On tärkeää muistaa, että perehtyminen on tärkeä asia. Organisaatio voi epäonnistua monissa yksityiskohdissa, mutta suunniteltu ja toteutettu perehdytys on aina hyvä!
Uuden työntekijän perehtyminen tunnistetaan yhdeksi keskeisimmistä asioista hyvän työsuhteen muodostumiselle. Olen itse ollut perehdyttämässä, tai ainakin siinä mukana, erilaisissa rooleissa. Nyt kun olen jälleen itse perehtyjänä, ajattelin jakaa muutaman ajatuksen tähän liittyen. Kirjoitus pohjautuu kokemuksiini ja ajatuksiini Tahdon hyvistä perehtymisen käytännöistä ja näkökulmana on kuinka IT voi auttaa perehtymisen rakentamisessa.
Suunnitelmallista ja joustavaa
Kolmea kuukautta pidetään monesti muutosikkunan kestona. Jos muutos kestää yli kolme kuukautta, se muuttuu aivoissa jo uudeksi muutokseksi. Tämä fysiologinen peruste asettaa perehtymiselle raamit; se on saatava tehtyä työsuhteen alussa suunnitelmallisesti, kolmessa kuukaudessa. Oman ammatillisen osaamisen kehittyminen ei tietenkään mahdu tuohon aikaan, vaan sitä tapahtuu vielä vuosia.
Perehtymisen pitää ymmärtää alkavan jo heti henkilön rekrytoinnin yhteydessä. Tällöin myös perehtymissuunnitelman pitää alkaa sieltä ja myös dokumentoinnin kattaa sen. Perehtymissuunnitelmaan ei kuulu vain perehtyjän toimet, vaan myös organisaation valmistelut ja tuki. Kuka laittaa tervetuloa viestin ja ohjeet, kuka tilaa työvälineet, jne. Perehtymisessä on hyvä tuoda aina esille kolmikanta: mikä on firman periaate, oman tiimin/vastaavan käytäntö ja mikä on henkilön tuote? Tämä pätee kaikkeen toimintaan:
- Mikä on firman strategia, mitä se tarkoittaa omassa tiimissä, miten se ilmenee omissa tehtävissä?
- Miten firmassa suunnitellaan ja seurataan työaikaa, miten se tehdään omassa tiimissä, miten henkilö kirjaa ne?
- Mikä on firman etätyöpolitiikka, miten sitä sovelletaan omassa tiimissä, miten sitä voidaan käyttää omassa tehtävässä?
Suunnitelman laatiminen on keskeisin asia. Suurin voitto on otettu, kun suunnitelma on laadittu ja se on perehtyjällä käytettävissä. Tämän jälkeen toteutus ei voi täysin epäonnistua. Tietysti jatkuvan parantamisen hengessä suunnitelmaa pitää seurata ja muuttaa, kun siinä huomataan siihen tarvetta. Mitkä ovat perehtymisen välitavoitteet, miten toteutusta seurataan? Jos näihin kysymyksiin löytyy vastaus, ollaan perehtymisessä jo edistyneellä tasolla.
Perehtymisestä pitää muistaa sen olevan jatkuvan oppimisen yksi palikka. Se ei lopu kuin veitsellä leikaten, tai sisällä vain ja juuri tietyt toimet. Se pitää olla yksilön perehtymistä tukeva. Hyvin tehdystä perehdytyksestä on vaivaa esihenkilöille ja organisaatioille. Se vaiva pitää kutienkin nähdä, koska se on korkeatuottoinen sijoitus.
Työvälineet ja -menetelmät perehtymisen tukena
Microsoft 365 tarjoaa paljon keinoja, joilla perehtymisen saa toteutettua joustavasti, dokumentoidusti ja ilman moninkertaisia kirjauksia.
Varsinaisen perehtymissuunnitelman voi tallentaa tiedostona joko OneDriveen tai Teamsin tiedostoihin. Molemmista löytyy hyviä ominaisuuksia ja valinta riippuu paljon käytettävistä välineistä. Yksi vaihtoehto on käyttää sovellusta, joka tarjoaa suoraan mahdollisuuden dokumentoida edistymistä ja myös saada aikataulu suoraan käyttöön. Palveluista löytyy To Do, joka sopii myös tähän tarkoitukseen hyvin. Myös OneNoten käyttäminen tehtävälistoineen ja muodostettuina kokonaisuuksina on toimiva vaihtoehto. Viva-palvelun käyttäminen vie perehtymisen tukemisen ja vuorovaikutuksen kaikista pisimmälle. Tämän palvelun käyttöönottaminen organisaatiossa antaa paljon arvoa, mutta “vain” perehtymiseen liittyen se voi olla turhan työlästä.
Omien ajatusten, kokemusten ja kysymysten kirjaaminen on hyvä mahdollistaa jäsennellyllä mallilla. Valittava tiedostomuoto on toimintamalliin liittyvä kysymys; Word ja Excel toimivat, mutta Microsoft 365 -palveluiden anti on kuitenkin asioiden käytettävyys pilvessä. OneDrive on ja SharePoint ovat toimivia, mutta Teams tarjoaa yhden erittäin helpon tavan. Käyttäjillä on käytössä oma henkilökohtainen keskustelu. Tähän keskusteluvirtaan voi kirjoittaa itselleen kommentteja, muokata, lisätä ja kommentoida. Myös tiedostot on helppo laittaa keskustelun kautta käytettäväksi. Myös OneNote sisältää paljon mahdollisuuksia.
Organisaation omat käytännöt ja toiminnot on helppo jäsentää osaksi SharePoint intranetiä. Perehtymisen aineisto on monesti todella kattavasti löydettävissä intranetista. Nimenomaan löydettävissä. Tieto on helposti eri paikoissa ja uusi henkilö joutuu käyttämään paljon aikaa tietojen etsimiseen ja koostamiseen. Kaikkea tietoa ei tarvitse kopioida perehtymisen alle, vaan toimivat asialistat linkkeineen helpottavat jo todella paljon.
Laitteiden ja yhteyksien huolehtiminen on tietysti aivan keskeinen. Jos välineet tiedon käsittelyyn ei ole kunnossa, ei hyvistä käytännöistä ja rakenteistakaan ole hyötyä. Tietoturvallisuuden huomioimisessa tekniset ratkaisut eivät ole ainoa huolehdittava asia. Hyvin nopeasti on uuden henkilön tietoon saatava oikeat toimintatavat ja noudatettavat ohjeet. Tietoturvakoulutus voi olla myös Intranetissa tai Teamsissa. Muotoja on monia, tärkeintä on asian huomioiminen. Yksi helpottava keino on tietoturvakoulutuksen tallentaminen videoiksi, jolloin ne voi katsoa itsenäisesti ja niiden katselusta jää merkintä perehtymissuunnitelmaan.
Perehtymisestä löytyy paljon hyvää materiaalia, yksi hyvä paikka on Työterveyslaitoksen sivu, tässä yksi linkki: Perehdyttäjän TOP 10 -muistilista | Työterveyslaitos (ttl.fi)