Yhteistyössä on tunnetusti voimaa. Microsoft tekee jatkuvasti työtä sen eteen, että yhteistyö olisi entistä helpompaa niin oman tiimin kuin ulkoisten kumppanienkin kanssa. Teamsin uudet jaetut kanavat (Teams Shared Channels) on tarkoitettu nimenomaan helpottamaan yhteistä tekemistä tiimin ulkopuolisten jäsenten kanssa. Esittelen tässä artikkelissa, mitä jaetut kanavat ovat, miten ne toimivat ja mitä niiden suhteen kannattaa ottaa huomioon.
Teamsin jaetut kanavat pähkinänkuoressa
Ensin noin kymmenen faktaa Teamsin uusista jaetuista kanavista.
- Jaettu kanava on mahdollista jakaa tiimin ulkopuolelle, joko suoraan käyttäjälle tai tiimille, ilman tiimijäsenyyttä.
- Jaettuja kanavia voi myös jakaa organisaation ulkopuolisille henkilöille ja tiimeille.
- Jaettu kanava ei vaadi erillistä organisaation vaihtoa Teamsissa vaan kanava tulee suoraan näkyviin kanava listaan joko uutena tiiminä tai osaksi olemassa olevan tiimin kanavalistaa.
- Jaetulla kanavalla voidaan käydä keskustelua, käsitellä yhdessä tiedostoja ja käyttää, muutamia poikkeuksia lukuunottamatta, eri sovelluksia kanavan välilehdillä.
- Jaetulla kanavalla on omat erilliset omistajat.
- Tiimin omistaja näkee kaikki jaetut kanavat tiimin hallinnan kautta, mutta pääsee vain niille kanaville joille on erikseen määritettynä oikeudet.
- Jaettu kanava luodaan samalla tavalla kuin vakio- ja yksityinen kanava.
- Luontivaiheessa on mahdollista päättää sallitaanko sen tiimin, jossa kanava sijaitsee, jäsenten pääsy kanavalle. Tämän valinnan voi muuttaa myöhemmin.
9. Jaetun kanavan nimen perässä on pieni ikoni, joka kertoo että kanava on jaettu kanava.
Miten Teamsin kanavan voi jakaa?
Teamsin jaetun kanavan voi jakaa kolmella eri tavalla. Käyttäjän käyttökokemus on jakotavasta riippuen hieman erilainen.
Tapa 1: Teams-kanavan jakaminen suoraan käyttäjälle
Jaetun kanavan voi jakaa suoraan henkilölle, jolloin kanava ilmestyy uutena kanavana käyttäjän kanavalistaukseen.
Käyttäjä näkee myös sen tiimin nimen mistä kanava jaetaan, ulkoisten organisaatioiden kanavissa näkyy myös organisaation nimi ja jaetun kanavan nimessä teksti (ulkoinen).
Käytä tätä tapaa, kun:
- haluat jakaa yksittäisen kanavan henkilöille joko omassa organisaatiossasi tai ulkoisille käyttäjille.
- Tämä jakotapa toimii hyvin jos tiedät kenet kanavalle pitää kutsua ja osallistuvat henkilöt vaihtuvat harvoin.
- haluat varmistua kenellä on oikeudet kanavalle ja haluat hallita jäsenyyksiä itse
Tapa 2: Teams-kanavan jakaminen tiimille, jonka omistaja olet
Kanavan voi jakaa oman organisaation tiimille, jossa olet jo omistajana. Tämä tarkoittaa sitä että sen tiimin jäsenet saavat oikeudet jaettuun kanavaan. Samalla kanavalle pääsyn hallinta siirtyy toisen tiimin omistajille. Tällä tavalla kanava ei tuo uutta tiimiä tiimi- ja kanavalistalle vaan kanava lisätään osaksi valitun tiimin kanavalistaa.
Käytä tätä tapaa, kun:
- haluat jakaa vain yksittäisen kanavan toisen tiimin jäsenille, esimerkiksi haluat kutsua tiimin osaksi projektia tai yhteistyökanavaa.
- haluat jakaa kanavan tiimille jonka jäsenyyden rakennetaan dynaamisesti, esimerkiksi tietyn yksikön tiimi.
Tapa 3: Teams-kanavan jakaminen toiselle tiimille
Kanavan voi jakaa myös tiimille, jossa et ole omistajana. Tässä tapauksessa jakamispyyntö lähetetään henkilölle, joka toimii jonkin toisen tiimin omistajana.
Tämä henkilö voi päättää mihin tiimiin kanava liitetään.
Jakamispyynnön lähettäjä saa vielä varmistuksen että onhan tiimi johon kanava liitetään sopiva. Tätä tapaa käytettäessä on hyvä käydä sopia mihin tiimiin kanava jaetaan. Tämä tapa toimii myös organisaatioiden välillä.
Käytä tätä tapaa, kun:
- haluat ulkoistaa jäsenyyksien hallintaa toisen tiimin omistajalle. Toimii erityisesti jos henkilövaihtuvuutta on paljon toisen organisaation jäsenten osalta.
- Pysyvämpien yhteistyökanavien jakaminen sisäisesti ja organisaatioiden välillä.
Kanavan oikeuksien hallinta
Jaetun kanavan omistaja pääsee tarkastelemaan kanavan käyttöoikeuksia kanavan hallintanäkymän kautta. Omistaja näkee suoraan henkilöille määritetyt oikeudet ja tiimeille määritetyt oikeudet.
Tiimikohtaisissa oikeuksissa omistaja voi tarkastella myös kuka saa oikeudet tiimin kautta.
Sovi yhteiset pelisäännöt
On tärkeää sopia yhteiset pelisäännöt miten ja millä tavalla kanavia jaetaan niin sisäisesti kuin yhteistyöorganisaatioiden kanssa. Kun kanavia jaetaan organisaatioiden välillä, on hyvä sopia kuka omistaa yhdessä tuotetun tiedon ja luo kanavan sekä millä tavalla pääsy kanavalle järjestetään.
Oletuksena kanavien jakaminen organisaation ulkopuolelle on estettynä ja yhteistyö jaetuilla kanavilla vaatii kaikkien osapuolten hyväksynnän ja yhteistyöasetusten määrittämisen.
Mitä tällä hetkellä tuetaan?
Jaetulle kanavalle voi osallistua vain työ- tai oppilaitostilillä, henkilökohtaiset Microsoft-tilit eivät ole tuettuja. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä että käyttäjällä on oltava Microsoft 365 ja Microsoft Teams käytössä.
Stream, Planner ja Forms välilehtiä eikä botteja, liittimiä ja viestilaajennuksia voi käyttää jaetulla kanavalla. Täältä löytyy ajantasainen lista tuetuista sovelluksista: https://docs.microsoft.com/en-us/MicrosoftTeams/shared-channels
Ilmoitukset jaetulta kanavalta eivät tule vielä mukaan Vastaamaton toiminta -sähköpostikoosteisiin, mutta ilmoitukset jaetuilta kanavilta tulevat suoraan Teamsin aktiviteettivirtaan.
Microsoft jatkaa pilvipalveluidensa kehittämistä jatkuvasti. Kun haluat tietää, mitä uusia ominaisuuksia on tulossa ja mitkä ovat tärkeitä sinun organisaatiollesi, ole yhteydessä meihin.