IT-ympäristön modernisointi toi tiedostot käyttöön pelimatkoillakin

Tahto otti keväällä 2020 KalPalle käyttöön modernin IT-ympäristön. Pilviympäristö sisältää Azure AD:n vahvan tunnistautumisen, laitehallinnan, Microsoft Intunen kautta tehtävän sovellusjakelun ja pilvihallittavan tulostuksen. Käyttöön otettiin myös joukko kattavia tietoturvaominaisuuksia, mm. Advanced Threat Protection -viestinnän suojausominaisuus, jolla suojataan yritystä erilaisilta kyberuhkilta. Tahto uusi myös KalPan toimistoverkon ja tulee uusimaan verkon myös Niiralan Montussa. Sisäistä viestintää ja tiedostonhallintaa parantaakseen KalPalle otettiin käyttöön myös Microsoftin Teams ja SharePoint. Projektin aikana Tahto ja KalPa loivat yhteistyössä tietotyön pelikirjan, jossa ohjeistetaan, kuinka organisaation uusia työvälineitä tulee käyttää yhdessä sovituin menetelmin.

Modernin IT-ympäristön hyödyt

Tahdon ja KalPan yhteinen taival alkoi vuoden 2020 keväällä. KalPa oli aiemmin tilanteessa, jossa IT-arki oli toimivaa, mutta ympäristön kehitysvauhti ei vastannut heidän tarpeitaan. KalPan toimitusjohtaja Toni Saksmanin mukaan tilanne aiemman kumppanin kanssa oli liiaksi vakiintunut.

“Osittain tilanne johtui varmasti siitä, että olimme toimineet aiemman kumppanin kanssa pitkään yhteistyössä. Emme itse olleet seuranneet, miten tekniikka on kehittynyt vuosien varrella ja mitä mahdollisuuksia se nykyään voisi tuoda meidän toimintaamme. Meistä oli jäänyt varmaan käsitys, että tämä on nyt se meille ainoa oikea tapa, jolla haluamme hoitaa IT-asiat.”

Staattisen tilanteen selvittämiseen saatiin uutta pontta, kun KalPan ja Tahdon tiet kohtasivat.

“Arki kyllä pyöri entiselläkin mallilla, mutta yksi syy, jonka vuoksi lähdimme pohtimaan muutosta, oli se, että Lasse {Miettinen] kävi kertomassa meille, miten Tahto hoitaa IT-asioita ja mitä se tämän päivän tietotyö oikein on. Keskustelun aikana sitten konkretisoitui, että nämä ovat sellaisia asioita, joiden kanssa on tullut tuskailtua ja ne voisi hoitua nykyistä paremminkin.

Meillä oli aiemmin omissa tiloissa serveri, joka varmistettiin toisaalle. Jos oli tarve päästä käsiksi yhteiskäyttöisiin tiedostoihin, meidän piti käyttää VPN-yhteyttä. Itselläni tuo yhteys toimi joskus, joskus taas ei; tilanne hankaloitti etänä työskentelyä. Tiedostot piti pitää tallessa omalla koneella, jotta niihin pääsi varmasti käsiksi. Olisi ollut noloa, jos vaikka hallitusmateriaalin tiedostot jäisivät viimeistelemättä sen takia, että VPN-yhteys ei toiminut ja tiedostoihin ei päässyt käsiksi.”

Mm. etäkäytön haasteet saivat Saksmanin pohtimaan sitä, että aika on kypsä ympäristön päivittämiselle. KalPa oli ottanut vuotta aiemmin käyttöönsä Office 365-lisenssit, joten lähtökohdat modernin IT-ympäristön käyttöönotolle olivat otolliset.

Lapa jäähän ja tiedostot haltuun missä ja milloin tahansa

Saksman kokee, että yksi suurimmista hyödyistä KalPan ja Tahdon kumppanuudessa on aito aika- ja paikkariippumattomuus.

“En tiedä, miten yleistä nykyään enää perinteinen toimistoajassa työskentely on, mutta varsinkin meillä tilanne elää koko ajan. Pelejä on kauden aikana lauantaisin ja iltaisin, ravintola- ja uimahallitoimintaa on viikon jokaisena päivänä 6–21 välillä, meidän ihmiset ja joukkue liikkuu ja matkustaa paljon… halusimme varmistaa, että satuitpa olemaan missä tahansa mihin aikaan tahansa, pääset tarvittaessa käsiksi kaikkiin tarvittaviin tietoihin.

Omasta mielestäni todella hienoa ja mukavaa on se, että tiedostoihin pääsee käsiksi myös mobiililaitteella. Olen voinut hoitaa esimerkiksi loman aikana asioita helposti mistä tahansa, kun aiemmin olen joutunut sanomaan, että hoidan asian, kun olen seuraavan kerran toimistolla. Nyt olen voinut tarkistaa tiedon mobiililaitteella Teamsista ja laittaa kysyjälle vastauksen viidessä minuutissa.”

IT-kumppanuus tuo kustannussäästöjä ja tehoa toimintaan

Saksman kertoo, että KalPa on luottanut IT-asioiden hoidon kumppanin käsiin niin kauan, kun hän tietää. KalPalla on n. 30 tietotyötä tekevää ammattilaista aina videovalmentajista kirjanpitäjään ja ravintolapäällikköön saakka.

“Me olemme sen kokoinen organisaatio, että meillä ei ole järkevää olla omaa IT-osastoa. Maailma muuttuu niin kovaa vauhtia, että oma IT-henkilö saisi istua puolet työajastaan erilaisissa koulutuksissa, jotta hän pysyy kartalla siitä, missä mennään ja mitä seuraavaksi pitäisi tehdä.”

Tahdossa Toni Saksmanin vakuutti moderni ja kustannustehokas kokonaisuus.

“Noiden kahden elementin lisäksi uskon, että saamme hyötyjä myös vähän hankalammin mitattavissa asioissa, kuten esimerkiksi että miten paljon nopeammin pääset nykyisin tekemään tietyt työtehtävät. Pystymme ennen kaikkea saavuttamaan työajallista tehokkuutta ja työn tekemisen helppoutta.

Pilviympäristöön siirtyminen on myös kustannustehokasta. Kustannukset ovat pysyneet hallinnassa ja me näemme, että tulemme saamaan entiseen verrattuna huomattavasti enemmän hyötyjä tällä mallilla.”

Yhteistyö KalPan ja Tahdon välillä on Saksmanin mielestä luontevaa.

Yhteistyö Tahdon kanssa on tuntunut tosi hyvältä. Mikko [Pirskanen] on toiminut meille toistaiseksi pääasiallisena yhteyshenkilönä ja kaikki on toiminut todella hyvin. Sovitut aikataulut on pitäneet ja vaikka maailma muuttui käyttöönottoprojektin aikana, niin löysimme kuitenkin yhdessä hienosti konstit, joilla saatiin hommat maaliin.

Muutosta ilman vastarintaa

Ennen projektin alkua Saksman oli hieman huolissaan siitä, miten muutos saadaan jalkautettua organisaatioon ja minkälaista muutosvastarintaa on mahdollisesti odotettavissa. KalPan organisaatio oli kuitenkin tottunut tekemään töitä samalla tavalla vuosikausia, joten modernit työtavat saattaisivat tuntua monesta henkilöstä vierailta.

“Tiesin, että ympäristön päivitys tulee muuttamaan konkreettisesti tekemistä. Tiedostot käsiteltäisiin jatkossa Teamsissa verkkolevyjen sijaan ja joutuisimme opettamaan uusia työtapoja organisaation sisällä. Omassa mielessäni suurin haaste oli juuri se, miten muutos otettaisiin sisäisesti vastaan.”

Muutos sujui kuitenkin hyvin, osittain myös koronakevään ansiosta.

“Käyttöönotto ja koulutukset pidettiin pääosin etänä kevään poikkeustilanteen vuoksi. Luulen, että toisaalta tässä tapauksessa poikkeustilanne toimi modernisointiprojektin eduksi, sillä se pakotti meidät siirtymään Teamsin maailmaan nopealla aikataululla. Konkreettinen ja pakottava tilanne ajoi meillä todennäköisesti muutosta normaalia nopeammin eteenpäin.

Meidän työkulttuuriimme on aina kuulunut mahdollisuus tehdä töitä etänä, joten sen suhteen muutos ei ollut niin suuri. Isoin asia olikin muuttuneet työkalut, jotka nyt tukivat etätyöskentelyä aiempaa paremmin. Esimerkiksi sisäinen viestintä on siirtynyt sähköpostista Teamsiin, joka selkeyttää viestintää huomattavasti. Sähköpostin pitkien viestiketjujen ja “vastaa kaikille”-toiminnon ongelmia ei ole Teamsissa, kun keskustelut käydään aina tiettyyn asiaan olennaisesti liittyvien henkilöiden kesken omilla tiimikanavilla ja mahdolliset tiedotettavat asiat voidaan laittaa yleiselle tiedotuskanavalle.”

Sisäsyntyinen kulttuuri toimii

Uusien käytäntöjen omaksuminen organisaatiossa onnistui hyvin. Palveluiden käyttöönoton jälkeen KalPa on vienyt itse omaa työskentelykulttuuriaan vahvasti eteenpäin.

“Halusimme jättää käyttöönoton jälkeen organisaatiolle tilaa tehdä uusista työtavoista itsensä näköiset. Haluamme, että kaikki toimii ja on jouhevaa emmekä halua tehdä asioista liian vaikeita. Seuraamme nyt, miten uusi arki lähtee liikkeelle. Jos jotain asiaa ei saada omin avuin toimimaan, pystymme saamaan tukea Tahdolta.”

Poikkeuskevät sai aikaan muutoksia joka puolella yhteiskuntaa. Yksi osa Toni Saksmanin työnkuvaa on osallistua Liigan johtoryhmän kokouksiin, jotka on perinteisesti pidetty kerran kuukaudessa paikan päällä Helsingissä. Keväällä kokouksia pidettiin jopa viikon välein, mutta Teamsin välityksellä. Teamsin käytön ansiosta kokouksiin menevä aika lyheni huomattavasti ja Kuopiosta Helsinkiin reissaamisen jäätyä pois Saksmanin työpäivään tulikin useita tunteja lisää tehokasta peliaikaa. Samat hyvät käytännöt siirrettiin myös KalPan oman organisaation sisään ja huomattiin, että uudet työkalut tuovat huomattavasti enemmän positiivisia asioita arkeen, vaikka uuden opettelussa onkin tullut välillä haastavia tilanteita eteen. Työkalujen tarjoamia mahdollisuuksiakin on otettu jo hienosti käyttöön.

“Teimme esimerkiksi Teamsiin yhteisen varauskalenterin, josta sekä ravintolapalvelumme henkilökunta että meidän myyntihenkilömme voivat myydä asiakkaillemme kokoustiloja käyttöön. Kun varauksia voidaan tehdä nyt monesta eri paikasta, myyntiä ei jää tekemättä eivätkä asiakkaamme joudu odottelemaan turhaan. Luulen, että vastaavanlaista hiomista tulee tehtyä tässä pitkin matkaa myös urheilupuolella, kun saamme lisää kokemusta ja näkemystä uusien työkalujen tuomista mahdollisuuksista.”

Tahto ❤ KalPa – nyt ja jatkossa

Saksman näkee Tahdon ja KalPan yhteistyön hyvänä ja tulevaisuuden selkeänä.

“Malli, jossa istumme alas muutaman kuukauden välein ja tarkastelemme mitä on tehty ja mitä tullaan tekemään, on hyvä. Se pitää keskustelun jatkuvasti aktiivisena ja jos esiin on noussut jotain ongelmia, niin niihin pystytään reagoimaan nopeasti. Kehitystiekartta auttaa pitämään fokuksen selkeänä. ”

KalPan toimitusjohtaja Toni Saksmanin terveiset organisaatioille, jotka ovat vastaavassa tilanteessa, jossa KalPa oli, ovat selkeät.

“Kannattaa selvittää, mitä vaihtoehtoja on tarjolla. Mitä helpommin ja paremmin IT:n kaltaiset toiminnot toimivat, sitä enemmän ne näkyvät tuottavassa työssä ja ajan säästössä.

Olemme itse huomanneet jo kumppanuuden alkuvaiheessa, että olemme saaneet jo paljon niitä asioita, joita lähdimme hakemaan ja luulen, että emme edes vielä tiedä kokonaisuudessaan, mitä kaikkea tulemme kumppanuudesta saamaan. Kannustan siihen, että organisaatiot tarkistelevat omaa tekemistään tietyin väliajoin ja katsovat, onko organisaatio ajan tasalla. IT-asioissa tätä tarkastelua kannattaisi tehdä vielä vähän useamminkin, koska se maailma muuttuu niin hurjaa vauhtia jatkuvasti.”