Microsoft julkaisi hiljattain tulokset tutkimuksestaan, jossa se pyrki selvittämään, miltä työn tekemisen tulevaisuus näyttää pandemian jälkeisessä maailmassa. Tutkimus alkoi jo ennen COVID-19 -pandemian alkua, mutta sen tulokset resonoivat tämän hetkisen poikkeustilanteen ja maailman muuttumisen myötä hieman eri tavalla.
Microsoft toteutti tutkimuksensa analysoimalla dataa kolmesta eri lähteestä; Microsoftin ohjelmistojen käyttäjädatasta, kuuden eri maan etätyötä tekevien henkilöiden haastatteluista sekä yli 30 etätyötutkimusprojektin päätelmistä. Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää etätyöhön liittyvät hyvät sekä haastavat elementit, jotta Microsoftin sovellusten kehitystoimenpiteitä pystytään jatkossa kohdentamaan niihin kohtiin, jotka etätyön tekijät kokevat tärkeimmiksi.
Aivot ovat koetuksella etänä työskennellessä
Ensimmäinen avainasia, joka tutkimuksesta selviää on se, että ihmisten aivot kokevat suurempaa rasitusta videopalavereissa verrattuna samassa tilassa pidettäviin palavereihin. Tutkimuksessa havaittiin, että samaa tehtävää yhdessä etänä työstäneen työparin aivot joutuivat työskentelemään kovemmin kuin silloin, kun samaa tehtävää tehtiin uudestaan samassa tilassa. Tutkimuksessa huomattiin toisaalta myös yllättäen se, että jos työpari oli työskennellyt tietyn asian parissa etänä, sen jälkeen työn jatkaminen samassa tilassa oli vaikeampaa. Näyttää siis siltä, että työtapojen ja ajatusmallien vieminen toimistoympäristöstä etätöihin on helpompaa kuin etätyöstä toimistoympäristöön palaaminen. Pitkän etätyöskentelyn jälkeen työntekijä voi siis kokea normaalia suurempaa stressiä ja kuormitusta palatessaan takaisin toimistoympäristöön.
Videopalavereiden vaikutukset stressiin
Tutkimuksessa havaittiin myös videopalavereiden suuri stressaava vaikutus verrattuna palaverien ulkopuolella tehtäviin töihin, kuten esimerkiksi sähköpostien kirjoittamiseen.
Keskittyminen kaikkeen ruudulla tapahtuvaan aktiviteettiin ja rajattu mahdollisuus sanattomaan viestintään johtaa siihen, että palaveriväsymys alkaa iskemään päälle jo 30-40 minuutin jälkeen. Palaverien täyttämissä päivissä stressitasot alkavat nousta huomattavasti noin kahden tunnin jälkeen.
Pitkien palavereiden tauottaminen ja oletuksena lyhyempien palaverien pitäminen sekä säännölliset tauot työskentelyssä auttavat aivoja latautumaan ja laskemaan näin stressitasoja.
Teknologiasta helpotusta arkeen
Lieventääkseen tutkimuksessa havaittuja haasteita, Microsoft julkaisee kaksi uutta ominaisuutta Teamsiin; Together-tilan (Together Mode) ja Dynaamisen näkymän (Dynamic View). Ominaisuudet julkaistaan kesän 2020 aikana kaikille Teams-käyttäjille.
Julkaisimme näistä ominaisuuksista blogin, joissa kerroimme, miten saat ne käyttöön. Voit lukea tuon blogin tästä.
Together-tilassa Teams sijoittaa kaikki palaveriin osallistujat virtuaalisesti samaan tilaan jaetulle taustalle. Näkymän ansiosta käyttäjät voivat kokea olevansa samassa tilassa, jolloin taustahäiriötekijöiden määrä vähenee. Tämä helpottaa myös sanatonta viestintää, jonka puute oli yksi tutkimuksen havaitsemista stressitekijöitä nostavista seikoista. Tutkimuksen mukaan aivot työskentelevät pienemmällä kuormalla Together-tilassa verrattuna Teamsin perinteiseen ruudukko-näkymään. Togetrher-tilan voidaan siis katsoa tuovan ainakin jonkun verran helpotusta joidenkin etätyöläisten kokemaan palaveriväsymykseen.
Dynaaminen näkymä optimoi automaattisesti näytöllä jaettua näkymää ja osallistujien kuvia. Jatkossa käyttäjät voivat myös itse määritellä, miten he haluavat jatkossa järjestää ruudulla näkyvät elementit, kuten esimerkiksi asettaa ruudulla jaetun tiedoston ja toisen osallistujan kuvan vierekkäin.
Pysyvä muutos?
Kevään poikkeustilanne on näkynyt Microsoftin datan mukaan perinteisen 8-16 -työpäivän rajan hälvenemisenä. Ihmiset ovat aloittaneet alkuvuoden aikana työn tekemisen normaalia aiemmin ja jatkaneet töitään normaalia pidempään. Myös viikonloppuisin lähetettyjen Teams-viestien määrä lisääntyi tarkastelujaksolla yli 200 %. Muutoksen ollessa tämän suuntainen, ihmisten tulee kiinnittää yhä enemmän huolta omaan jaksamiseensa. Jos käyttäjä kaipaa selkeämpää rajaa työn ja vapaa-ajan väliin, hän voi asettaa Teamsiin hiljaiset ajat, jolloin Teams ei anna notifikaatioita esimerkiksi puhelimeen.
Teams on saamassa myös eräänlaisen pulssimittarin, kun Microsoft julkaisee lähiviikkoina Reflect messaging -nimisen lisäosan. Tämän avulla esimerkiksi esimiehet voivat selvittää helposti oman tiiminsä jaksamista erilaisten kysymysten avulla.
Etätyö on luonnollisesti tuonut mukanaan myös paljon hyviä asioita työn tekemisen tehokkuudesta suurempaan vaikuttamisen tunteeseen. Vaikka osa työntekijöistä kokee, että etätyö on saanut heidät erkaantumaan työyhteisöstään, suuri osa kokee olevansa enemmän yhteydessä toisiinsa ja pystyvänsä vaikuttamaan asioihin paremmin, kun kaikki osallistuvat palavereihin etänä.
Ylivoimaisesti suurin osa tutkimukseen osallistuneista henkilöistä toivoi etätyön jatkuvan ainakin osittain myös tulevaisuudessa. Mahdollisuus tehdä töitä etänä aina tarvittaessa tuntui tärkeältä 71 %:sta työntekijöistä ja esimiehistä. Fyysinen toimistoympäristö on tuskin kuitenkaan katoamassa mihinkään, sillä kotona esiintyvät yhteysongelmat, muiden henkilöiden aiheuttamat keskeytykset ja ergonomisten työpisteiden puuttuminen luovat tarpeen toimistoille myös jatkossa.
Etätyökolikon kaksi puolta
Etänä työskentely luo ihmisille hyötyjä mutta myös haasteita. Ymmärryksen lisääntyminen työn tekemisestä ja opiskelusta kotona samalla perheellisen velvollisuudet hoitaen on saanut ihmiset arvostamaan kollegoitaan entistä enemmän; Kiinassa empaattisuus työkaveria kohtaan on lisääntynyt jopa 91 %. Myös ymmärrys etätyön tehokkuudesta on kasvanut ja nykyään yhä ueampi esimies luottaa siihen, että työt tulee tehdyksi vaikka hän ei näekään tiimiläisiään jatkuvasti.
Toisaalta etänä työskentely luo jopa huomaamattamme lisää työtunteja vuorokauteen. Siksi tehokas modernien työvälineiden käyttö ja uusien ominaisuuksien omaksuminen on tärkeää. Me Tahdolla olemme täällä asiakkaitamme varten ja autamme omalta osaltamme positiivisen työskentelykulttuurin luomisessa!