Kuinka monta tuntia viikossa käytät sähköposteihin vastaamiseen, muistioiden laatimiseen tai raporttien jäsentelyyn? Monissa organisaatioissa viestintä ja dokumentointi vievät merkittävän osan työpäivästä – eivätkä aina kovin tehokkaasti.
Microsoft 365 Copilot tuo tekoälyn suoraan tuttuihin työvälineisiin, kuten Outlookiin, Wordiin ja Teamsiin. Se ei ole erillinen järjestelmä, vaan näkymätön mutta tehokas työpari, joka tekee viestinnästä ja asiakirjojen käsittelystä sujuvampaa ja nopeampaa. Mietitkö, kuinka voin hyödyntää Copilotia työssäni? Alla muutamia esimerkkejä arkisista tilanteista, joissa voit ottaa Copilotin avuksi.
Miten Copilot tukee viestintää ja dokumentointia?
Copilot osaa:
- Luoda ja tiivistää sähköposteja
- Kirjoittaa muistioita, raportteja ja esityksiä
- Yhteenvetää pitkiä keskusteluja tai dokumentteja
- Ehdottaa selkeämpää ja vaikuttavampaa viestintätapaa
- Mukauttaa viestinnän sävyä – virallinen, rento, suora, kannustava…
Toisin sanoen, Copilot tuo viestintään laatua ja rakennetta, säästää aikaa ja vähentää manuaalista työtä. Ja mikä tärkeintä: sinä pysyt edelleen viestinnän ohjaimissa.
Tutun kuuloinen tilanne?
Aamulla sähköpostissa odottaa 14 viestiä, joihin pitäisi ehtiä vastata ennen päivän kokousruuhkaa. Copilot voi ehdottaa vastausluonnoksia, joita sinun tarvitsee vain tarkistaa ja lähettää. Tuloksena: säästät aikaa, viestintäsi pysyy johdonmukaisena ja ehdit keskittyä olennaiseen.
Word + Copilot = tehokas luonnostelija
Oletko koskaan jäänyt jumiin tyhjän asiakirjan äärelle? Copilot auttaa pääsemään alkuun: se ehdottaa rakennetta, kirjoittaa johdantoja tai tiivistää aiempia tekstejä uudelleenkäyttöön.
Voit esimerkiksi pyytää:
”Laadi yhden sivun muistio, jossa kerrotaan asiakastapaamisen tärkeimmät huomiot ja suositellut toimenpiteet.” Copilot generoi sisällön valmiiksi, ja sinun tehtäväsi on muokata ja hyväksyä lopputulos.
Kokouksesta muistioon – automaattisesti
Olet juuri palannut Teams-palaverista ja pitäisi laatia muistio osallistujille. Copilot voi luoda muistion suoraan kokouksen sisällön pohjalta ja jopa ehdottaa jatkotoimien tehtävälistaa. Sinä voit keskittyä siihen, mikä on olennaista – Copilot hoitaa muun.
Hyvä viestintä on kilpailuetu – Copilot tukee sinua siinä
Selkeä, ajankohtainen ja tehokas viestintä tekee vaikutuksen asiakkaisiin, kollegoihin ja sidosryhmiin. Kun aikaa ei enää kulu viestien muotoiluun tai sisällön jäsentelyyn, voit keskittyä itse asiaan. Copilot ei korvaa inhimillistä viestintää – päinvastoin. Se auttaa sinua viestimään paremmin, oikeassa sävyssä ja oikeaan aikaan.
5 askelta Copilotin käyttöön viestinnässä
- Kokeile Copilotia Outlookissa – pyydä apua viestiluonnokseen
- Käytä Wordia muistioiden ja raporttien rakenteistamiseen
- Testaa Teamsissa muistio- ja tehtävälistatoimintoja
- Harjoittele antamaan selkeitä ohjeita: mitä, kenelle, mihin sävyyn?
- Muokkaa ja kehitä viestejäsi Copilotin ehdotuksista
Me autamme tiimejä oppimaan, miten Microsoft Copilot tuo tehokkuutta viestintään.
Järjestämme käytännönläheisiä koulutuksia ja työpajoja, joiden avulla otat kaiken irti Copilotin mahdollisuuksista.