Itse pystytetyn Microsoft 365 -ympäristön kehittäminen kumppanin kanssa kannatti

Sievi Capital on kasvuorganisaatio, jolla ei ollut aiemmin kumppania IT-asioiden hoitamisessa. He olivat tottuneet ratkaisemaan teknologiset haasteet itse, mutta organisaation kasvaessa tämä vaihtoehto ei tuntunut enää järkevältä. Asiakkaalla haettiin tehokkaampaa ratkaisua ja oikeanlaista kumppania, joka tarjoaisi tukea ongelmiin, vahvistaisi organisaation tietoturvan tasoa ja toisi uudenlaisia ratkaisuita tiedon ja tiedostojen hallintaan. Lisäksi heillä oli edessään muutto uusiin tiloihin, jonne piti rakentaa uusi toimiva ja hallittavissa oleva verkko. 

Neuvottelujen aikana kävi ilmi melko nopeasti, että Tahto voisi olla Sievi Capitalille mahdollinen kumppani ja yhteistyö päästiin aloittamaan. 

Kohti tarkoituksenmukaista Microsoft 365 -ympäristöä

Sievi Capital oli jo valmiiksi Microsoft 365 -ympäristössä, joten teknisesti hyppäys kohti uutta ei ollut kovinkaan suuri. Tahdon rooli projektin alussa olikin auttaa asiakasta ymmärtämään, mitä olemassa olevasta Microsoft 365 -ympäristöstä kannattaa lähteä kehittämään ja millä tavalla.  

Projekti käynnistyi nykytilan kartoittamisella sekä yhteisellä tavoitteiden määrittelyllä. Kävimme läpi mitä esimerkiksi laitehallinta tarkoittaa Sievi Capitalin tapauksessa ja mitä etuja saadaan, kun laitteita ja identiteettejähallitaan keskitetysti. Määrittelimme myös yhdessä, mitkä ovat asiakkaan kannalta ne tärkeimmät ja kriittisimmät sovellukset, joiden asennuksia ja päivityksiä hallinnoidaan keskitetysti kaikille käyttäjille. 

Tärkeimmiksi kehityskohteiksi tunnistettiin tietoturvaan, laitehallintaan ja tiedostojen käsittelyyn liittyvät kokonaisuudet. 

Toimivat ja luotettavat verkkoratkaisut

Uuden toimistotilan kartoitus oli tärkeä osa projektia, koska sen avulla pystyimme varmistamaan, että asiakas saa omiin tarpeisiinsa parhaiten sopivan verkkoratkaisun käyttöönsä. Nykyisessä hybridityöelämässä myös moni pörssitiedotteiden julkistushoidetaan etänä, joten Sievi Capitalin tapauksessa olikin kriittisen tärkeää, että yhteydet toimivat joka suuntaan moitteetta. 

Verkot toteutettiin pilvihallittujen verkkolaitteiden avulla, jolloin niiden valvonta ja hallinta onnistuu etäyhteyden avulla. Jos verkkoon tulee jokin häiriö, verkkolaitteet antavat tilanteesta automaattisen hälytyksen ja ongelmat saadaan usein korjattua myöskin etänä. Pilvihallittavat verkkolaitteet voidaan myös päivittää automaattisesti, jolloin mahdolliset haavoittuvuudet saadaan korjattua nopeasti. Tämä parantaa verkkojen tietoturvaa huomattavasti perinteisempiin ratkaisuihin verrattuna. 

Tietoturvan rimaa korkeammalle

Sievi Capitalilla oli käytössään Microsoft 365 Business Premium -lisenssit, jotka mahdollistavat organisaatiolle erittäin kattavat tiedostojen, tiedon, viestinnän, laitteiden ja käyttäjien suojaamiseen liittyvät ratkaisut. Pelkkä lisenssi ei kuitenkaan riitä, vaan ominaisuudet tulee ottaa erikseen käyttöön. Jos käyttöönottoa ei tehdä, ominaisuudet jäävät ”maksan näistä mutta en käytä niitä” -ohisektoriin. 

Tahto auttoi asiakasta ottamaan käyttöön mm. monivaiheinen tunnistautumisen ja laitteiden sekä viestinnän suojaamiseen liittyviä ominaisuuksia. Tämä vahvisti tietoturvan tasoa laaja-alaisesti ja mahdollisti asiakasta ottamaan aidosti kaiken hyödyn irti omasta Microsoft 365 -hankinnastaan. 

Tahto järjesti Sievi Capitalin henkilöstölle myös erilaisia koulutuksia ja läpikäyntejä esimerkiksi monivaiheisen tunnistautumisen käyttöön ja moderneihin tietoturvauhkiin liittyen.  

Henkilöstön laitteet lisättiin keskitetyn hallinnan piiriin. Tahto opasti asiakkaan henkilöstöä käytännössä ja työntekijät pystyivät näin itse lisäämään laitteet hallittavien laitteiden joukkoon. Jos prosessissa ilmeni jotain haasteita, ne voitiin hoitaa etäyhteyden avulla. 

Nämä muutokset eivät juurikaan näy yksittäisten työntekijöiden arjessa verrattuna entiseen toimintaan, mutta ne vahvistavat organisaation IT-ympäristön ja lopulta jopa liiketoiminnan pohjaa ja rakenteita. 

Tiedostojen käsittelyyn lisää tietoturvaa ja struktuuria

Suurin arjessa näkyvä muutos koski tiedostojen käsittelyä. Aiempi itse rakennettu tiedostojen jakokäytäntö todettiin käytännön kannalta hankalaksi, koska tiedostot oli jaettu yhden käyttäjän tunnuksen takaa muille käyttäjille.  

Tahto auttoi asiakasta viemään tiedostojen käsittelyn ja jaon yhden käyttäjätunnuksen takaa Teams-ympäristöön. Teamsiin luotiin selkeät tiimirakenteet ja rakennettiin tiedostojen jakokäytännöt. Tahto ohjeisti asiakasta muutoksen läpiviennissä ja järjesti uuteen toimintatapaan liittyen koulutuksia asiakkaan henkilöstölle. Muutokseen mahtui matkaan myös teknisiä haasteita, mutta ne onnistuttiin selvittämään lopulta monien vaiheiden jälkeen ja tiedostojen käsittely uudessa ympäristössä toimii.  

Sievi Capitalin Johdon assistentti Tiina Gröndahl kuvaa yhteistyön tuomia konkreettisia hyötyjä seuraavasti: 

”Tärkeimpiä hyötyjä on ollut järjestelmien, yhteyksien ja laitteiden toimintavarmuus. Uuden toimiston IT-infra suunniteltiin huolellisesti ja asiantuntevasti eikä ongelmia ei ole juurikaan esiintynyt. Myös dokumentinhallinnan siirto Teamsiin onnistui joustavasti Tahdon asiantuntevalla tuella.” 

Onnistuneesta projektista menestyksekkäisiin jatkuviin palveluihin

Projektin jälkeen Tahto toimii Sievi Capitalin IT-kumppanina niin arjen turvaamisessa kuin tulevaisuuden tulkkinakin.  

Tiina Gröndahl kertoo, että Tahdon kanssa työskentely on sujunut hienosti. 

Sievi Capitalin henkilöstö voi luottaa Tahdon Service Deskin asiantuntevaan apuun niin laitteisiin, sovelluksiin kuin muihinkin arjen työhön liittyvissä ongelmatilanteissa. Tahto turvaa myös asiakkaan verkkojen toimivuuden verkkohallittavien laitteiden avulla ja pitää yllä tiekarttaa, jonka avulla edistetään Sievi Capitalin IT-ympäristön kehityshankkeita. 

”Proaktiivinen ote ja säännölliset palaverit ajankohtaisiin Sievi Capitalia koskettaviin ICT-aiheisiin liittyen ovat tärkeä osa yhteistyötä nyt ja tulevaisuudessa.”