Tehdään osaamisen kehittämisestä vaivatonta - yhdessä! - Tahto Group

Tehdään osaamisen kehittämisestä vaivatonta – yhdessä!

12.7.2022 Mia Immovaara

Pilvipalvelut, kuten Microsoft 365 -kokonaisuuteen kuuluvat Teams ja SharePoint, saavat jatkuvasti uusia ominaisuuksia, halusivatpa käyttäjät sitä tai eivät. Jotta kynnys hyödyntää jatkuvasti kehittyviä teknologioita pienenee, työntekijöiden säännöllinen osaamisen kehittäminen on tärkeää. Uudistimme tapaamme kouluttaa Microsoft 365 -palveluita, jotta osaamisen hallinta tehostuu entisestään.

Osaamisen kehittämisen merkitys on tietyllä tavalla itsestään selvä asia – jos hallitset työtehtävät ja käyttämäsi työkalut tänään paremmin kuin eilen, pystyt todennäköisesti tekemään työsi tehokkaammin ja laadukkaammin.

Teknologian nopea kehitys voi toisaalta myös eriarvoistaa työyhteisöä. Jos työntekijä kokee, ettei osaa käyttää organisaation käytössä olevia työvälineitä eikä omaa kykyä ottaa niitä haltuun itsenäisesti, motivaatio työtä kohtaan voi laskea ja työn mielekkyys (ja tehokkuus) laskee.

Osaamisen hallinta ja kehittäminen on siis nykypäivän tietointensiivisessä työelämässä kriittisen tärkeää, mutta miten sitä sitten kannattaa tehdä?

Miksi jatkuva osaamisen kehittäminen on tärkeää?

Nykyisessä tietotyöelämässä muutos on jatkuvaa. Käytössä olevat teknologiat kehittyvät jatkuvasti, organisaation ulkopuolelta tulevat vaatimukset ja asiakkaiden tarpeet muuttuvat ja ihmisten työtehtävät ja organisaation tarpeet kehittyvät koko ajan. Muutos on niin vauhdikasta, että jos jää sen jalkoihin, takaisin vauhtiin pääseminen voi olla erittäin hankalaa, joskus jopa mahdotonta.

Kun organisaatio ja sen yksittäiset työntekijät kykenevät vastaamaan tähän jatkuvasti muuttuvaan toimintaympäristöön, siitä seuraa äärettömästi positiivisia asioita, kuten:

  • Työntekijät pystyvät työskentelemään tehokkaammin
  • Kynnys käyttää olemassa olevia / uusia teknologioita pienenee
  • Henkilöt pystyvät ottamaan suurempaa roolia organisaation sisällä
  • Motivaatio työtä kohtaan nousee osaamisen kehittyessä
  • Työyhteisö tasa-arvoistuu

Yksittäinen Teams-koulutus ohjelmiston käyttöönoton jälkeen jää harvoin kirkkaana kenenkään mieleen. Osaamisen jatkuvaan kehittämiseen kannattaa siis panostaa, mutta sitäkin voi tehdä monella eri tavalla.

Osaamisen kehittämisen uusi aika

Kouluttautuminen ja osaamisen kehittäminen on perinteisesti tapahtunut joko itsenäisesti tai koulutuskumppanien kanssa yhteistyössä.

Olemme Tahdolla kouluttaneet Microsoft 365 -työvälineitä asiakkaillemme useiden vuosien ajan. Koimme hiljattain ahaa-elämyksen satojen pidettyjen koulutusten jälkeen – yksi tai kaksi usean tunnin massiivista koulutusta ei saa ihmisiä omaksumaan asioita parhaalla mahdollisella tavalla.

Tämän olisi näin jälkiviisaana pitänyt ehkä olla itsestäänselvyys, onhan meistä jokainen istunut neljän tunnin koulutuksessa, jossa keskittyminen on lähtenyt herpaantumaan viimeistään tunnin jälkeen muihin asioihin.

Aloimme miettimään, miten koulutuksia ja osaamisen kehittämistä voidaan tehostaa. Totesimme nopeasti, että useiden tuntien megakoulutusten aika on auttamatta ohi.

Kehitimme sarjan valmiita, tuotteistettuja koulutuskokonaisuuksia. Pilkoimme nuo suuret asiakokonaisuudet pienempiin osiin ja saimme luotua mallin, joka taatusti toimii.

Otetaan esimerkki: koulutus, joka sisältää Teamsin peruskäytön, tiedostojen hallinnan ja oman työn tehostamisen.

Perinteisesti tällainen kokonaisuus vedettäisiin esimerkiksi yhden iltapäivän mittaisena koulutuksena, jossa käytäisiin läpi kaikki asiat yhdellä kertaa. Jotta koulutuksesta saataisiin kuitenkin kaikki hyödyt irti, koulutus toteutettaisiinkin usean viikon ajan esimerkiksi kerran viikossa pidettävillä 15-30 minuutin pikakoulutuksilla. Koulutuskokonaisuus voisi siis näyttää esimerkiksi tältä:

Syyskuun teema: Tiedostojen hallinta Microsoft 365:ssa

  • Tiedostojen käsittely eri kanavissa (Teams, OneDrive, muut) / 30 min
  • Tiedostojen käyttö ja organisointi Teamsissa / 30 min
  • Tiedostojen jakaminen sisäisesti ja organisaation ulkopuolelle / 15 min
  • Roskakori, versionhallinta, nimeäminen ja haku / 15 min

Lokakuun teema: Teams

  • Yhteiset käytännöt Teamsin käytössä / 30 min
  • Tiimien luonti, hallinnointi ja peruskäyttö / 30 min
  • Teams-kokoukset ja uudet ominaisuudet / 20 min
  • Teamsin muokkaaminen juuri sinulle sopivaksi / 30 min
  • Parhaat vinkit ja käytännöt Teamsin käyttöön / 30 min

Marraskuun teema: Oman työn organisointi

  • Miten käytän tehokkaasti Outlook-kalenteria? / 15 min
  • To Do – omien tehtävien hallinta / 15 min
  • Viva Insights ja MyAnalytics – miten voin organisoida omaa työtäni paremmin / 15 min
  • Vinkkejä ja ideoita oman työn organisointiin Microsoft 365 -työkaluja apuna käyttäen / 30 min

Miksi tämä sitten kannattaa?

Lyhyiden, jatkuvien koulutusten etuja

Vireystila säilyy:
Usean tunnin megakoulutukset ovat todella raskaita – olemme huomanneet sen itsekin. Osallistujien vireystila laskee ja päivästä jää käteen harmittavan vähän. Lyhyemmät täsmäkoulutukset takaavat, että vireystila säilyy ja asiat jäävät muistiin.

Tehokasta toistoa:
Ihminen oppii tunnetusti parhaiten toiston kautta. Vaikka yksittäinen käsiteltävä aihe muuttuu, joka kerta palataan kuitenkin suuremman Microsoft 365 -aiheen äärelle. Tämä tehostaa työntekijöiden oppimista.

Priorisointi:
Kun koulutukset on pilkottu lyhyisiin tietoiskuihin tai napakoihin kokonaisuuksiin, osallistujat pystyvät priorisoimaan sitä, mihin osa-alueisiin he osallistuvat. Jos Outlook on hallussa, sen session voi jättää välistä ja osallistua seuraavan viikon koulutukseen tiedostojen hallintaan liittyen.

Tuttu kouluttaja:
Toistuvien koulutushetkien aikana Tahdon kouluttajasta tulee työntekijöillenne tuttu henkilö. Tämän ansiosta aiempien koulutusten aiheisiin on helpompi palata myös tulevissa tapaamisissa.

Ajankäyttö:
Kukapa ei olisi yrittänyt löytää yhteistä palaveriaikaa suuremmalle joukolle ihmisiä ja tuskastunut sitä tehdessään? 15-30 minuutin viikottain toistuva koulutushetki on helpompi mahduttaa ihmisten kalentereihin, jolloin osallistumisprosentti kasvaa.

Videotallenteet:
Jokainen koulutuskerta videoidaan, jolloin siihen voidaan palata uudestaan milloin tahansa. Lyhyempien koulutusten etuna on se, että kynnys katsoa esimerkiksi 15 minuutin video kolmen tunnin videon sijaan on paljon pienempi. Löydät myös juuri sen etsimäsi asian paljon helpommin.

Koulutuskokonaisuus organisaatiosi tarpeisiin

Jos organisaatiossasi käytetään Microsoft 365 -sovelluksia (Teams, SharePoint, OneDrive ynnä muut) ja haluat kuulla, millaisia koulutuskokonaisuuksia voimme suunnitella yhdessä, voit varata ajan kanssani alla olevan painikkeen kautta. Järjestämme taatusti ammattimaisen ja asiantuntevan sekä helposti lähestyttävän koulutuskokonaisuuden juuri teidän organisaationne tarpeisiin sopivasti.

Mia Immovaara

Mia on Microsoft 365 -palveluiden ammattilainen, joka on työskennellyt niiden parissa useamman vuoden ja tehnyt myös opinnäytetyön aiheeseen liittyen.