Modernin työn pelikirja toi hallinnan tunteen kasvun keskelle

Tahdon ja AQVA Finlandin yhteistyö alkoi kesällä 2021, kun AQVA:n toimitusjohtaja Juha Aalto törmäsi LinkedInissä postaukseen, joka kiinnitti hänen huomionsa. Tahto kertoi tuotteistaneensa Modernin työn pelikirjan – kokonaisuuden, joka lupasi laittaa organisaation tiedonhallinnan ja yhteisen työskentelyn pelisäännöt kuntoon.

AQVA Finland oli tilanteessa, jossa niin moni muukin suomalainen organisaatio on: tietoa on paljon, mutta se ei ole kovin hyvin hallittavissa. Tieto ja tiedostot sijaitsivat siellä täällä ja ihmiset eivät löytäneet tarvitsemaansa informaatiota helposti, jos löysivät laisinkaan. Organisaation viestintä oli hajallaan eri kanavissa ja viestejä vaihdeltiin mm. sähköpostilla, Teamsilla ja WhatsAppilla. Tiedostoja työstettiin ja sovelluksia käytettiin ilman selkeitä yhteisiä pelisääntöjä ja käytäntöjä, joten tilanne meni hiljakseen pahemmaksi ja pahemmaksi. Tähän tarvittiin muutosta.

”Tilanteemme näytti olevan päällisin puolin kunnossa, mutta kun asiaa tarkasteli lähemmin, huomasimme, että tiedostot tuntuvat olevan hukassa ja hallinnolta kysellään vähän väliä kaikenlaisia asioita. Tähän kului paljon turhaa aikaa ja ymmärsimme, että emme voi jatkaa enää sillä tiellä. Totesimme nopeasti, että tarvitsemme avuksemme ulkopuolista apua”, kertoo AQVA Finlandin toimitusjohtaja Juha Aalto.

Nykytilan kartoituksesta kohti hallittua muutosta

Projekti aloitettiin asiakkaan nykytilan kartoituksella, jossa selvitettiin, mitä viestintäkanavia asiakkaalla oli käytössä ja mihin niitä käytettiin, miten organisaation tiedostoja hallittiin ja missä ne sijaitsivat, miten laajalti Teamsia käytettiin ja niin edelleen. Kartoituksen avulla asiakkaalle saatiin muodostettua selkeä kuva viestintäkanavista, tiedostojen käytöstä ja Teamsin rakenteesta sekä mahdolliset ratkaisut, joilla tilanne saataisiin käännettyä parempaan päin.

Tahto esitteli mahdolliset ratkaisuvaihtoehdot AQVA Finlandin projektissa mukana olleelle ydinryhmälle ja yhteinen kokonaisuus saatiin muodostettua molemminpuolisen keskustelun myötä. Tahto pystyi tuomaan esiin kokemuksen tuomat parhaat käytännöt, joista asiakas sai valittua itselleen sopivimmat ratkaisumallit.

Juha Aallon mielestä Microsoftin tarjoamat ratkaisut ovat erittäin toimivia myös kasvavan PK-yrityksen tarpeisiin.

Tahto ja AQVA Finland muotoilivat yhdessä muutaman viikon kestäneessä projektissa modernin työn pelikirjan mm. työpajojen avulla. Työpajojen aikana asiakkaan ydinryhmälle muodostui vahva ymmärrys pelikirjasta ja siihen liittyvistä työtavoista, jonka ansiosta he pystyvät kehittämään pelikirjaa jatkossa eteenpäin myös itsenäisesti. AQVA Finland ottikin pelikirjan heti omakseen ja uusia sisältöjä on alkanut syntymään hyvään tahtiin.

Tiedonhallinnan projekti toi helpotusta ja selkeyttä työn tekemiseen

Projektin lopputuloksena AQVA Finlandin tiedostojen hallintaan, yhteistyöhön ja viestintään saatiin tervetullutta rakennetta ja selkeyttä. Kun arjen työ ja tiedonhallinta on selkeytynyt, päivittäiseen tekemiseen on tullut uudenlaista tehokkuutta.

Pelikirjan ja Teamsin käyttöönotto toi kaivattua hallinnan tunnetta ja johdettavuutta monitoimialaiseen kokonaisuuteen. Eri liiketoimintojen tiedostot ovat tallessa ja löytyvät helposti ja eri asiakokonaisuuksista keskustellaan oikeissa paikoissa. Kokonaisuus pysyy täten aina hallussa, tilanteessa kuin tilanteessa. Tilanteet voivat kasvuyrityksessä elää paljonkin viikkojen ja kuukausien kuluessa. Ajoittain eteen tulee myös henkilöstömuutoksia. Pelikirja on auttanut tuomaan ennen kaikkea yrityksen yhteiset pelisäännöt yhteiseen paikkaan, jolloin ne ovat koko ajan kaikkien tiedossa. 

Itse pelikirja tuotiin osaksi AQVA Finlandin Teams-ympäristöä, jolloin yhteiset toimintamallit, käytännöt ja muut ohjeistukset ovat aina jokaisen työntekijän saatavilla helposti. AQVA Finlandin pelikirja sisältää linkitykset kaikkiin tärkeimpiin ohjeisiin ja järjestelmiin, joten tiedon etsimiseen käytettävä aika jää jatkossa minimiin.

AQVA Finland tarjoaa kotitalouksille veden puhdistus- ja suodatustuotteita sekä veden analyysipalveluita. Teollisuuden, terveydenhuollon ja julkisten tilojen tarpeisiin AQVA Finland tarjoaa Suomen kattavimman valikoiman vesikalusteita sekä veden puhdistus- ja käsittelyratkaisuja. AQVA Finland tuottaa myös vesitestejä ja -analyyseja, asennuksia ja huoltoja.