Tarvitsetko apua etätyön mahdollistamisessa?

Tarvitsetko apua etätyön mahdollistamisessa?

Varaa tästä aika maksuttomaan etätyökonsultaatioon!

Arkinen yhteistyö, kokoukset, tiedottaminen, työn tuki – etätyön mahdollistamisella tarkoitetaan sitä, että kaikki tämä onnistuu sijainnista riippumatta.

Isossa osassa yrityksiä etätyön tekeminen on jo normi, joten siihen liittyvät käytännöt ovat hioutuneet toimivaksi kokonaisuudeksi. Iso osa yrityksistä on kuitenkin tilanteessa, jossa etätyökulttuuri on ottamassa vasta ensimmäisiä askeliaan.

Olemme auttaneet lukuisia PK-yrityksiä ja järjestöjä ottamaan käyttöönsä toimivia etä- ja liikkuvan työn ratkaisuita. Teemme myös omalta osaltamme kaikkemme, jotta yhteiskuntamme jatkaa toimimista vallitsevasta poikkeustilanteesta huolimatta.

Microsoft Teams kokoaa organisaation henkilöt, palaverit ja tiedostot yhteen tiimityön keskukseen. Teams (tai vastaavat ratkaisut) on kuitenkin vain yksi osa toimivaa etätyökulttuuria. Jotta etätyö on oikeasti toimivaa ja tuottavaa, organisaation tulee varmistaa, että työntekijöillä on käytössään toimivat laitteet, yhteydet ja osaaminen niiden käyttöön.

Lataa tietotyön pelikirjapohjamme tästä

 

Miten voimme auttaa sinun organisaatiotasi?

Etätyön arkea

Jos koko tiimi (tai vaikkapa koko yritys) siirtyy etätyöskentelyyn, on hyvä sopia yhteisiä pelisääntöjä ja luoda työn tuki digitaalisin keinoin.

Yhteinen päivän aloitus

  • 15-30 minuutin Online-kokous, jossa vaihdetaan kuulumiset ja muistutetaan sen päivän tärkeimmät asiat
    • Toinen yhteinen tilanne-check voi olla myös klo 14 perinteisen kahvipaussin aikaan – laita sekin kaikille kalenteriin osallistumislinkin kera

Kaikille yhteinen kanava

  • Virtuaalinen kahvihuone, jossa käydään sitä sosiaalista kanssakäymistä, jota muuten puhuttaisiin kahvikoneen äärellä

Tärkeille projekteille omat työtilat

  • Varmista, että tärkeille projekteille on työskentelytila pilvessä ja siellä on käytössä tarvittavat tukisovellukset

Ole läsnä digissä

  • Nyt kun ei päästä saman pöydän ääreen, eikä nähdä muiden ilmeitä ja nyökytyksiä, on tärkeää olla läsnä kollegoille. Peukuta, kommentoi, aloita keskusteluita aktiivisesti – osoita olevasi paikalla.

Pohdi organisaatiosi etätyövalmiutta seuraavien kysymysten pohjalta:

  • Miten omissa tiimeissä työskentely onnistuu, kun ei ollakaan samoissa tiloissa?
  • Miten päästään kiinni yhteisiin resursseihin, tiedostoihin ja sovelluksiin?
  • Miten keskustellaan ajankohtaisista asioista ja yhteisistä projekteista?
  • Miten sovitaan tehtävien jaosta ja seurataan niiden tilannetta?
  • Miten pidetään kokouksia, kun kaikki osallistujat ovat eri paikoissa? Miten kokouksiin valmistaudutaan? Miten itse kokous toteutetaan ja mitä tehdään kokouksen jälkeen?
  • Miten viestitään kaikille tiimiläisille yhteisistä asioista?
  • Miten tuetaan työn tekemistä ja jaetaan ohjeistuksia?
  • Miten toimitaan ulkoisten sidosryhmien kanssa?

Teams ja etätyöt

Tiedon tallentaminen

• Tallenna yhteiset tiedostot Teamsiin koko tiimin saataville
• Muokkaa ja kommentoi kollegan laatimaa tiedostoa helposti

Sisäinen viestintä

• Viesti Teamsissa yhteisessä keskustelussa tai yksityisessä chatissa
• Pidä helposti koko tiimi tietoisena ajankohtaisista asioista
• Viestitä kaikkia koskevat uutiset kätevästi yhteisellä kanavalla

Kokoukset

• Pidä tapaamiset Teamsissa, jossa voit keskustella äänen ja kuvan kanssa
• Voit jakaa tiedostoja tai vaikka koko tietokoneen näytön kokouksen osallistujille
• Voit kutsua kokoukseen sekä sisäisiä että ulkoisia osallistujia

Sähköposti

• Sähköposti on hyvä jättää viestintään ulkoisten tahojen kanssa joiden kanssa kommunikointi ei ole säännöllistä

Teams on yhteinen työskentelyalusta

  • Chat, tiedostot, ihmiset, ja työkalut yhteisessä työtilassa sijainnista riippumatta
  • Ääni- ja videopuhelut sekä kokoukset suoraan Teamsin sisällä
  • Sisäänrakennetut käyttöoikeudet tiedostoihin, muistikirjoihin, tehtävänhallintaan
  • Office-dokumenttien työstäminen suoraan Teamsin sisällä

Yhteiset ja yksityiset keskustelut Teamsissa

  • Keskustelun sisältö ja historia nähtävillä kaikille tiimin jäsenille
  • Yksityiset keskustelut muutaman ihmisen tai pienempien ryhmien keskusteluihin
  • Kännykkäkäyttö Android- iOS- ja Windows-puhelimilla

Muokattavissa tarpeen mukaan

  • Erilliset kanavat ryhmittelemään tiimin työn aiheita
  • Välilehdet usein käytettyihin materiaaleihin ja pilvipalveluihin
  • Ilmoitusten muokkaaminen omaan työskentelyyn sopien ja varmistamaan tiedon saavutettavuus

Emme käytä vielä Teamsia... ainakaan kunnolla.

Etätyöskentelyyn on useita eri työkaluja, mutta meidän mielestämme Microsoftin palvelut palvelevat modernia työtä ja yhteistyötä parhaiten. Jos organisaatiosi on jo Microsoftin ympäristössä, omaatte hyvät valmiudet toimivan etätyöympäristön rakentamiseen.

Organisaatiollanne voi olla Teams jo käytössä, mutta ehkäpä ette saa siitä ihan kaikkea irti. Oli miten oli, voit varata meiltä veloituksettoman konsultaatioajan. Käydään yhdessä läpi teidän tilanteenne ja katsotaan, miten teidän kannattaisi edetä.

 

Varaa aika konsultaatioon

Voit varata meiltä maksuttoman 30 minuutin konsultoinnin oheisen kalenterin kautta. Käydään yhdessä läpi teidän tilanteenne ja katsotaan, miten saatte etätyön toimimaan!

 

Mikäli kalenterista ei löydy juuri teille sopivaa aikaa, voit jättää yhteystietosi myös alla olevan lomakkeen kautta ja olemme sinuun yhteydessä mahdollisimman pikaisesti.