Tietotyö ja sisäisen viestintä hallintaan tehokkaalla projektilla

Villistä lännestä satulaan

Bluefors oli ottanut Microsoft 365:n käyttöönsä jo aiemmin, mutta järjestelmien käyttöönotto oli tehty vahvasti teknisestä näkökulmasta. Ympäristö oli pystytetty ja Teams otettu käyttöön, mutta koska esimerkiksi Teamsin käytölle ei ollut sovittuja yhteisiä käytäntöjä, siitä oli muodostunut eräänlainen villi länsi, jossa jokainen toimi oman osaamisen ja logiikan puitteissa. Tiedostojen työstämiseen, tallennukseen ja jakokäytäntöihin ei ollut mitään sääntöjä. Microsoft 365:n rooli järjestelmäkokonaisuudessa vaati tarkennusta.

Blueforsin Operations Management -tiimissä työskentelevä Operations Development Manager Ina Immosen mukaan projektin lähtökohdat olivat selkeät.

”Projektin tavoite oli selkeästi se, että saisimme organisaation sisäistä kommunikointia aktiivisemmaksi ja organisoiduksi. Halusimme kirjoittaa auki yhteiset ja selkeät pelisäännöt: mitä työstetään missäkin kansiossa ja mihin tallennetaan mitäkin. Kaipasimme selkeämpää dokumenttien hallintaa ja yhteisiä tapoja, jolla niitä työstetään.”

Teams- ja SharePoint-projektien ohella Blueforsille oli myös tärkeää siirtää työohjeita ja muita sensitiivistä tietoa sisältäviä dokumentteja pilvihallituiksi ja näin helpommin yhdessä työstettäväksi. Tämä toteutettiin Azure Information Protection -teknologiaa hyödyntäen.

Asiantuntemuksen lisääminen koulutusten avulla

Projektiin kuului olennaisena osana uusien käytäntöjen läpikäynti ja koulutukset henkilöstön kanssa. Koulutuksia pidettiin yhteensä vajaalle sadalle henkilölle.

Henkilöstön koulutukset olivat sisällöltään hyvin meitä palvelevia ja interaktiivisuus toimi hienosti. Kaikilla oli mahdollisuus kysyä asioita ja vaikuttaa koulutuksen sisältöön omalta osaltaan. Teams koulutusalustana oli myös oikein toimiva.

Koulutusten jälkeen henkilöstölle pidettiin vielä erillisiä Q&A-sessioita, joissa työntekijöillä oli mahdollisuus käydä käytön aikana eteen tulleita, mieltä askarruttavia asioita, läpi Tahdon asiantuntijan kanssa. Modernin työn asiantuntija ja asiakasprojektin projektipäällikkönä toiminut Teela Jokiranta pitää Q&A-hetkiä hyödyllisinä ja tarpellisina.

”Usein tilanne on se, että itse koulutusten aikana käyttäjille ei herää niin käytännöllisiä kysymyksiä kuin varsinaisen käytön aloittamisen jälkeen. Q&A-tapahtumat ovat siinä mielessä tosi hyviä, että niissä päästään käsiksi juuri kyseisen organisaation ympäristöön liittyviin kysymyksiin.”

Teamsin ilosanoma leviää lähettiläiden voimin

Blueforsille muodostettiin Microsoft 365 -lähettiläiden ryhmä, jonka tavoitteena on kerätä kokemuksia esimerkiksi Teamsin käytöstä sekä auttaa muita käyttäjiä eteen tulevissa ongelmatilanteissa. Ina Immonen on yksi organisaation sisäisistä lähettiläistä ja kokee toiminnan tarpeellisena.

”Lähettilästoiminta itsessään käynnistyi hyvin. Perustimme Teamsiin asialle pyhitetyn kanavan, jossa ihmiset voivat jakaa vinkkejä ja kysyä neuvoja Teamsin käyttöön liittyen. Lähettilästoimintaa on tarkoitus kehittää jatkossa ja jalkauttaa se vieläkin laajemmin ihmisten arkeen.”

Lopputuloksena laadukas ja turvallinen kokonaisuus

Projektin lopputuloksena Teamsin ja SharePointin päivityksellä saatiin aidosti Blueforsin tietotyötä ja sisäistä viestintää palveleva kokonaisuus. Tiedostojen siirtäminen pilveen toteutettiin Blueforsin laatujärjestelmän mukaisesti ja toteutus on toimiva ja turvallinen. Blueforsin Ina Immonen oli projektiin tyytyväinen:

Projekti meni kokonaisuudessaan mallikkaasti. Mielestäni asiakasta kuunneltiin projektin aikana hirveän hyvin ja saimme kokonaisuuden, joka vastasi odotuksiamme ja joka palvelee meitä erinomaisesti. Teelan kyky vetää projektia, kysyä oikeuta kysymyksiä ja toimittaa vastauksia meidän kysymyksiimme oli erinomainen suoritus.

Immonen suosittelee Tahtoa palveluntarjoajana ilomielin.

”Työskentely Tahdon kanssa on helppoa ja tavoitteellista. Teela oli erittäin hyvä omassa hommassaan ja jos antaisin NPS-numeron, niin olisin ehdottomasti suosittelijoiden joukossa!”