Olet kuullut Copilotista – ehkä olet jopa nähnyt, kun joku kollega saa nopeasti kokousmuistiot valmiiksi tai kirjoittaa napakan sähköpostiluonnoksen tekoälyn avulla. Mutta miten saat itse kaiken irti tästä tehokkaasta työkalusta?
Microsoft 365 Copilot ei ole taikatemppu, vaan arkea helpottava apuri, joka vaatii hieman ymmärrystä ja muutaman hyvän käyttötavan. Tässä viisi käytännön vaihetta, joiden avulla otat Copilotin tehokkaasti haltuun.
1. Tunnista, missä Copilot voi auttaa
Aloita tunnistamalla omasta työpäivästäsi ne kohdat, joissa toistuu samankaltaisia rutiineja, joissa tuhlaantuu aikaa tai joissa kaipaat ideointiapua.
Esimerkkejä:
- Sähköpostiluonnosten kirjoittaminen
- Raporttien ja muistioiden jäsentäminen
- Datan analysointi Excelissä
- Kokousyhteenvedot ja tehtävälistat Teamsissa
Kuulostaako tämä tutulta? Sinulla on kasa taulukoita, joista pitäisi nopeasti tehdä johtopäätöksiä. Et kuitenkaan ole varma mistä aloittaa. Copilot voi antaa analyysin, tiivistää trendit ja jopa ehdottaa seuraavia toimenpiteitä.
2. Aloita pienesti ja kokeile
Älä odota täydellisyyttä. Copilot toimii parhaiten, kun sitä uskaltaa käyttää ja testata. Kokeile ensin yksinkertaista tehtävää, kuten sähköpostiluonnoksen laatimista Outlookissa tai ideoinnin aloittamista Wordissa.
Voit esimerkiksi kirjoittaa:
”Kirjoita asiakasystävällinen sähköposti, jossa kerrotaan koulutuksen aikataulumuutoksesta.”
Copilot luo ehdotuksen, jota voit muokata. Nopeaa, tehokasta ja ennen kaikkea helppoa.
3. Opettele antamaan selkeitä ohjeita
Copilot toimii kuin hyvä assistentti: mitä tarkemmin osaat kertoa, mitä haluat, sitä parempi lopputulos. Käytä selkeitä lauseita ja tarvittaessa täsmennä:
”Tiivistä tämä 300 sanan tekstiksi.”
”Tee tästä PowerPoint-esitys kolmelle dialle.”
”Analysoi nämä myyntiluvut ja tee yhteenveto trendeistä.”
4. Sparraa Copilotin kanss – älä delegoi sokkona
Tärkeä muistutus: Copilot ei ole pomosi eikä se päätä puolestasi. Se ehdottaa, luonnostelee, analysoi – mutta sinä johdat prosessia. Parhaat tulokset saat, kun käytät Copilotia sparrikumppanina.
Kuulostaako tämä tutulta? Olet kirjoittanut pitkän raportin, mutta et ole varma sen rakenteesta. Copilot voi järjestää tekstin selkeämmäksi, tehdä tiivistelmän ja vielä ehdottaa parempia otsikoita. Sinä viimeistelet sisällön, mutta aikaa säästyy runsaasti.
5. Ota tiimi mukaan ja jaat opit
Yksi yleisimmistä esteistä tekoälyn hyödyntämiselle on se, että käyttö jää yksittäisten henkilöiden varaan. Kutsu siis kollegat mukaan oppimaan, kokeilemaan ja jakamaan oivalluksia.
Käyttöönotto on tehokkainta, kun siitä tehdään yhteinen oppimisprosessi. Miettikää yhdessä:
- Missä työvaiheissa Copilot voisi auttaa?
- Mitä voimme automatisoida tai nopeuttaa?
- Mitä hyötyjä olemme jo nähneet?
Yhteenveto: Hyödynnä Copilotia parhaalla mahdollisella tavalla näin
- Tunnista tarpeesi
- Kokeile rohkeasti
- Anna selkeitä ohjeita
- Ole mukana prosessissa
- Innosta muut mukaan
Haluatko oppia lisää, ottaa Copilotin organisaatiossanne käyttöön ja kouluttaa koko tiimi Copilotin tehokkaaseen käyttöön?
Ota yhteyttä meihin, niin koulutamme teidät käyttämään Copilotia tehokkaasti ja integroimme sen sujuvasti osaksi arjen työtapojanne ja prosessejanne. Tekoälyn hyödyntäminen ei ole yksittäinen projekti – se on uusien työtapojen omaksumista.