Hyödynnä metatietoja Microsoft Teamsissa - Tahto Group

Hyödynnä metatietoja Microsoft Teamsissa

19.10.2022 Matti Paukkonen

Metatiedot ja niiden hyödyntäminen eri konteksteissa on ollut ainainen keskustelu dokumentinhallinnasta puhuttaessa. Mitä metatietoja tarvitaan? Käytetäänkö niitä Teams-tiimeissä? Missä elinkaaren vaiheessa dokumentti tarvitsee metatiedot ja mitä hyötyjä niistä on? Käyn tätä läpi tässä artikkelissa. 

Mitä metatiedot ovat?

Metatiedot ovat tietoa kuvailevaa tietoa, joka kertoo jonkin aineiston sisällöstä ja rakenteesta sekä esimerkiksi sen käyttötarkoituksesta. Metatietona voidaan ajatella yksinkertaisimmillaan siis esimerkiksi tiedostonimeä, mutta usein metatiedoista puhuttaessa tarkoitetaan muita tarkentavia tietoja, joita tietoon tai tiedostoon määritellään. 

Metatietojen historia Microsoft Teamsissa

Kun Microsoft Teams tuli julkisesti käyttöön, yksi ensimmäisistä kysymyksistä oli, kuinka dokumenttien metatietoja päästään käyttämään Teams-kanavan Tiedostot-välilehdellä. Vastaus oli siinä vaiheessa: ei mitenkään. Dokumenttien hallinta ja metatiedot kun ovat olleet yksi SharePointin vahvuuksista, käyttäjät ihmettelivät, miksei metatietoja voinut käyttää Tiedostot-välilehden kautta.  

Tilanteeseen alkoi löytymään nopeasti kiertoteitä. Metatiedot saatiin käyttöön joko muokkaamalla tietoja suoraan SharePointista tai tuomalla SharePoint-dokumenttikirjaston uudeksi välilehdeksi Teamsiin. Käyttäjien suuntaan tämä oli alkuun vähintäänkin hämmentävää. Onneksi tilanne on selkeytynyt ja metatietojen muokkaus Tiedostot-välilehden kautta on ollut mahdollista jo muutaman kuukauden ajan uuden Tiedostot-välilehtinäkymän kautta. 

Näin muokkaat metatietoja Teamsin Tiedostot-välilehdessä

Metatietoja voi muokata joko oikean reunan tietoruudun kautta tai muokkaamalla ruudukkonäkymässä. Molemmat ovat tuttuja jo SharePointin dokumenttikirjastonäkymistä.  

Tietoruutu avautuu oikean ylänurkan pienestä infoikonista ja näkyville tulee valitun dokumentin tai kansion metatietonäkymä. Näkymä päivittyy valintaa vaihdettaessa. Tietoruutu näyttää kaikki käytössä olevat ominaisuudet, vaikka niitä ei olisikaan lisätty suoraan näkyviin Tiedostot-välilehden näkymään. Tarvittaessa metatietoja voi muokata myös valitsemalla useamman tiedoston. 

Ruudukkonäkymä tuo mahdollisuuden kopioda metatietoja dokumentilta toiselle tarttumalla metatietokentän oikeasta alanurkasta ja maalaamalla ne rivit joille metatieto halutaan kopioida. 

Muokkaus on siis helppoa kun halutut metatietokentät ovat näkyvillä. 

Mitä hyötyä metatiedoista on ja tarvitaanko niitä?

Metatietojen suurin hyöty on se, että ne auttavat käyttäjää löytämään hakemansa tiedon paremmin. Metatietoja voidaan käyttää hakutilanteissa myös tarkkoina suodattimina suuresta massasta tietoa. 

Jos dokumentinhallinnan vaatimuksissa metatitedot ovat määritelty pakolliseksi, voi olla järkevää tuottaa ainakin osa siitä jo Teamsissa. Tällöin dokumentteja kopioitaessa ja siirrettäessä myös metatieto siirtyy dokumentin mukana.  

Vastaus siihen tarvitaanko metatietoja Teamsissa onkin konsulttimainen perusvastaus: ”Se riippuu käyttötarkoituksesta.”  

Pysyvämmissä tiimeissä metatieto voi olla merkityksellistä, jos ne toteutetaan suunnitelmallisesti. Tällöin ne helpottavat tiedon löydettävyyttä ja ovat uudelleen käytettävissä. Tiimikohtaisissa tiimeissä, joissa työstetään asioita yhdessä esimerkiksi projektiluontoisesti, metatiedon merkitys voi olla vähäisempi. Ja vaikka metatiedot toimivat organisaatioiden välilläkin, niiden käyttäminen vaatii, että ne ovat merkityksellisiä kaikille osapuolille – muuten niiden täyttäminen jää vain toisen osapuolen (tai sen kuuluisan ”jonkun”) vastuulle. 

Saat metatietojen hyödyt irti vain suunnitelmallisella tekemisellä

Metatietojen käyttö vaatii aina tasapainottelua. Sen on ennen muuta oltava merkityksellistä ja selkeätä käyttäjille, muutoin metatieto jää täyttämättä. Less is more -ajatus toimii tässäkin yhteydessä.  

Automaatio ja tietojen vakioarvot kannattaa ottaa käyttöön niin laajalti kuin mahdollista. Tähän voidaan hyödyntää työnkulkuja sekä metatietojen ja dokumenttikirjastojen vakioarvoja. Eri näkymien kautta merkitykselliset metatiedot voidaan tuoda näkyville suoraan Tiedostot-välilehdelle.  

SharePointissa metatieto rakentuu sisältötyyppien ja niihin liittyvien metatietosarakkeiden (joiden virallinen nimitys on sivustosarake) varaan. Sisältötyyppien perintä mahdollistaa metatietorakenteiden hierarkisuuden tarvittaessa. Metatietorakenne voidaan joko tehdä sivusto-/tiimikohtaisesti tai keskitetyn hallinnan ja julkaisun avulla, jolloin rakenteet, valinnat ja käsitteet pysyvät aina samoina. 

Kokonaisuutena metatiedot vaativat tarkkaa suunnittelua, jossa pitää ottaa kantaa metatietorakenteisiin, erilaisiin valintoihin, metatiedon hyödyntämiseen esimerkiksi haun tukena sekä eri käyttökohteisiin. Jo tässä vaiheessa pitää huomioida metatiedon merkityksellisyys käyttäjille, mahdolliset automaation ja oletusarvojen mahdollisuudet ja ennen kaikkea henkilöstö, kouluttaminen ja käyttöönoton tukeminen. Tämäkin siis vaatii johtamista ja asioiden tuomista osaksi arkea.  

Jos haluat pysyä ajan tasalla muista ajankohtaisista aiheista Microsoft 365:een liittyen, sinun kannattaa liittyä uutiskirjeemme tilaajaksi! Lähetämme kiinnostavimmat uutiset ja uutuudet tilaajillemme vähintään kerran kuukaudessa.

Matti Paukkonen

Matti on vuonna 2020 Microsoftin Most Valuable Professional -tittelin saanut modernin työn ammattilainen, joka vie Microsoftin pilvipalveluiden ilosanomaa ympäri maailmaa.