Kuinka tehostaa tiimityötä? Yhteistyö on useimmissa organisaatioissa työn suola mutta myös yksi ajankäytön suurimmista haasteista. Kokoukset, muistiot, tehtävälistat ja jatkuvat viestiketjut kuormittavat arkea, ja usein asiat jäävät ilmaan, vaikka palaveri itsessään meni hyvin.
Microsoft 365 Copilot tuo tekoälyn suoraan osaksi kokouskäytäntöjä ja tiimityön arkea. Se ei pelkästään seuraa sivusta, vaan osallistuu aktiivisesti: kokoaa muistiot, ehdottaa toimenpiteitä ja auttaa varmistamaan, ettei yksikään hyvä idea unohdu.
Kuulostaako tutulta? ”Pitäisi kirjoittaa muistio, mutta ei ole aikaa”
Olet juuri noussut Teams-kokouksesta, jossa käytiin läpi tärkeitä asiakasasioita. Seuraava palaveri alkaa 10 minuutin päästä – mutta pitäisi vielä ehtiä tehdä muistio ja jakaa se osallistujille.
Copilot luo automaattisesti kokouksen pohjalta luonnoksen muistioon ja ehdottaa jatkotoimia, jotka voit nopeasti tarkistaa ja lähettää eteenpäin. Sinä voit keskittyä siihen, mitä tapahtuu seuraavaksi – Copilot pitää huolen siitä, mitä sovittiin viimeksi.
”Kuka lupasi tehdä mitäkin?”
Projektipalaverissa käytiin paljon läpi: aikataulut, vastuut, budjetti. Palaverin jälkeen huomaat, että kukaan ei kirjannut ylös, kuka vastaa mistäkin.
Copilot tunnistaa kokouksen aikana keskustellut tehtävät ja ehdottaa ne valmiiksi jaettavaksi tehtävälistaksi. Tämä vähentää väärinymmärryksiä ja varmistaa, että hommat liikkuvat eteenpäin ilman jälkiselvittelyjä.
”En päässyt kokoukseen – mistä saan yhteenvedon?”
Aikataulut menivät ristiin, etkä ehtinyt osallistua tiimin viikkopalaveriin. Sen sijaan, että pyytäisit kollegaa referoimaan tunnin keskustelun, Copilot voi luoda sinulle tiiviin yhteenvedon kokouksen sisällöstä, päätöksistä ja seuraavista askelista. Näin pysyt mukana, vaikka et ollut paikalla.
Copilot tuo rakennetta tiimityöhön
Yksi tiimityön suurimmista haasteista on tiedon sirpaleisuus: keskusteluja käydään Teamsissa, tehtävät kirjataan Planneriin, muistiot ovat Wordin luonnoksina ja päätökset sähköposteissa. Copilot yhdistää nämä langat yhteen. Se tuo näkyväksi, mikä liittyy mihinkin kokonaisuuteen – ja auttaa löytämään oikean tiedon oikealla hetkellä.
Copilot voi:
- Laatia kokousmuistiot automaattisesti Teams-keskusteluiden pohjalta
- Tunnistaa päätökset ja tehtävät ja ehdottaa niille vastuuhenkilöitä
- Yhteenvetää keskusteluja ja nostaa esiin olennaiset huomiot
- Auttaa hallitsemaan useita projekteja, rooleja ja vastuita samanaikaisesti
Yhteistyötä, jossa kaikki pysyvät mukana
Copilot ei vie inhimillistä vuorovaikutusta pois vaan päinvastoin. Se tukee tiimityötä tekemällä näkymättömän työn näkyväksi. Kun aikaa ei kulu muistiinpanoihin tai tehtävien jahtaukseen, tiimi voi keskittyä yhdessä tekemiseen, päätöksentekoon ja tavoitteiden saavuttamiseen.
Näin pääset alkuun Copilotin hyödyntämisessä tiimityössä:
- Ota Copilot käyttöön Teams-kokouksissa ja kokeile automaattisia muistiotoimintoja
- Kysy Copilotilta tiivistelmää kokouksesta, johon et osallistunut
- Hyödynnä tehtäväehdotuksia suoraan kokousmuistiosta
- Pyydä Copilotia kokoamaan projektikohtaisia yhteenvedot dokumenteista ja viestiketjuista
- Käytä Copilotia projektityöskentelyssä yhteisten aikataulujen, vastuuroolien ja tilannekuvan hallintaan
Haluatko, että tiimityö on tehokkaampaa ja hallitumpaa?
Me autamme tiimejä ottamaan Copilotin täyden potentiaalin käyttöön yhteistyön, kokouskäytäntöjen ja projektiviestinnän tueksi. Järjestämme käytännönläheisiä koulutuksia ja työpajoja, joissa opit miten tekoäly ei vie työpaikkaa vaan tuo lisää tilaa ajattelulle ja tehostaa työskentelyä.
