IT:n kokonaiskuva ja kulut haltuun palveluita kehittämällä: Munuais- ja maksaliitto

Munuais- ja maksaliitto kaipasi kumppania, joka veisi heidän IT-ympäristönsä pilvimaailmaan. Tahdon palveluiden käyttöönoton myötä liitto sai samalla IT-kulunsa haltuun ja saavutti ymmärryksen oman IT-ympäristönsä tilasta.

Munuais- ja maksaliitto tukee sairastuneiden ja elinsiirron saaneiden sekä heidän läheistensä hyvinvointia ja ajaa heidän oikeuksiaan. Liittoon kuuluu 19 jäsenyhdistystä, joissa on 6000 henkilöjäsentä. Liiton keskustoimisto on Helsingissä ja aluetoimistot Tampereella, Jyväskylässä, Kuopiossa ja Oulussa. Tahto vastaa toimistojen IT-palveluista kokonaisuudessaan.

Kaivattua kehitystä IT-asioihin

MuMa:n ja Tahdon yhteinen tarina alkoi vuonna 2019. Tuohon aikaan MuMa:n laitteistokanta oli vanhentunutta eikä heidän silloinen palveluntarjoajansa pystynyt tuottamaan palveluita niin korkealla tasolla kuin MuMa olisi tarvinnut ja kaivannut. IT:n kehitys oli pysähtynyt kokonaan, mikä aiheutti harmitusta etenkin pilvi- ja muista moderneista palveluista kiinnostuneessa liitossa.  Munuais- ja maksaliiton talouspäällikkö Tuire Halosen mukaan uudistukselle oli tarvetta:

“Palvelumme pyöri konesalissa ja käytimme verkkolevyjä. Halusimme siirtyä käyttämään pilvipalveluita mm. etätöiden helpottamiseksi ja vähentääksemme kustannuksia. Käytössämme olleet koneet olivat todella vanhoja ja huonoja; puhelimessani oli varmaan enemmän muistia kun kannettavassa koneessani.”

Koska liiton omat resurssit eivät riittäneet hoitamaan IT-asioita täyspäiväisesti, MuMa alkoi kartoittamaan kumppania, joka toimii asiakaslähtöisesti, tunnistaa heidän tarpeensa ja kykenee vastaamaan niihin. Tahdon hinta-laatusuhde vakuutti Tuiren ja muut päättäjät ja lopulta Tahto valikoitui kumppaniksi helposti.

“Tahto vakuutti jo tarjouksesta lähtien. Tahdon tarjous oli ymmärrettävä jopa tällaiselle maallikolle ja tyyli, jolla tarjous oli tehty, oli parempi kuin muilla palveluntarjoajilla.  Vakuutuimme siitä, että Tahto pystyy tuottamaan niin sanottua maallikkoystävällistä palvelua. Tämä sopii hyvin meidän työyhteisöllemme, jossa IT ei kuulu varsinaisesti ydinosaamisalueiseen!”

Sujuvasta käyttöönotosta toimivaan arkeen

Yhteistyö alkoi rullaamaan hienosti heti alusta alkaen. Tahto oli tullut tutuksi MuMa:n Tuire Haloselle jo aiemmin, joten hän tiesi, mitä odottaa.

“Palveluiden käyttöönotto sujui hyvin ja aikataulussaan. Tahto antoi itsestään ammattitaitoisen kuvan ja meidän välinen yhteistyö sujui mallikkaasti. Tahdon asiantuntijoiden ystävällisyys ja ammattitaito huokuivat läpi projektin.”

Palveluiden käyttöönotto on monesti asiakkaan ja toimittajan välistä kuherruskuukautta, jossa molemmat osapuolet haluavat antaa toisilleen hyvän kuvan hedelmällisen yhteistyön pohjaksi. Joskus voi kuitenkin käydä toisella tavalla ja ihastumisen jälkeinen arki ei olekaan ihan sitä, mitä oltiin ajateltu. MuMa:n ja Tahdon yhteiselo on kuitenkin ollut molemmin puolin antoisaa.

“Arki sujuu hienosti. IT toimii luotettavasti ja henkilökunnallamme on käytössään toimivat laitteet ja pilvipalvelut. Töiden tekeminen onnistuu nykyään helposti missä tahansa ja tavallaan voikin sanoa, että koska emme kiinnitä käytössämme oleviin palveluihin päivittäin erityistä huomiota, kaikki toimii hyvin. Työntekijöillämme on fiilis, että Tahtoon voi olla yhteydessä millä asialla tahansa ja Tahdolta saa aina asiantuntevaa ja ystävällistä palvelua kielellä, jota me ymmärrämme.”

Kuva: Munuais- ja maksaliitto

IT:n kulut ja palvelukokonaisuus hallinnassa

Munuais- ja maksaliiton talouspäällikkö Tuire Halonen on mielissään siitä, että vaikka liiton IT-kulut ovat pysyneet suurin piirtein samalla tasolla aiempaan verrattuna, rahalla saa nyt huomattavasti enemmän palveluita. Muutoksen myötä myös ymmärrys palvelukokonaisuudesta ja ratkaisuiden tuomista mahdollisuuksista on kasvanut uudelle tasolle.

“Ostimme aiemmin kaikki kehitystyöt tuntityönä ja tästä kertyi äkkiä iso summa. Olemme saaneet säästöä myös lisenssikuluissa non profit -lisenssien käyttöönoton myötä. Kun palveluakin saa nyt milloin tahansa ja kaikki toimii, niin puhutaan selvästä säästöstä aiempaan verrattuna.”

Pilvipalveluihin siirtyminen on tuonut Munuais- ja maksaliiton toimintaan myös uuden ulottuvuuden etätöiden tekemisen muodossa. Liitossa oltiin aiemminkin tehty etätöitä jonkun verran, mutta lähinnä vain silloin, kun työpäivän sisältö oli koostunut tehtävistä, jotka eivät edellyttäneet välttämättä edes internet-yhteyttä.

“Teimme aiemmin jonkun verran etätöitä, mutta se oli hyvin vähäistä. Ihmiset olivat etänä silloin, kun heidän piti esimerkiksi keskittyä kirjoittamaan jotain tekstiä. Tehtävät olivat kuitenkin sen luontoisia, että niiden tekemiseen ei tarvinnut mitään erityisempiä ohjelmia tai olla yhteydessä kenenkään kanssa.

Nykyään on äärimmäisen kätevää, kun ihmiset voivat työskennellä yhdessä Teamsin avulla. Olemme pieni organisaatio, mutta osa ihmisistä on Helsingin ulkopuolella. Esimerkiksi erilaisiin hakemuksiin liittyy usein henkilöitä, jotka asuvat muualla Suomessa. Teams mahdollistaa sen, ettei henkilöiden tarvitse matkustaa Helsinkiin saakka työstämään niitä. Tämä vähentää sitten mm. matkakuluja ja luo lisää säästöjä.”

Pilvipalvelut luovat uusia mahdollisuuksia

Tahdon palveluiden käyttöönottamisen jälkeen esimerkiksi vuoden 2020 poikkeuskeväästä ei vain selvitty, vaan se myös auttoi liittoa oivaltamaan lisää uusien palveluiden mahdollisuuksista.

“Pidimme keväällä jäsenyhdistystemme puheenjohtajien kanssa Teams-palaverin, jossa kaikki jäsenyhdistykset pääsivät kertomaan omista tilanteistaan ja jakamaan vinkkejä ja kysymyksiä toiminnan kehittämiseen ja arjen haasteiden selvittämiseen. En usko, että olisimme koskaan järjestäneet vastaavaa tilaisuutta ilman poikkeuskevättä ja pilvipalveluiden siihen luomaa mahdollisuutta. Olemme itse oppineet hyödyntämään nykyisten palveluidemme tuomia mahdollisuuksia ja saimmekin paljon kiitosta jäsenjärjestöiltä mahdollisuudesta jakaa kokemuksiaan.”

Tahdon ja Munuais- ja maksaliiton hedelmällinen yhteistyö jatkuu vahvana myös tulevaisuudessa. Tiekartalla on luvassa mm. lisäkoulutuksia M365-ohjelmistojen käyttöön. Tuire Halonen voi suositella Tahtoa muille ihmisille ilolla.

“Me olemme saaneet luotettavan ja ammattitaitoisen kumppanin, joka ajattelee aidosti meidän parastamme ja johon voimme turvautua. Jos Tahto ehdottaa meille uusia ratkaisuita, suhtaudumme niihin avoimin mielin, sillä voimme luottaa siihen, ettei Tahto myy meille palveluita turhaan vaan aitoon tarpeeseen. Pystymme keskittymään omaan tekemiseen täysillä ilman huolta IT:n toimivuudesta.”