Mitä oikein tarkoitetaan, kun käytetään termiä moderni tietotyö? Asiaa pohtii uusin tahtolainen, Teela Jokiranta.
Mikä tietotyö?
Olen tietotyön asiantuntija. Mutta mitä se tarkoittaa? Tietotyö on mielestäni terminä haastava. Ja yritäpä lähteä kääntämään sitä englanniksi! Information work? Ei toimi. Sillä mitä se lukijalle kertoo? Nykypäivän maailmassa teemme lähes kaikki töitä tiedon parissa: tuotamme sitä, jalostamme sitä, analysoimme sitä, hyödynnämme sitä. Tiedon parissa ei työskennellä vain joissakin rooleissa eikä tieto ole sidottu tiettyihin toimialoihin. Tietoa on kaikkialla. Mitä siis on tietotyö? Kun minä puhun tietotyöstä, tarkoitan itse asiassa toimistotyötä. Sillä lisällä totta kai, että tämän päivän toimisto ei ole paikkaan sidottu asia. Toimisto antaa puitteet tekemiselle. Toimisto käsitteenä tarkoittaa niitä asioita, joita kaikki yritykset ja organisaatiot tekevät riippumatta ydinliiketoiminnastaan: suunnittelua, organisointia, seurantaa. Kun puhutaan modernista tietotyöstä, puhutaan toimistotyön tukemisesta digitaalisilla työkaluilla. Kyseessä on tiedon jakamisen tehostaminen, tiedon saavutettavuuden parantaminen ja tiimien yhteisen tekemisen puitteiden kehittäminen.
Millä sitä tietotyötä tehdään?
Modernin tietotyön tekemiselle tarjoaa nykypäivänä moni järjestelmäkehittäjä sovelluksia. Uskon, että Microsoftin työkaluihin on käyttäjillä hyvät lähtökohdat, sillä kun on tottunut käyttämään esimerkiksi Wordia tai PowerPointia, ovat toiminnot muissakin Microsoftin sovelluksissa tutun oloisia heti kättelyssä. Sovelluksissa tärkeää on nimenomaan lähestyttävyys ja intuitiivisuus – töissä käytettävien työkalujen tulee olla yhtä sujuvia kuin ne sovellukset, joita käytämme vapaa-ajalla. Olen työskennellyt Microsoftin järjestelmien parissa kahdentoista vuoden ajan. Olen suunnitellut niiden käyttöä, hallinnoinut niitä ja kouluttanut loppukäyttäjiä.
Tietotyö tai moderni työ – nykyaikaisella toimistotyöllä on monta nimeä. Tahdon asiantuntijat ovat modernin tietotyön superosaajia, jotka ovat auttaneet asiakkaitamme parantamaan arkeaan jo lähes kymmenen vuoden ajan.
Nyt viime aikoina olen ilolla seurannut käyttäjien uudenlaista suhtautumista Microsoftin kattavaan tietotyön sovellukseen, Teamsiin. Kuvailen Office 365 -kokonaisuuteen kuuluvaa Teamsia toimistotyöläisen digitaalisena työpöytänä, joka kokoaa eri toiminnot yhteen käyttöliittymään. Teams tuntuu saaneen käyttäjät ihan eri tavalla mukaansa kuin aikaisemmat sovellukset. Teams ei vaikuta pelottavan monimutkaiselta, vaan helpolta käyttöönotettavalta ja samankaltaiselta kuin yleisimmät vapaa-ajan sovellukset. Teamsin keskustelupuoli on ihan samanlainen kuin mihin olemme tottuneet sosiaalisen median kanavissa ja yksityiset chatit tarjoavat WhatsApp-maisen tavan kommunikoida, etenkin jos käyttäjä on ladannut Teamsin kännykkäänsä. Lisäksi Teams mahdollistaa yhteistyön tekemisen sekä organisaatioiden sisällä että ulkoisten kumppanien kanssa.
Harva asia on vain tekniikkaa
Mutta jos työkaluja on kerran olemassa, niin miksi moderni tietotyö koetaan sitten edelleen niin vaikeaksi? No koska me unohdamme usein, että järjestelmä ei yksin ole ratkaisu. IT-mielessä sovellusten tekninen implementointi on toki tärkeää, mutta lopputulosta ajatellen vähintään yhtä tärkeää on operatiivinen käyttöönotto. Järjestelmät antavat mahdollisuuksia, mutta tiimien ja organisaatioiden yhteiset toimintamallit sekä pelisäännöt tekevät sen, että järjestelmistä saadaan halutut asiat irti. Valitettavan usein suoritetaan ainoastaan tekninen toteutus eikä käytetä aikaa tärkeimpään: miten juuri meidän tiimimme toimii näiden kanssa, mitkä pelisäännöt meidän kannattaisi laatia. Vastauksena edellä mainittuihin asioihin toimii modernin työn pelikirja.
Pääsen roolissani tietotyön asiantuntijana tekemään monipuolisesti toimistotyön tehostamisen projekteja erilaisten asiakkaiden kanssa ja miettimään kullekin asiakkaalle juuri heidän toimintaansa parhaiten tukevat tietotyön työkalut ja tavat. Saan siis sekä ammentaa kokemuksestani että kartuttaa sitä oppimalla jatkuvasti uutta – mielestäni loistava win-win tilanne.