Tahto Group - Lasse

Yhteistyötä yli organisaatiorajojen: Office 365 -palveluilla hankkeelle hyvä alku

Takuusäätiön ja Marttaliiton Rahat riittää -hanke vauhtiin hyvillä työkaluilla

 

Asiakkaamme Takuusäätiö aloitti uuden hankkeen Marttaliiton kanssa keväällä 2018. Rahat riittää -hankkeen tarkoitus on kehittää uusia ehkäisevän talousneuvonnan ja -ohjauksen menetelmiä ja välineitä. Hankkeen tavoitteena on vahvistaa kotitalouksien talousosaamista ja ehkäistä talous- ja velkaongelmia. Sen kohderyhminä ovat itsenäistymässä olevat nuoret aikuiset sekä eläkkeelle siirtymässä olevat henkilöt.

 

Hyvät työkalut yhteistyön tukena

Hyvät työkalut tekevät yhteistyöstä sujuvaa ja tukevat tehokasta sekä joustavaa työskentelyä yli organisaatiorajojen.  Microsoftin palvelut SharePoint ja Teams ovat mainioita työkaluja, kun hankkeessa tai projektissa on toimijoita eri organisaatioista.

SharePointissa voidaan mm. kutsua organisaation ulkopuolisia käyttäjiä sivustoille vieraskäyttäjiksi. Vieraskäyttäjä voi vierailla sivustolla vain lukijana tai hänelle voidaan antaa osallistujaoikeudet, joilla hän voi muokata ja tuoda sivustolle dokumentteja. SharePointista voidaan kokonaisen sivuston sijasta jakaa vieraskäyttäjälle myös pelkkä tiedostokansio tai yksittäisiä tiedostoja, joten työskentely on siis sekä tehokasta että tietoturvallista. Vieraskäyttäjäksi kutsumisen vaatimuksena on se, että jakaminen ulkoisille käyttäjille on organisaation SharePointissa sallittu ja että vastaanottajalla on sähköposti. Vastaanottajalla ei siis tarvitse olla Microsoftin lisenssiä, vaan tavallinen sähköpostiosoite riittää.

Microsoft Teams -sovellusta on alkuvuoden 2018 aikana kehitetty niin, että vieraskäyttäjäksi voi kutsua kenet vain. Enää ei siis vaadita, että vastaanottajalla on Office 365 -lisenssi. Teams kokoaa yhteen tiimin keskustelut, tiedostot, muistikirjat ja muut tarpeelliset työkalut. Teams tekee tiimityön näkyväksi.

 

Hanke tehokkaasti käyntiin

Takuusäätiössä on ollut SharePoint -intranetratkaisu dokumenttienhallinnan ja sisäisen viestinnän alustana käytössä jo useamman vuoden. Hankkeessa oli tarve työalustalle, jossa kaikki hankkeen työntekijät pystyvät vaivattomasti keskustelemaan ja jakamaan tietoa tietoturvallisesti, joten SharePoint ja Teams olivat hyvä valinta. Rahat riittää -hanke toimii Takuusäätiössä pilottina Teamsin käyttöönotossa. Hankkeelle tehtiin oma työryhmäsivusto Takuusäätiön SharePoint-sivustolle, johon hankkeen Marttaliiton työntekijälle annettiin käyttöoikeus. Sivustolta löytyy dokumenttikirjasto, sähköinen muistikirja ja uutissyöte. Käytössä voisi olla myös mm. yhteinen sähköinen kalenteri, kuvakirjasto, sopimusrekisteri, yhteystietorekisteri, sisältösivuja…vaihtoehtoja on monia. Tahto Group piti hankkeen työntekijöille koulutuksen, jossa käytiin lyhyesti läpi SharePoint-työryhmäsivuston perustoiminnot. Koulutuksessa osallistujat loivat itse hankkeelle Teams-tiimin ja kutsuivat tarvittavat käyttäjät tiimiin. Hankkeen työntekijöille ladattiin Teamsin työpöytäsovellukset omille koneilleen sekä mobiilisovellukset puhelimiin sujuvan käytön takaamiseksi. Näin hanke saatiin hyvin yhdessä alkuun. Hyvät ja toimivat työkalut mahdollistavat resurssien keskittämisen itse asiaan, eli tärkeään hankkeeseen.

 

Kaikki irti Office 365 -lisenssistä

SharePoint ja Teams kuuluvat kaikkiin Microsoftin Office 365 -lisensseihin. Me Tahto Groupissa olemme tehneet eri laajuisia SharePoint-toteutuksia yli neljällekymmenelle eri kokoiselle organisaatiolle. Oli kyseessä sitten pieni muutaman hengen yritys tai suurempi useista tiimeistä koostuva organisaatio, me räätälöimme aina SharePointin asiakkaan tarpeiden mukaan. Teamsin käyttöönotto on helppoa eikä vaadi korkeita käyttöönottokustannuksia. Tärkeintä Teamsin käyttöönotossa on määritellä oman organisaation käytännöt ja kouluttaa henkilöstö. Me emme jätä asioita puolitiehen: teknisen toteutuksen lisäksi tarjoamme koulutusta sekä tukea arkityöhön. Viestinnän ja sisällöntuotannon tuki auttaa lisäksi organisaatiota saamaan sanomansa ja arvonsa vahvasti näkyville myös mm. SharePointiin.

 

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!