Microsoft tarkensi syyskuun loppupuolella Microsoft 365 Copilot -tekoälyavustajansa julkaisuaikataulua, jonka mukaisessa ensimmäisessä julkaisuaallossa Copilot tulee 1. marraskuuta lähtien yli 300 työntekijän suuryritysasiakkaiden saataville. Tarkempaa julkaisuajankohtaa muille asiakassegmenteille ei vielä ole paljastettu, mutta tästä saataneen lisätietoa viimeistään Microsoft Ignite -tapahtuman yhteydessä 14.–17.11.2023.
Onko Copilot:in käyttöönottoon valmistauduttava jollain tavalla?
On. Copilot hyödyntää organisaation Microsoft 365 -pilvipalvelussa olevaa tietoa, kuten sähköposteja, tapaamisia ja tiedostoja, jotka indeksoidaan taustalla olevaan semanttiseen indeksiin siten, että eri asioiden välille alkaa muodostua yhteyksiä. On siis äärimmäisen tärkeää pitää organisaation data on kunnossa ja ajan tasalla.
- Sovellukset kannattaa tuoda ja omaksua käyttöön nyt
Copilotin tehokas hyödyntäminen vaatii käyttöönotettavaksi tiettyjä Microsoft-sovelluksia. Näitä ovat erityisesti Office ja Teams sekä uusi Outlook. Lisäksi käyttäjien OneDrive-tallennustilat tulee olla aktivoituina. Microsoft Loop -sovelluksen käyttöönotto ja käyttäjien perehdyttäminen kannattaa aloittaa nyt.
Microsoft Windows-versio 11 mahdollistaa tehokkaan hyödyntämisen ja tuo myös Windowsin oman Copilot-tekoälyavustajan käyttöön. Pilottikokeilu version osalta on hyvä käynnistää viimeistään nyt.
- Tieto ajan tasalle ja eroon vanhasta
Ratkaistavaksi tulee nyt myös vanhentuneen ja arkistoitavan tiedon kohtalo. Vaikka Copilot voisi toisaalta oppia tästä tietomassasta, voi se toisaalta myös rikastaa käyttäjille annettuja vastauksia jo vanhentuneella tiedolla. Tämä voi johtaa tilanteeseen, jossa käyttäjät eivät välttämättä saa odottamaansa vastausta, ja vanhentunutta tietoa saatetaan pitää totuutena. Selkeästi vanhentunut ja jo epäoleellinen tieto kannattaakin poistaa tai arkistoida erilliseen sijaintiin, jonka voi rajata pois Copilotin ja käyttäjienkin saatavilta. Huom! Tämä koskee myös sähköpostia! Lisäksi käytännöt tiedon elinkaarelle on hyvä suunnitella hyödyntäen vanhenemiskäytäntöjä (retention policy) ja -tunnisteita (retention label).
Selkeät sivusto- ja kansiorakenteet sekä tiedostojen selkeä nimeäminen parantavat myös osaltaan tiedon löydettävyyttä ja yhdistelyä Copilotissa; esimerkiksi Henkilöstö-sivustolla ja -kansioissa olevat tieto alkaa näin yhdistyä toisiinsa. On tärkeää, että tiedostoista on olemassa vain yksi ilmentymä, eikä esimerkiksi enää kopiota eri versioilla nimettynä esimerkiksi ‘Suunnitelma_MPa89.xlsx’. Versiointi on käytössä oletuksena, ja erilaisiin versiointitarpeisiin on mahdollista luoda käytäntöjä ja tarvittaessa hyväksyntäprosesseja. Näille on hyvä laatia yhteiset käytännöt.
- Metatiedot ja avainsanat käyttöön
Copilotin semanttinen indeksi hyötyy sisällön metatiedoista ja avainsanoista, joiden avulla indeksiin alkaa muodostua automaattisesti asiayhteyksiä. Selkeillä dokumenttien metatiedoilla, esimerkiksi asiakkaan nimellä, projektinumerolla ja dokumenttityypillä saadaan tietojen välille selkeitä linkityksiä. Esimerkiksi pyytämällä yhteenvetoa tietystä projektista, osaa Copilot metatiedon perusteella linkittää ja hyödyntää tietolähteenä useita dokumentteja ja sisältöjä vastauksen rakentamisessa. Lähteenä olevat dokumentit ja muut sisällöt on linkitetty vastauksessa, joka helpottaa pääsyä alkuperäiseen tietoon.
Avainsanoilla voidaan rikastaa semanttista indeksiä, ohjata tiedon asiayhteyksiä ja parantaa Copilotin tuottamia vastauksia. Avainsanasto voi olla käytettävissä avoimesti, jolloin kaikki käyttäjät voivat luoda uusia avainsanoja, tai rajoitetusti valmiiksi tuotetulla sanastolla. Avainsanat kannattaa ottaa käyttöön kaikkiin niitä tukeviin sisältöihin, kuten tiedostoihin ja sivuihin sekä tärkeisiin, listoilla säilytettäviin tietoihin.
Vakiomuotoisten dokumenttien metatietojen tunnistusta voidaan automatisoida Microsoft Syntex -palvelulla. Syntex-koneoppimismallille voidaan opettaa vaikkapa yrityksen sopimuspohjat, joista se luo automaattisesti metatiedoksi esimerkiksi asiakkaan, projektin tai palvelun nimen sekä yhteyshenkilön.
Hyvin suunnitellut rakenteet ja metatiedot auttavat tiedon löydettävyyttä myös perinteisen haun ja erilaisten näkymäsuodatusten kautta.
Copilot voi paljastaa aukkoja käyttöoikeuksissa
Copilotin antamat vastaukset perustuvat aina tietoon, johon käyttäjällä on vähintäänkin lukuoikeus. Tämä saattaa johtaa yllättävän tiedon paljastumiseen, mikäli käyttäjäoikeudet eivät ole kunnossa ja ajan tasalla. Esimerkiksi yksittäinen väärin jaettu dokumentti voi päätyä vastauksen lähteeksi. Tällä hetkellä käyttäjä ei välttämättä näe kaikkea hänelle jaettua, Copilot sen sijaan luo näihin piilotettuihin sisältöihin linkityksiä.
- Käyttöoikeudet haltuun
Käyttäjäoikeudet on hyvä käydä läpi erityisesti sellaisten rajattujen sisältöjen osalta, jotka halutaan pitää edelleen Copilotin saatavilla, mutta joita ei ole sallittu näkymään laajemmille käyttäjäryhmille. OIkeuksien määrittelyssä on hyvä pyrkiä mahdollisimman kattavasti ryhmiin pohjautuviin käyttäjäoikeusmäärittelyihin ja hyödyntää dynaamisia, automaattisesti muodostuvia ryhmä aina kun se vain on mahdollista.
Tiedon omistajien rooli on hyvä selkeyttää. Tämä tarkoittaa käyttöoikeuksien hallinnan vastuuttamista omistaja-tasolle; esimerkiksi tiimien omistajilla tulee olla vastuu tiimin jäsenyyksistä ja käyttöoikeuksista.
Käyttöoikeuksien hallintaan on hyvä laatia prosessi ja auditoida tärkeimmät käyttöoikeudet säännöllisesti myös vieraskäyttäjien osalta. Tärkeää on lisäksi ylläpitää dokumentointia käyttöoikeuksista ja erityisesti käytännöistä poikkeavista käyttöoikeusmäärityksistä. Auditoinnissa on mahdollista hyödyntää esimerkiksi Entra ID:n Access Reviews -toimintoa, jolla käyttöoikeuden elinkaarta saadaan automatisoitua.
- Tiedon luokittelu ja arkaluonteisen tiedon suojaus käyttöön
Tiedon luokittelun avulla voidaan luoda yhteiset käytännöt eri tyyppisen tiedon käsittelyyn. Selkeästi arkaluonteinen tieto, kuten henkilö- ja terveystiedot, tuotekehityksen ja tutkimuksen tiedot tai jokin muu organisaation toiminnan kannalta kriittinen tieto voidaan asianmukaisesti suojata ja rajata. Microsoft Purview Information Protection -palvelun avulla on lisäksi mahdollista automatisoida luokittelua perustuen tietosisältöön tai sijaintiin sekä ehkäistä vahingollista tiedon jakamista organisaation ulkopuolelle.
Copilotin pääsyä tietoon voidaan estää luokittelun perusteella, ja tämä on tärkeää määrittää. Yhteisten luokittelukäytäntöjen yhteydessä on hyvä määritellä, miten Copilotin luokittelun alaisesta tiedosta tuottamaa vastausta saa jakaa ja hyödyntää.
Teknologia on helppoa, me ihmiset olemme vähän hankalampia
Tekoäly muuttaa tapaa työskennellä ja vaatii siten aivan uudenlaista ajattelua ja taitoskaalaa. Copilotinkin hyödyntämiselle on luotava yhteiset toimintatavat, eli yhteinen pelikirja, joka linjaa työkalun sopivaa käyttöä. Tekoälyä tuotetaan vastuullisesti, mutta myös sitä ohjaavan tulee osata toimia vastuullisesti.
Tekoälyyn kytkeytyvän tiedon lisääminen ja aiheesta kouluttaminen on erityisen tärkeässä roolissa niin uusien taitojen lisäämisessä kuin ennakkoluulojen vähentämisessäkin. Lisäksi on hyvä korostaa, ettei tekoäly suinkaan aina ole täysin oikeassa ja että se voi tuottaa myös virheellistä tietoa. Tätä voidaan ehkäistä parantamalla oman datan laatua, olkoonkin, että käyttäjän on tällöinkin oltava ohjaimissa.
Tekoälykyvykkyyksien lisääminen kannattaa aloittaa heti päästämällä käyttäjät kokeilemaan. Hyvä tapa aloittaa kokeilu on Bing Chat Enterprise, jossa kokeilukäyttäjät voivat aloittaa tekoälyn parissa turvallisemmin ja hyödyntää myös työhön liittyvää tietoa. Bing Chat Enterprise ei tallenna käyttäjän kehotteita, eikä tietoa käytetä taustalla olevan laajan kielimalllin kouluttamiseen.
Kiinnostavatko Copilotin mahdollisuudet?
Ota yhteyttä ja keskustellaan lisää!
Modern Work Lead