Ekonomit johtaa tietohallintoa järjestelmällisesti ja tuloksekkaasti Tahdon kanssa

Tietohallinnon kumppanuus lähtee liikkeelle askel kerrallaan

Kuten monen muunkin asiakkaan kohdalla on käynyt, myös Suomen Ekonomien ja Tahdon yhteinen matka alkoi yksittäisestä projektista. Ekonomeilla oltiin tunnistettu haaste tietohallinnon johtamiseen liittyen ja todettu, että järjestön IT-ympäristön kokonaiskuvan muodostamiseen tarvittaisiin ulkopuolista apua.

”Tarvitsimme tahon, joka penkoo niin sanotusti meidän laatikot ja sanoo, että tällaista teiltä löytyy ja tätä teidän kannattaisi niille tehdä”, kuvaa tilannetta Suomen Ekonomien toiminnanjohtaja Jari Elo.

Ekonomit lähti toteuttamaan Tahdon kanssa laajaa kokonaisarkkitehtuurikartoitusta kehityspäällikkö Krista Karusalmen johdolla. Tavoitteena oli saavuttaa yhtenäinen ja strukturoitu johtamismalli, joka mahdollistaisi jatkuvan kehityksen. Lisäksi Ekonomien IT-palveluista oli tarkoitus tehdä yhtenäisiä ja hallittavia sekä digipalvelut tuli saada tuottamaan. 

Tahdon asiantuntijat Lasse Miettinen ja Tuukka Miettinen muodostivat kokonaiskuvan Ekonomien strategian, tavoitteiden, datan, tietohallinnon ja IT-järjestelmien tilanteesta avainhenkilöiden haastatteluiden perusteella sekä tutustumalla erilaisiin aineistoihin ja dokumentaatioihin. Kun nykytilanne ja siihen liittyvät haasteet oli tunnistettu ja Ekonomien tavoitetila oli selvä, saatiin muodostettua selkeä ja priorisoitu tiekartta kehitykselle, jota lähdettiin edistämään pala palalta.

”Ekonomeilla oli päivitetty ja hyvin selkeä strategia ja halu kehittää toimintaa. Saimme kaiken tiedon käyttöömme mitä saatavilla oli. Kartoituksen aikana tuli luettua varmaan pari sataa sivua erilaisia dokumentteja ja PowerPoint-esityksiä. Koko organisaatio otti meidän avoimesti vastaan. Näistä lähtökohdista oli hienoa päästä tutkimaan heidän toimintaa, luomaan kokonaiskuvaa, tunnistamaan kehityskohteita ja priorisoimaan niitä tiekartalle”, Lasse Miettinen kertaa.

Hyvin valmisteltu hanke johtaa lopputulokseen, jossa kaikki ovat tyytyväisiä

Yksi esimerkki monipuolisen yhteistyön tuloksista oli järjestön talous- ja laskutusjärjestelmän kilpailutus. Kartoitus todensi asian, jonka kanssa Ekonomit olivat tuskailleet jo aiemmin; jäsenlaskutukseen liittyvä tieto oli pirstaloitunutta, prosessissa oli kehitettävää ja laskutusjärjestelmä ei ollut tarkoituksenmukainen. Kaikki tämä aiheutti ylimääräisiä kustannuksia sekä turhaa työtä ja tähän haluttiin parannusta.

Tahto pystyi antamaan asiantuntevaa tukea uuden järjestelmän hankintaan aina sen valmistelusta hankintapäätökseen asti. Hankkeen kattava valmistelu varmisti sen onnistumisen: järjestelmä saatiin käyttöön suunnitellussa aikataulussa ja budjetissa, ihmiset ovat valmiita sen käyttöön ja integraatiot sekä työkalut toimii niin kuin pitää.

Ekonomien kehityspäällikkö Krista Karusalmen mukaan onnistumisen takana oli monta osatekijää.

”Kilpailutushankkeen valmistelussa onnistuttiin hyvin. Osasimme määritellä tarkkaan sen, mitä halusimme ja tarvitsimme, jolloin onnistunut ostaminen oli helpompaa.”

Jatkuvasti eteenpäin vievät pienet askeleet tuovat suuria hyötyjä

Tahdon ja Ekonomien antoisa yhteistyö ja toiminnan onnistunut jatkuva kehittäminen ei ole syntynyt sattumalta tai vahingossa.

Aluksi jatkuvalle kehittämiselle ja johtamiselle luotiin toimiva struktuuri, eli tässä tapauksessa perustettiin Tietohallinnon ohjausryhmä. Tämän jälkeen kehityslistalle valittiin kartoituksen perusteella tärkeimmät kohteet. Kehityskohteita työstettiin pala palalta eteenpäin ja niiden etenemistä seurattiin ja ohjattiin ohjausryhmävetoisesti. Yhdessä luodun kehitystiekartan avulla päästiin etenemään jämäkästi kohti tavoitteita. Yhteistyön aikana on noussut esiin myös uusia kehityskohteita, Ekonomien tapauksessa esimerkiksi tietoturvaan liittyviä, joita on saatu valmiiksi toimivan rakenteen ja avoimen yhteispelin ansiosta.

Kun katsotaan lähtötilannettamme ja sitä, missä olemme nyt, ero on merkittävä. Olemme saaneet selkeyttä koko IT-järjestelmän ylläpitoon ja edelleen kehittämiseen. Lisäksi käytämme nykyisin IT-budjetin entistä tehokkaammin. Itselläni on nykyään paljon varmempi olo, kun pysymme paremmin selvillä asioista. Meillä on kumppani, joka on työkseen ajan tasalla – näin myös meidän on helppo pysyä ajan tasalla.

Jari Elo, toiminannjohtaja

Suomen Ekonomit pääsevät hyödyntämään Tahdon koko osaamista heidän tarpeidensa mukaan. Koska toimivan yhteistyön selkäranka on avoimuus, kaikki tämä on mahdollista yhdellä, selkeällä kumppanuussopimuksella.

”Johtaja, tartu härkää sarvista ja innostu ulkoistamisesta!”

Krista Karusalmen mukaan Ekonomit eivät halunneet ulkoistaa puhtaasti koko tietohallintoaan. Heidän tavoitteenaan oli oppia ymmärtämään asioiden väliset kytkökset ja liittymäpinnat ja pystyä näin itse vastaamaan tietohallintonsa johtamisesta.

”Oma ymmärryksemme ja ammattitaitomme on ehdottomasti kehittynyt Tahto-kumppanuutemme myötä. Käymme asiat avoimesti ja selkeästi keskustellen läpi, joten ymmärryksen kasvattaminen tapahtuu tehokkaasti. Tämä vaatii luonnollisesti myös meiltä halua oppia asioita; olemme paljon itse kädet savessa mukana niin kartoituksissa kuin kehityshankkeiden suunnittelu- ja toteutusvaiheissa.”

Yhteistyö Tahdon kanssa on ollut mutkatonta.

”Koska Tahdon puolen tekijät ovat tuttuja, jatkuva kehitys etenee saumattomasti. Kaikki kehitettävät asiat ovat roadmapilla selkeästi budjetoituna ja hallittuna. Pääsemme aloittamaan seuraavan kehityshankkeen sujuvasti siitä, mihin edellisessä jäätiin. Etenemisen seuranta toimii hyvin säännöllisten tapaamisten ja selkeiden asialistojen ansiosta. Tahdon asiantuntijat ovat olleet hyviä, yhteistyö on ollut mukavaa ja mutkatonta ja kemiat ovat osuneet yhteen. Työtä on ollut mukava tehdä!”

Ekonomien kehityspäällikkö Krista Karusalmi rohkaisee pienten ja keskisuurien organisaatioiden johtajia olemaan rohkeita ja etsimään toimivia kumppanuuksia.

Kumppanuuksia kannattaa etsiä rohkeasti.

Krista Karusalmi, kehityspäällikkö

”Meidänkin tilanteemme oli pitkään se, että totesimme omassa poterossamme kaiken olevan kunnossa, kunhan mitään ei vaan satu. Tartuimme härkää sarvista ja veimme toiminnan seuraavalle tasolle. Esimerkiksi tietohallinto on asia, jota ei voi ulkoistaa kokonaan, mutta kumppanuuksien avulla voi ratkaista mm. sisäisiin resursseihin liittyviä haasteita. Meidän ei tarvitse miettiä, miten paljon tarvitsemme uutta henkilöstöä, vaan voimme ulkoistaa tarpeen mukaan tiettyjä tehtäviä ja keskittyä itse johtamaan kokonaisuutta. Ulkoistaminen on asia, joka kannattaa tehdä; se vaatii tiettyjä asioita budjetillisesti alussa, mutta tuo varmasti kustannussäästöjä tietyllä aikavälillä.”