Onko käytetyllä teknologialla väliä työasioiden viestinnässä - Microsoft Teams vs. WhatsApp - Tahto Group

Onko käytetyllä teknologialla väliä työasioiden viestinnässä – Microsoft Teams vs. WhatsApp

22.9.2021 Matti Paukkonen

Saatat tietää sen tunteen, kun kollegasi heittää sinulle WhatsApp-viestin, jossa hehkutetaan työelämän onnistumista – uutta asiakasta, isoa kauppaa tai vaikkapa onnistunutta palaveria. Viestissä kerrotaan asiakkaan nimi, ehkä kauppasumma, ehkä yksityistietoja sopimuksen sisällöstä.

Mahtavaa, kauppa käy ja onnistumisia tuleekin hehkuttaa! Se jos mikä lisää hyvää fiilistä ja ruokkii lisäonnistumisia. Mutta onko WhatsApp kuitenkaan se oikea kanava tämän kaltaiselle viestinnälle, vai pitäisikö virtuaalisen diilikellon sijaitakin Microsoft Teamsissa?

Mikä on WhatsApp

WhatsApp on pikaviestisovellus, jolla käyttäjät voivat lähettää niin teksti-, ääni- ja kuvaviestejä, soittaa videopuheluita sekä jakaa mm. dokumentteja ja muuta mediaa.

Mikä on Microsoft Teams

Teams on Microsoft 365 -tuoteperheeseen kuuluva ryhmätyöskentelyalusta. Teams kokoaa yhteen käyttöliittymään mm. yksityiset ja tiimichatit, organisaation yhteiset tiedostot, ihmiset ja mm. lukemattomia kolmannen osapuolen sovelluksia. Myös ääni- ja videopuhelut sekä kokoukset hoituvat Teamsilla.

Teamsin käytön etuja WhatsAppiin verrattuna

  • Tiedon löydettävyys
    • Työhön liittyvää keskustelua ja tiedostoja ei tarvitse etsiä useasta järjestelmästä, kun kaikki löytyy Teamsista. Tiedon siiloutuminen vähenee myös huomattavasti.
  • Tiedon hallinta ja suojaus
    • Jos organisaation tärkeää tietoa lähetellään edestakaisin esimerkiksi WhatsAppissa, organisaatio menettää sen hallinnan. Teams pitää huolen siitä, että tieto pysyy organisaation sisällä. WhatsApp joutui taannoin suuren mediahuomion kohteeksi, kun paljastui, että se jakaa käyttäjistään tietoa Facebookille. Teamsin ansiosta tieto ja keskustelut jää organisaation haltuun myös siinä tapauksessa, kun työntekijä siirtyy toiseen organisaatioon. Jos entisen työntekijän numero säilyy samana, WhatsApp-viesteihin pääsee käsiksi myös työsuhteen päättymisen jälkeen.
  • Tietoturvan korkeampi taso
    • Kun organisaation tieto on sen hallinnassa, se tarkoittaa, että ulkopuoliset tahot eivät pääse siihen kiinni. Kun tiedot ovat hallitussa paikassa ja tiedetään, missä se sijaitsee, sen tietoturvakin on paremmalla tasolla.
  • Tiedon käytettävyys
    • Teams-viestistä voi luoda suoraan esimerkiksi tehtävän omalle to do -listalleen, jolloin tärkeät viestit ja tehtävät saa suoraan muistiin. Teams mahdollistaa myös integraatiot mm. OneDriveen, SharePointiin, Dropboxiin, Trelloon ja lukemattomiin muihin sovelluksiin, jolloin tiedon saa välittömästi hyötykäyttöön siellä, missä sitä tarvitset.
  • Tiedon jaettavuus ja yhteistyö
    • Teams on osa Microsoft 365 -tuoteperhettä ja on näin yhteydessä organisaation ihmisiin, työkaluihin ja tiedostoihin. Tämä mahdollistaa tiedon jakamisen ja yhteistyön tason, johon WhatsApp ei kykene. Teams mahdollistaa myös vieraskäyttäjien lisäämisen, joten esimerkiksi asiakkaiden ja muiden sidosryhmien välinen viestintä voidaan myös hoitaa Teamsin välityksellä tietoturvallisesti.
  • Työn ja yksityiselämän tasapaino
    • Voit asettaa Teamsiin hiljaiset ajat, jolloin Teams ei hälytä, vaikka sinne saapuisi viestejä. Näin työhön liittyvä viestintä ja henkilökohtainen viestintä ei mene sekaisin, jolloin voit nauttia ansaitsemastasi vapaa-ajasta entistä paremmin.
  • Viestit pysyvät organisaation sisällä kiireessäkin
    • Kuten Uunokin sen tiesi, virhelyöntien määrä kasvaa kauheasti kun kiireessä työskentelee. Jos vaikka viesti lähtisi epähuomiossa väärälle henkilölle, Teamsissa se pysyy kuitenkin organisaation sisällä. WhatsAppissa viesti saattaa kilahtaa kenelle tahansa.

Tehdään organisaatiosi arjesta parempaa yhdessä

Jotta organisaation yhteistyö toimii saumattomasti ja kaikki ovat samalla sivulla, tekemiselle on hyvä luoda yhteiset pelisäännöt. Hyvä ensimmäinen askel yhteisten sovittujen toimintatapojen käyttöönotolle on esimerkiksi modernin työn pelikirjamme.

Muutosmatka alkaa onnistuneella projektilla:

  1. Kartoitetaan, millainen organisaation nykytilanne on
    1. Käytössä olevat työkalut
    2. Tiedon sijainti ja jakamiskäytännöt
    3. Mitä haasteita nykytilanne aiheuttaa
  2. Määritellään Microsoft 365 -työkalujen roolitus
    1. Teamsin, SharePointin ja OneDriven sekä nykyisten tiedonhallinnan järjestelmien roolit päivittäisessä työskentelyssä
    2. Luodaan pohja pelikirjalle ja tuodaan sovitut asiat osaksi sitä
  3. Luodaan yhteiset pelisäännöt tiedostojen käsittelylle ja määritellään ensimmäiset askeleet muutokselle
    1. Selkeytetään yhteiset toimintamallit dokumenttien käsittelylle
    2. Sovitaan yhteisten dokumenttien ja dokumenttipohjien sijainnit
    3. Päivitetään sovitut toimintamallit pelikirjaan
    4. Julkaistaan pelikirjan 1. versio henkilöstölle ja koulutetaan uudet toimintamallit
  4. Suunnitellaan tiekartta muutoksen johtamiselle
    1. Määritellään yhdessä, miten organisaation yhteistyötä, tiedonhallintaa ja muita kehitystoimenpiteitä viedään käyttäjien arkeen
    2. Tahto tukee muutoksen läpiviennissä

Jos olet kiinnostunut parantamaan organisaatiosi yhteistyötä ja luomaan teille yhteiset pelisäännöt työskentelyn tueksi, autamme sinua mielellämme. Voit varata itsellesi sopivaan hetkeen maksuttoman kartoitusajan asiantuntijamme kanssa, niin katsotaan, miten voimme olla teille avuksi!


Matti Paukkonen

Matti on vuonna 2020 Microsoftin Most Valuable Professional -tittelin saanut modernin työn ammattilainen, joka vie Microsoftin pilvipalveluiden ilosanomaa ympäri maailmaa.