Hei hei vanha ATK!

Siinä missä isot perässä, porskuttaa pienet sata lasissa edellä. Nyyti ry päätti luopua vanhasta ATK:sta ja siirtyä kokonaan pilvipalveluiden käyttäjäksi.

 

 

 

Projektin lähtölaukaus pidettiin maaliskuussa 2015. Silloin tiedettiin, että Nyyti ry:llä on tulevana syksynä muutto edessä ja tahtotila oli, että vanha palvelinkaappi ei enää notkuisi uusissa toimitiloissa mukana.

Tavoitteena oli:

  • Päästä eroon fyysisistä laitteista ja kaapeista
  • Purkaa vanha toimialueympäristö
  • Säilyttää vähintään nykyisen kaltainen hallittavuus päätelaitteissa
  • Säilyttää vähintään nykyisen kaltainen tietoturvallisuus päätelaitteissa
  • Päästä eroon nykyisen elinkaarenhallinnan rajoituksista
  • Huolehtia, että yhteinen ja henkilökohtainen data säilyy ja on yhtä jouhevasti käytettävissä myös jatkossa
  • Säästää kustannuksissa

 

Näiden ongelmien ratkaisemiseksi valittiin Tahto Groupin suosituksesta sopivat palvelutuotteet identiteetin -, tietoturvan – ja datan hallintaan  sekä työasemahallintaan. Ratkaisuna Nyyti ry:lle avattiin koko henkilöstölle Microsoftin Enterprise Mobility Suite –lisenssit (tuotetta saa nykyisin myös non-profit hinnoittelulla). Office 365 lisenssit oli aktivoitu jo aiemmin. Lisenssikokonaisuuteen kuuluu Azure AD Premium, Intune, SharePoint ja muita hyödyllisiä  yhteisöllisyyteen ja tiedon jakamiseen tarkoitettuja työkaluja, jotka ovat nykyisin välttämättömiä joka päiväisessä työssä. Sähköposti- ja viestintätyökalut oli jo aiemmin siirretty Office 365 palveluhin.

Kesäkuun alussa Nyytin koko työasemakanta päivitettiin Windows 10 –käyttöjärjestelmällisiksi ja luonnollisesti samassa yhdeydessä käyttöönotettiin uusimmat Office 2016 toimistosovellukset. Työasema- ja mobiililaitteiden hallinnan, eli tietoturvan, työasemakäytäntöjen ja sovelluspakettien levityksen osalta siirryttiin keskitettyyn hallintaan Intune:n ja EndPoint Security:n kanssa. Yhteinen ja henkilökohtainen data siirrettiin paikallisilta palvelimen jaetuilta verkkolevyiltö OneDrive for Business:een ja SharePoint:iin. Vanha palvelinkaappi ja siihen liittyvät fyysiset laitteet lähtevät kierrätykseen.

Ylläpidollisesti päästiin eroon muun muassa iänikuisista salasanojen uusimispyynnöistä, kun salasanojen uusiminen itsepalveluna otettiin käyttöön. Usein siitä syntyy myös selvää kustannussäästöä: esimerkiksi vuonna 2014 Espoon kaupunki käytti 200 000 € vuodessa pelkästään työntekijöidensä salasanojen uusimiseen (Janne Luotola, Tivi, 22.7.2014. http://bit.ly/1OfTLoo). Sovellusasennukset voidaan nyt toteuttaa suoraan julkisen verkon yli, ei siis pelkästään toimistoverkossa tai etäyhteyksien yli (esimerkiksi VPN). Työasemien ja mobiililaitteiden haittaohjelmat, päivitykset ja virushälytykset löytyvät yhden portaalin alta, josta voi suoraan puuttua yksittäisen laitteen toimintaan tämän saastuessa. Laitteelta voidaan esimerkiksi pyyhkäistä pois kaikki organisaation materiaaliksi luokiteltu etänä niin, että siihen ei enää kukaan pääse käsiksi. Samalla voidaan myös valvoa ja estää, että työntekijät eivät tahattomasti tai tahallisesti luovuta sensitiivistä materiaalia vaikka sosiaaliseen mediaan.

Nyyti Ry:n ja Tahto Groupin yhteisprojektina saavutettiin Suomessa vielä harvinainen toimitila, missä luovuttiin perinteisestä palvelin- ja toimialueympäristöistä (siitä vanhasta ATK:sta) ja siirryttiin  kokonaan, tai niiltä osin kuin on mahdollista, pilvessä syntyneiden palveluiden käyttäjiksi. Elinkaarenhallinnan kannalta päätös pilvipalveluiden ja mobiilisuuden puolesta vapautti Nyytin henkilökunnan käyttämään itselleen mieluisia laitteita töissään – tietoturvasta tinkimättä. Data, eli se kaikessa arvokkain, on nyt päätelaitteista riippumattomasti aikaan ja paikkaan katsomatta aina käyttäjän ulottuvilla.

”Minä olen tyytyväinen tähän pilvipalveluratkaisuun, sillä se mahdollistaa työhön liittyviin dokumentteihin pääsyn ajasta ja paikasta riippumatta. Tämä antaa mahdollisuuden sopia erilaisista joustavista ja yksilöllisistäkin työjärjestelyistä kaikkien työntekijöiden kohdalla työn, perheen ja vapaa-ajan yhdistämiseksi ja hyvinvoinnin sekä jaksamisen tukemiseksi.” Nyyti ry:n toiminnanjohtaja Minna Savolainen toteaa.

”Projektin toteutus tapahtui suunnitellusti ja hyvin organisoidusti. Tahto Group on helposti lähestyttävä ja tyhmiäkin kysymyksiä on täysin vaivatonta esittää.  Lassen pitämä SharePointin käyttöönottokoulutus henkilöstölle antoi kaikille hyvät valmiudet pilvipalveluiden käyttöön. Koulutus oli selkeä ja koulutuksessa oli kivaa ja innostavaa!  Innostus on paras tae sille, että uusia työkaluja otetaan aktiivisesti käyttöön ja niille keksitään omaa toimintaa parhaiten tukevia käyttötapoja.” Minna jatkaa.