EU:n yleinen tietosuoja-asetus GDPR voi ajaa Metan ulos Euroopasta. Jos tämä tapahtuu, Metan omistama WhatsApp voi myös kadota EU:n alueelta. Jos näin käy, moni organisaatio on uuden edessä – miten sisäinen viestintä järjestetään, kun yksi kanava on poissa?
Onko organisaatiosi sisäinen viestintä hiuskarvan varassa?
Organisaatioilla on kirjavia käytäntöjä sisäisen viestinnän suhteen. Osa on keskittänyt kaiken työhön liittyvän viestinnän esimerkiksi Teamsiin, osan viestintä on jakaantunut useampaan eri kanavaan (Slack, Teams, WhatsApp, sähköposti ym.).
Mitä jos yksi noista kanavista katoaisi yhtäkkisesti? Ajaisiko se organisaatiosi kaaokseen? Tämä voi olla todellisuutta, mikäli Meta ja EU eivät pääse yhteisymmärrykseen datan jakamisesta EU:n ja Yhdysvaltojen välillä.
Meta vs. EU
Meta ilmoitti äskettäin , että se saattaa joutua vetäytymään EU-alueelta Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen, GDPR:n, vuoksi. Meta on käynyt keskustelua EU:n kanssa datan siirtämisestä Facebookin Euroopan Irlannissa sijaitsevan pääkonttorin ja sen Yhdysvalloissa sijaitsevan emoyhtiön välillä.
Keskustelu, tai kiista, on kestänyt jo useita vuosia ja voi olla, että datan siirto Euroopasta Yhdysvaltoihin tullaan kieltämään lähitulevaisuudessa. Jos datan jakaminen estetään, Metan (Facebookin) liiketoiminta, joka perustuu vahvasti käyttäjän tietoihin pohjautuvien mainosten näyttämiseen, kärsii kovan kolauksen.
Mitä tapahtuu korttitalolle, jos alimman rivin kortti otetaan pois?
Jos Meta päättäisi vetää palvelunsa pois EU-alueelta, se voi tarkoittaa myös Metan omistaman WhatsAppin katoamista. Vaikka työasioiden läpikäynti WhatsAppissa ei ole ehkä se kaikista järkevin vaihtoehto useastakin eri syystä, se on silti yllättävän yleistä suomalaisissa organisaatioissa.
Ilman yhteisiä ja selkeitä sisäisen viestinnän pelisääntöjä, usean viestintäalustan käytöstä tulee helposti (ja useimmiten) erilaisten villien länsien sekamelska. Yhteisen ymmärryksen ja yhteisten käytäntöjen puute ajaa ihmiset käyttämään mitä luovimpia tapoja viestiä tärkeistä asioista. Tieto on hajallaan useassa järjestelmässä ja viimeisin tieto ei ole aina välttämättä työntekijän löydettävissä.
WhatsApp on yksi näistä ”ylimääräisistä” järjestelmistä, jota käytetään usein sen helppouden vuoksi. WhatsAppiin sisältyy kuitenkin riskejä, joita arjessa ei usein tule ajateltua. Kaikki eivät halua käyttää sovellusta työasioihin, eikä keneltäkään sitä voi oikein vaatiakaan. Jos kaikki olennaiset henkilöt eivät voi fyysisesti vastaanottaa viestejä, viestinnän teho ei voi olla kovinkaan suurta. Lisäksi WhatsApp-viestit eivät välttämättä jää talteen mihinkään, jolloin sovelluksessa käydyt keskustelut voivat hävitä mahdollisesti tärkeine tietoineen.
Ja tosiaan, jos organisaatio on keskittänyt mahdollisesti suurenkin osan sisäisestä viestinnästään esimerkiksi WhatsAppiin, ja tässä tapauksessa Meta päättää poistua EU:n alueelta kaikkine palveluineen, tällöin organisaatiolle jää käteen väistämättä tyhjä arpa.
Entä jos laittaisitkin kaikki munasi yhteen koriin?
Jos käytössäsi on jo Microsoft 365 ja Teams, niin miksi et keskittäisi kaikkea työhön liittyvää viestintää sinne?
Teams mahdollistaa tiedon jakamisen samalla tavalla kaikille työntekijöille samanaikaisesti. Yhteisesti sovitut toimintatavat, jotka voidaan tuoda käyttäjien arkeen pelikirjan avulla, auttavat jokaista työntekijää seuraamaan tärkeitä viestintäkanavia, käymään ja seuraamaan keskusteluja, ja jakamaan tietoa samalla tavalla. Teams täyttää myös lainsäädäntöjen ja viranomaisten vaatimukset hallinnan ja tietoturvan osalta.
Organisaatio pääsee villistä lännestä takaisin satulaan.
Me Tahdolla olemme työskennelleet Microsoftin teknologioiden parissa vuosia ja olemme toteuttaneet eri laajuisia, hallittuja siirtymiä kirjavista viestinnän ja tiedonhallinnan toteutuksista kohti selkeää ja toimivaa, yhteistä toimintaa.
Jos haluat selkeyttä organisaatiosi viestintään ja tiedonhallintaan, keskustelemme kanssasi erittäin mielellämme! Voit varata keskusteluajan alta; kerromme, millä tavalla voimme olla teille avuksi.