Turhan usein uusien järjestelmien käyttöönottoa varten tehtävä suunnittelu tehdään vain yhdellä osa-alueella – teknisellä tasolla. IT-osasto hankkii järjestelmän ja HR järjestää ehkä kertaluontoisen teknisen koulutuksen.
Riittääkö se kuitenkaan varmistamaan onnistuneen muutoksen?
Digiloikkia
Digitaalinen transformaatio on tämän hetken arkipäivää. Itseasiassa se taitaa olla monen mielestä jo eilispäivääkin. Tietojärjestelmiä otetaan käyttöön erilaisten liiketoiminnallisten prosessien tueksi. Toistuvia, rutiininomaisia tehtäviä pyritään automatisoimaan ja mahdollisuuksien mukaan siirtämään tekoälyn vastuulle ja asiantuntijoiden työaikaa halutaan allokoida muihin, vaativampiin tehtäviin.
Kuulostaa hyvältä, mutta kuinkas näissä tavoitteissa keskimäärin onnistutaan?
Hyvässä tilanteessa järjestelmien tekniseen suunnitteluun on käytetty paljon aikaa ja järjestelmävaatimukset on laadittu hyvinkin yksityiskohtaisesti. Teknisellä tasolla onnistumisprosentti voi tällöin olla hieno. Valitettavan usein kokonaisonnistumisen suhteen tilanne on kuitenkin ihan toinen. Tekniseen puoleen panostetaan, mutta operatiiviseen, varsinaiseen käytännön puoleen ei kiinnitetä riittävästi huomiota.
Monesti unohdetaan se tärkein: prosessi, jossa itse järjestelmä on vain yksi osatekijä.
”Teknisesti järjestelmä toimii kuin kellopeli!”
Organisaatiot hankkivat uusia järjestelmiä syistä X ja Y. Valitettavan usein tilanne käyttöönoton jälkeen on tämä: IT on suorittanut hienon teknisen käyttöönoton ja järjestelmä toimii moitteetta. Kaikki on teknisestä näkökulmasta hyvin.
Ainiin, mutta mites ne käyttäjät?
Henkilöstöllekin saatetaan kertoa, että järjestelmä on nyt olemassa ja tarjolla, ehkä jopa tarjotaan tekninen koulutustilaisuuskin. Käyttäjät jätetään kuitenkin usein oman onnensa nojaan toimintamallien suhteen. Ei mietitä, suunnitella tai kommunikoida, että miten tuo kyseinen järjestelmä tukee juuri meidän organisaatiomme toimintaa, miten se käytännön tasolla tulee osaksi organisaatiomme työarkea tai miksi se ylipäänsä on otettu käyttöön juuri meille.
Olen törmännyt usein siihen, että IT:n mukaan järjestelmät ovat hyvin helppokäyttöisiä ja käyttäjät kyllä itse parhaiten tietävät, miten haluavat niitä käyttää. Käyttäjiä ei haluta rajoittaa asettamalla liikaa sääntöjä; annetaan kaikkien kukkien kukkia. Tämäkin kuulostaa ihan hyvältä…teoriassa.
Annetaan kaikkien kukkien kukkia?
Nykyajan ketterät ja modulaariset järjestelmät taipuvat moneen tarkoitukseen, kehittyvät jatkuvasti ja antavat mahdollisuuksia vaikka mihin. Kaikkien kukkien kukkimisen haittapuoli on se, että sillä varmistetaan, ettei organisaatiolla ole yhteisiä toimintamalleja eikä yhteistä kivijalkaa, jonka päälle rakennetaan muita asioita. Jokainen käyttäjä saa rakentaa itse pyörän uudelleen, kerta toisensa jälkeen.
Usein näissä tapauksissa käyttöasteet ja käyttäjien järjestelmistä saamat hyödyt jäävät pieniksi. Vapaamuotoisen, ad hoc -tyylisen toiminnan on myös lähes mahdotonta mahdollistaa yrityksen kasvu, tai ainakin se on hyvin aikaa vievää ja resursseja vaativaa. Sanalla sanoen: vaikeaa.
Toinen tuttu skenaario on se, jossa järjestelmien odotetaan ratkaisevan operatiiviset ongelmat. Järjestelmien hankintaa voidaan käyttää luontevasti tekosyynä sille, ettei suunnittelua tehdä.
“Järjestelmä X tulee ensi kuussa. Sitten kaikki selviää.”
Tosiasiassa kuitenkaan itse järjestelmän ei pitäisi olla se pääasia. Järjestelmän pitäisi olla varsinaisen tavoitteen orja. Järjestelmä voi tietysti sysätä organisaation tekemistä oikeaan suuntaan ja antaa suosituksia pieniin yksityiskohtiin, mutta sen ei tulisi koskaan olla itse tarkoitus.
Microsoft 365 -pelikirja
Me Tahdolla teemme jatkuvasti tietotyön kehittämistä erilaisten asiakkaiden kanssa. Yhtenä tärkeänä tavoitteena projekteissamme on luoda asiakkaalle modernin työn pelikirja yhteistyössä asiakkaan kanssa. Pelikirjassa asetetaan yhteiset pelisäännöt ja toimintatavat ohjaamaan tietotyön tekemistä.
Parhaat tulokset saadaan, kun henkilöstö on mukana suunnittelussa alusta saakka.
Usein henkilöstöstä valitaan projektiin mukaan edustus eri puolilta organisaatiota, jotta varmistetaan kattava näkemys ja kokemus. Kun tietotyön osa-alueita ja niitä tukevien järjestelmien käyttöä suunnitellaan yhdessä, uusien toimintatapojen ja työkalujen jalkautus organisaatioon helpottuu. Projektiin valitut henkilöt vievät uusien toimintatapojen ilosanomaa omiin yksiköihinsä ja tuovat paluupostilla ajatuksia ja kokemuksia sovellusten käytöstä ja mahdollisista kehityskohteista.
Järjestelmien kanssa onnistumisessa oleellista ei ole niinkään teknologia, vaan toimintatapojen muutokset. Sen vuoksi on todella lyhytnäköistä tehdä vain käyttöönoton tekninen suunnittelu.
Me Tahdolla pureudumme projekteissamme asiakkaiden tietotyön tapoihin ja kipupisteisiin. Uusilla työvälineillä ja yhteisillä toimintamalleilla kehitetään liiketoiminnan lähtökohtia ja motivoidaan henkilöstä. Projekteissa suuressa roolissa on koulutus ja yhdessä laadittu tietotyön pelikirja antaa hyvän kokonaisuuden koulutuksen sisällölle.
Pelikirja mahdollistaa yritykselle myös helpomman perehdytyksen uusille työntekijöille. Tietotyö, yritysten liiketoiminnan muodot ja toimintatavat kehittyvät jatkuvasti ja teknologiset mahdollisuudet sovellusten kautta lisääntyvät koko ajan.
Oman yrityksen tietotyön jatkuvuuden, ylläpidon sekä kehityksen varmistamiseksi pelikirjan luominen on tärkeä asia; kun asiat on kertaalleen sovittu ja mallinnettu, niitä on helpompi jalostaa kehityksen myötä eteenpäin.
Onko teillä jo tietotyön pelikirja olemassa?