyttöönsä enää Skype for Business –palvelua. Nykyisille palvelun käyttäjille annetaan hieman aikaa siirtyä Teamsin käyttäjiksi.

Jos tarvitset apua Teamsin käyttöönotossa, henkilöstön koulutuksessa tai vaikka SharePoint-sivuston päivittämisessä moderniksi sivustoksi, ole meihin yhteydessä. Mietitään teille yhdessä sopiva kokonaisuus.

Ota yhteyttä!

Lue lisää SharePointista täältä.