Ad hoc-arjesta hallittuun ja selkeään ratkaisuun: ESKOT ry

Tahto Group Oy mukana kahden organisaation yhteistyöhankkeessa.

Etelä-Suomen Klubitalot ESKOT ry:n yhteistyö Tahto Groupin kanssa alkoi alkuvuodesta 2018. Yhdistyksen toiminta oli kasvanut nopeasti ja tuli tarve löytää IT-kumppani, jotta tietojärjestelmät saataisiin kehittyneen toiminnan tasolle. Kaikissa kuudessa klubitalossa oli käytössä hieman erilaiset käytännöt ja keskitetyn hallinnan ja yhteisten toimintatapojen puute alkoi näkyä arjessa. Aiemmin käytössä oli paljon ilmaisia pilvipalveluita, kuten Dropbox ja Google Drive, jotka yhdessä kymmenien eri tunnusten ja vaihtelevien ad hoc-ratkaisujen kanssa tekivät arjen hallinnasta hankalaa.

Askeleet kohti muutosta

IT-kumppanilta ESKOT ry toivoi ratkaisuja, jotka veisivät yhdistyksen kohti tietoturvallista ja hallittua kokonaisuutta ja keskitettyä hallintaa. Kun rahoitus systemaattisempien IT-käytäntöjen kehittämiseksi järjestyi, oli aika kilpailuttaa IT-toimijat.ESKOT ry pyysi tarjouksia eri IT-toimijoilta. Tahto Group erottui tarjousten joukosta kokonaistaloudellisesti edullisimmalla tarjouksellaan ja valikoitui siten yhteistyökumppaniksi. Valintaan toi varmuutta myös muiden järjestökentän toimijoiden kertomat suositukset Tahto Groupin hyvästä palvelusta. Projekti aloitettiin tapaamisella, jossa keskusteltiin läpi projektin tavoitteet, aikataulu sekä suunnitelma konkreettisten toimenpiteiden etenemisestä.

ESKOT ry:n projekti piti sisällään:

  • Laitekannan päivitys ja käyttöjärjestelmien päivitys
  • IT-infran päivitys pilvi-infraan• Ohjelmistojen päivitys
  • Microsoft Office Non profit -lisenssin haku ja käyttöönotto
  • Office-palvelupaketista Teams ja SharePoint -työkalujen käyttöönotto ja koulutukset

Sisäinen viestintä ruotuun

Olennaisena osana kokonaiskuvan hallintaa oli sisäisen viestinnän toimintatapojen yhtenäistäminen. Teamsin käyttöönoton myötä sisäinen viestintä siirtyikin toivotusti pitkistä sähköpostiviesteistä hallitumpaan ja seurattavampaan paikkaan, Teamsin tiimeihin ja kanaviin. Tiimirakenne mahdollisti toiminnallisen rakenteen siirtämisen tiimeihin, tehden viestintätyökalun käytöstä loogista ja käyttäjäystävällistä. Teamsin käyttöönotto on selkiyttänyt keskusteluja ja helpottanut tiedonhallintaa. Eri toimipisteiden eri toimintatavoista on päästy selkeämpään, yhtenäiseen tapaan ja mm. eri klubitalojen työryhmien yhteiset palaverit pidetään nykyään Teamsin kautta.Teams ja SharePoint ovat tuoneet toivotun muutoksen kohti selkeämpiä toimintapoja ja tiedonhallintaa.

Koulutuksella työkalut tutuksi

Koko henkilökunta kävi peruskoulutuksen Office 365 SharePointiin liittyen. Toimintatapojen muutos oli iso ja uuteen totuttelu vie joskus aikaa. Koulutus oli hyvä alustus uuteen kuvioon ja tuki sitä, että käyttöönotto saatiin onnistuneesti alkuun. Uuden opettelu ja totuttelu uusiin toimintatapoihin on työtä, joka jatkuu vielä alkukoulutuksen jälkeenkin. Muutos ei ole aina helppoa mutta siihen on helpompi sitoutua, kun muutos on selkeästi parempaan ja toimivampaan.

Miten projekti onnistui

Projektissa saavutettiin sille asetetut tavoitteet: vaihtelevista käytännöistä on siirrytty keskitettyyn, hallittuun ja tietoturvallisempaan yhteiseen toimintatapaan. Esimies-tason arki on helpottanut uusien työkalujen myötä ja muutokseen on oltu tyytyväisiä.

Hyvän projektin kulmakivet

  • Aktiivinen viestintä ja tiedottaminen
  • Projektin johtaminen myös oman organisaation sisällä: Oman väen osallistuttaminen
  • Omien toiveiden esiintuominen, avoin keskustelu yhteistyökumppanin kanssa

”Jatketaan tätä onnellista yhteiseloa”

”ESKOT ry:llä ei ollut aiemmin IT-kumppania. On ollut helpottavaa. kun osan hallittavasta kuviosta on voinut luovuttaa muualle ja luottaa siihen, että asiat hoituvat, jos tulee ongelmia. Tahto Groupin kanssa toimiessa parasta on ollut välittömyys sekä mutkaton yhteistyö. Esim. IT-tukeen on ollut helppo olla yhteydessä ja palvelua on saatu aina”, Sami kertoo.

 

ESKOT ry

Edistämme mielenterveyskuntoutujien asemaa, oikeuksia, osallisuutta ja toimintamahdollisuuksia sekä työllistymisen yleisiä edellytyksiä yhteiskunnassa. Yhdistyksemme toteuttaa kansainvälisen klubitalojärjestön Clubhouse Internationalin (CI) hyväksymien laatusuositusten mukaista Fountain House-klubitalotoimintaa.

Lue lisää yhdistyksestä täältä.