SharePointin tiedostoihin on monta ovea

Yksi SharePointin hyvistä puolista on sen monikäyttöisyys: intrasivut voidaan rakentaa omannäköiksi ja tiedostoihin pääsee käsiksi montaa kautta. Joskus eri vaihtoehdot voivat tuntua myös hämmentäviltä. Se on luonnollista jos SharePoint on organisaatiollenne uusi työkalu.

Pilvipalveluiden yksi ehdoton hyöty on se, että työskentely vapautuu paikan ja laitteiden rajoituksista. Kun samoihin tietoihin voi päästä käsiksi eri tavoin, työntekijät voivat itse valita tavan joka tuntuu heille luontevimmalta.

SharePointin tiedostoihin on monta ovea. On täysin itsestä kiinni, mitä niistä haluaa käyttää.

 

Tietokoneen resurssienhallinta

Voit tarkastella SharePoint –tiedostokirjastosi tiedostoja suoraan tietokoneesi resurssienhallinnan kautta. Ja kaikki tiedostot, esim. Word-dokumentit, voidaan tallentaa suoraan SharePoint-kirjastoon sen sijaan, että ne tallennettaisiin esim. työpöydälle. Tallennus tehdään samalla tavalla mutta dokumentti saadaan suoraan pilvipalveluun, jolloin se on paremmin käytettävissä sekä turvassa mm. yksittäisen koneen mahdollisilta toimintahäiriöiltä.

Teams

Teamsin kanavalle lisätyt tiedostot tallentuvat automaattisesti SharePoint-tiedostokirjastoon. SharePoint ja Teams toimivat saumattomasti yhteen. Yksi vaihtoehto on käyttää Teamsia arkityöhön eräänlaisena SharePointin käyttöliittymänä. SharePoint voi tällöin olla taustatyökaluna, staattisempien tietojen säilytyspaikkana sekä tiedostojen yleisenä tallennuspaikkana.

Internetselaimella Office 365 -pääsivun kautta

Microsoft Office Home –nettisivu näyttää kaikki käytössäsi olevat Office 365 -sovellukset. Sitä kautta voit avata sekä Teamsin että SharePointin, monien muiden työkalujen lisäksi. Kun avaat SharePointin, pääset käsiksi kaikkiin samoihin tiedoistoihin, kuin resurssienhallinan ja Teamsin kauttakin ja voit hakea haulla mitä tahansa tiedostoa. SharePoint on kätevä tapa tehdä organisaatiolle intra. Jos näin on tehty, löydät luultavasti SharePoint-sivultanne tiedostojen lisäksi organisaation tärkeitä tietoja esim. laskutus –ja osoitetiedot sekä kaikille jaettuja asioita, kuten yhteisiä toimintaohjeita tai varauskalenteita.

Mobiiliaplikaation kautta

Voit käyttää SharePointia (ja muita Office 365 –sovelluksia) myös kännykälläsi tai muulla mobiililaitteella, jos asennat puhelimeesi SharePoint-aplikaation. Office 365 -työkalujen käyttö ja tiedostojen käsittely onnistuu laitteesta ja paikasta riippumatta.

SharePoint on kuin organisaationne varasto, jonne on monta ovea. On itsestä kiinni, mitä ovea haluaa käyttää, jotta saa tarvitsemansa tiedoston tai tiedon. Tärkeintä on, että organisaationne tiedostot ovat turvassa, tallessa sekä automaattisesti hyvässä järjestyksessä ja siten helposti löydettävissä. Missä ja milloin vain.

 

Lue lisää SharePointista!