Pilvipalvelujen hyödyt yhdistyksille ja järjestöille

Pilvipalvelut ovat nyt kaikkien huulilla, mainosposteissa ja lehtien palstoilla. Hyvässä ja pahassa. Esille tulevat esimerkiksi mahdolliset tietoturvariskit, käytön luotettavuus ja kustannukset. Kokemuksemme perusteella haluamme tuoda esille muutamia keskeisiä pilvipalveluiden hyötyjä ja kohtia, jotka kannattaa ottaa huomioon tietotekniikkaratkaisuja suunnitellessa.

Pilvipalvelut ovat hankintamalli

Pilvipalvelu on tavallisimmin vuokramalli, jolloin palveluiden hinnoittelu perustuu kuukausihintaan ja käyttäjämäärään. Näin ollen käyttäjät maksavat siitä palvelusta ja määrästä mitä he kulloinkin käyttävät. Tämä helpottaa kustannusten arviointia sekä vähentää turhia resursseja ja paineita investoinneille.

Pilvipalveluita on ollut jo pitkään

Teidänkin organisaatiossanne on todennäköisesti tällä hetkellä pilvipalveluita. Niitä saattavat olla perinteiset operaattoreiden tai www-sivukumppaneiden tarjoamat sähköpostipalvelut. Www-sivut sijaitsevat jossain muualla kuin omissa tiloissa tai asiakastietojärjestelmäksi on hankittu esim. selaimella käytettävä asp-ratkaisu. Pilvipalvelusta siis puhutaan silloin, kun käytettävää ohjelmistoa tai palvelua ylläpidetään muualla kuin omissa sisäisissä järjestelmissä. Pilvipalvelut eivät siis ole mikään uusi juttu.

Miksi siitä sitten puhutaan?

Pilvipalveluiden on ennustettu kasvavan eri arvioiden mukaan 30 – 50 % vuosivauhdilla riippuen toimialasta ja tarjottavista palveluista. Pilvipalvelut tuovat pienillekin organisaatiolle käyttöön monipuolisia ja nykyaikaisia ohjelmistoja ja viestintäjärjestelmiä sekä muita palveluita. Lähes kaikkia nykyaikaisia sovelluksia tarjotaan pilvipalveluina.

Pilvipalvelut tuovat välillisiä säästöjä

Pilvipalvelut vapauttavat merkittävästi resursseja perinteisestä ylläpidosta ja vapauttavat kustannuksia hankittavista laitteistoista ja ohjelmistoista, koska ylläpidettäviä järjestelmiä on vähemmän. Toisin sanoen asiakkaan ei tarvitse maksaa esimerkiksi tietokanta- tai sähköpostipalvelimen ylläpitoon liittyvistä resursseista; työvoimasta, tietokoneista, varmistusratkaisuista ja niin edelleen.

Entä se paljon puhuttu tietoturva?

Pilvipalveluiden tietoturvasta puhutaan nyt paljon erilaisten vakoiluskandaaleiden johdosta. Lehdissä on kirjoitettu eri valtioiden lukevan ja seuraavan mm. ihmisten sähköposteja ja puhelutietoja. Tavallisimmin näissä tapauksissa on kyseessä kuitenkin ilmaispalvelut eivätkä yrityksille suunnatut maksulliset palvelut. Voimme väittää, että tiedot ovat paremmin turvassa yrityksille suunnatuissa pilvipalveluissa kuin omilla tietokoneilla tai palvelimilla. Esimerkiksi tietojen varmistusratkaisut ovat huippuluokkaa verrattuna monen pienen organisaation ratkaisuihin. Tietoturvassa on kuitenkin enemmän kyse tavoista käsitellä tietoa, olkoon se missä muodossa tahansa. Nämä tavat vaativat ohjeita, koulutusta ja aktiivista seuraamista eli tietoturvassa on enemmän kyse johtamisesta.

Miksi pilvipalvelut on hyvä ratkaisu?

Pilvipalveluiden tuottamat hyödyt ja kustannusvaikutukset ovat merkityksellisiä, jos tarkasteluun otetaan esimerkiksi perinteiset toimistosovellukset ja viestintäjärjestelmät.

Esimerkiksi avustustuotoilla toimintaa ylläpitävä yhdistys saa käyttöönsä nykyaikaisia ratkaisuja toimisto- ja viestintäratkaisuihin kohtuullisilla kustannuksilla. Pilvipalveluilla pystytään tarjoamaan työntekijöille ajanmukaiset työvälineet ilman suuria investointeja kulloinkin käsillä olevaan tarpeeseen. Kyseessä voivat olla nykyaikaiset sähköpostijärjestelmät, videoneuvottelutyökalut sekä tietojen tallennus- ja ryhmätyöratkaisut.

Helppoa ja tehokasta. Työtä missä vain, milloin vain

Erilaiset työmuodot ja liikkuva työ ovat tätä päivää. Yhä useampi tarvitsee samat työkalut työpaikalla, kotona, junassa, tien päällä tai missä tahansa. Pilvipalvelut ovat hyvä ratkaisu tehokkaaseen etätyöhön ja joustavaan tiedon jakamiseen organisaation sisällä. Kuinka moni kuljettaa vielä mukanaan tärkeitä tiedostoja muistitikuilla tai muilla muistivälineillä? Pilvipalveluiden avulla muistitikut ja vaikeat vpn-yhteydet yritysverkkoon voidaan unohtaa. Pilvipalveluiden avulla henkilöstöllä on aina käytettävissä samat toimistosovellukset ja tiedostot kuin työpaikallakin.

Pilvipalvelut tuovat mukanaan hyvät mahdollisuudet myös videoneuvotteluille. Kuinka paljon matkakustannuksissa ja ajassa voidaan säästä jos osa palavereista järjestettäisiinkin videoneuvotteluina? Joskus asian selvittäminen puhelimessa on haastavaa. Auttaisiko siihen videokuva tai oman työpöydän jakaminen työkaverille?

Pilvipalvelut oiva hankintamalli projekteille ja aloitteleville yrityksille

Kuvitellaan tilanne, jossa organisaatio aloittaa avustuksiin perustuvan kahden vuoden hankkeen. Hankkeeseen palkataan 10 henkilöä, joille hankintaan tietokoneet usein leasing-sopimuksella, mutta muut työvälineet ja lisenssit ostetaan. Meidän kokemuksiemme mukaan juuri päinvastainen malli on joustavin ja kustannuksiltaan järkevin. Valitettavasti esimerkiksi ostolisenssien hyödyntäminen kahden vuoden jälkeen voi olla hankalaa.

Organisaation kannattaa ostaa laitteet ja tuottaa toimistosovellukset ja viestintäratkaisut pilvipalveluilla. Tällöin palvelusta maksetaan kahden vuoden ajan, eivätkä kalliit ostolisenssit ja ohjelmistot jää tämän jälkeen käyttämättömäksi turhaksi kuluksi.

Lisäämällä vielä työntekijöille tarkoitettuun tietotekniikan työvälineistöön ammattitaitoinen tukipalvelu kiinteällä kuukausihinnalla, niin tietotekniikan kustannukset pysyvät oikealla tasolla ja apua tietotekniikan arkeen on aina saatavilla.

 

Tahto Group Oy – Sertifioitua pilvipalveluosaamista – Office 365 – Tietotekniikan tuki- ja asiantuntijapalveluita

Meidän tavoitteenamme on tuottaa asiakkaillemme tietotekniikan ratkaisuja ja työkaluja, jotka ovat heidän toimintaan soveltuvia, oikein mitoitettuja, kustannustasoltaan järkeviä ja jotka oikein hyödynnettynä tuovat jopa säästöjä verrattuna vanhoihin ratkaisuihin.

Haluamme, että asiakkaidemme tietotekniikkaan laitetut panokset käytetään hyvään asiakaspalveluun, osaamisen lisäämiseen ja toimintamallien kehittämiseen. Asiakkaamme voivat aina luottaa, että kustannukset ovat oikealla ja järkevällä tasolla. Meidän mottomme onkin:

”Vähemmän it-investointeja ja ylläpitoa, enemmän ratkaisuja ja asiakaspalvelua”

 

Ota yhteyttä!