POP Pankki Siilinjärvi kehitti Teamsista tietohallinnon voimanpesän

Kohti tavoitteita kumppanin kanssa kehittäen

POP Pankki Siilinjärvi oli jo aiemmin päivittänyt Skypen Teamsiin, ja Teams olikin jo laajalti käytössä organisaatiossa. Pankin organisaatiorakenteesta ja konttoreiden välimatkoista johtuen Teams oli todettu välttämättömäksi päivittäisen yhteydenpidon ja tiedonjakamisen kannalta. 

Itse Teamsin käyttöönotto oli sujunut hyvin ja vaikka organisaatiossa työskenteleekin teknologisesti hyvin eri tasoisia ihmisiä, kaikki olivat oppineet käyttämään sovellusta nopeasti. Henkilöstö oli havainnut Teamsin monipuolisuuden ja olikin pian käyttöönoton jälkeen alkanut pohtimaan, miten Teamsista saataisiin irti vielä enemmän. 

Toimitusjohtaja Soile Pusan mukaan kokonaisuuden ymmärryksen kasvaessa tarve kumppanille kirkastui.

Kun ymmärsimme O365-maailman kokonaisuuden, kävi nopeasti selväksi, että vaikka voisimme ottaa kokonaisuuden haltuun itsekin, nopeampi tie lopputulokseen, joka vastaa meidän tarpeitamme, on hankkia siihen apua ulkopuolelta. Emme olisi tässä tilanteessa, missä nyt olemme, jos olisimme tehneet projektin itse.

Selkeiden tavoitteiden projekti

Tahdon ja POP Pankki Siilinjärven yhteistyö alkoi nykytilanteen kartoituksella: missä pankki on menossa tällä hetkellä, mihin he haluavat päästä ja missä ja miten Tahto voisi heitä siinä auttaa. POP Pankki Siilinjärvellä oli selkeät tavoitteet projektiin lähdettäessä. 

Teamsin kaltainen järjestelmä jää helposti pelkäksi yksittäisten henkilöiden väliseksi chat-kanavaksi. Mietimme, miten voisimme hyödyntää Teamsia paremmin ja saimme projektin lopputuloksena työkalun, joka ohjaa meitä työprosessien uudistamiseen ja helpottamiseen. Meillä oli selkeä tarve tehostaa prosesseitamme ja tehdä niistä hallittavampia.

Projektin aikana keskityttiin erityisesti tiedonhallintaan; miten tieto järjestyy, miten sitä hyödynnetään ja miten sitä uitetaan eteenpäin eri prosessien vaiheisiin. Soile Pusan mielestä projekti onnistui hienosti. 

”Teela [Jokiranta] oli loistava pitämään kiinni aikatauluista ja loistava projektinjohtaja. Kun projekti tehdään normaalin arjen keskellä, on todella tärkeä asia, että joku varmistaa koko ajan, että projekti etenee suunnitellusti eteenpäin ja sovitut tehtävät eivät jää arjen jalkoihin.”

Onnistuneen projektin resepti

Teela Jokiranta kiittelee POP Pankki Siilinjärven aktiivisuutta ja oma-aloitteisuutta projektin aikana, ja Soile Pusa yhtyy kommenttiin.  

”Tämän kaltaisissa projekteissa pitää tietää se, mihin tarvitset apua ja mitä haluat saada aikaiseksi. Tällöin saat todennäköisemmin sitä, mitä tilaat. Meillä oli selkeät tavoitteet sen suhteen, mitä haluamme saavuttaa ja se auttoi varmasti osaltaan projektin onnistumisessa. Toisaalta Teela haastoi meitä projektin aikana hyvin ja hänen kanssaan pystyttiin keskustelemaan myös siitä, voisiko jotkut asiat tehdä entistä jouhevammin tai onko jotain muita asioita, jota pitää ottaa kokonaisuuden kannalta huomioon.” 

Tietotyön pelikirja tuo työntekijät samalle sivulle

Projektin aikana Tahto ja POP Pankki Siilinjärvi ottivat käyttöön myös Microsoft Plannerin, siirsivät työohjeiden ylläpidon ja hallinnoinnin pilveen ja automatisoivat tiettyjä prosesseja. Projektin lopputuloksena syntyi pankin oma tietotyön pelikirja.  

”Olemme fuusioitumassa Reisjärven Osuuspankin kanssa, joka kuuluu samaan pankkiryhmään kanssamme. Projektin aikana luotu tietotyön pelikirja tulee tässä tilanteessa todella tarpeeseen ja aktiiviseen käyttöön, koska meidän täytyy tuoda toisen organisaation ihmiset samalle kartalle siitä, miten Teamsia käytetään ja mikä sen tavoite on sekä missä tieto sijaitsee ja miten sitä käytetään.” 

Soile Pusa pitää projektia kokonaisuudessaan onnistuneena. Teamsista saatiin aidosti jokapäiväistä työtä tukeva ja tehostava työkalu ja henkilöstön koulutukset keräsivät hyvää palautetta. 

”Mielestäni Tahdon kanssa työskentely on jämäkkää, eikä minulle tullut kertaakaan sellainen olo, että olisin jäänyt killumaan tyhjän päälle.” 

Siilinjärven Osuuspankilla on konttoreita kotipitäjänsä lisäksi Kuopiossa, Nurmeksessa ja Iisalmessa. Asiakaskunta muodostuu noin 18 500 kotitaloudesta, yrityksestä, yhteisöstä sekä maa- ja metsätaloudenharjoittajasta. Pankin perusarvoina ovat ihmisläheisyys, nykyaikaisuus, taloudellisuus, luotettavuus ja paras hyöty asiakkaalle. Paikallisuus antaa edellytykset nopeaan päätöksentekoon. POP Siilinjärven henkilöstö muodostuu 43 rahoitusalan ammattilaisesta.